後輩の会社のお手伝い⑧無料の共有設定について 無駄じゃなかった！？-サポート実践日記番外編⑫

最初にタイトル画像の刺しゅうステッカー。

何にしようかとこれにしました。

貼り付けてもうすぐ3か月？

耐久実験してます。

少し汚れてきてますが洗車機に入ればピカピカになるはず？

後輩のとこのパソコン設定が概ね終わりました。

苦労したのが5台のパソコンでの共有設定。

社長用、経理用、職員用、全体用、回覧用、個人用(バックアップ目的)など。

この振り分けはわたしが考えただけで追々調整していきます。

最初は全台Office365をインストール予定だったのでOnedriveを使ってみようと思ってました。

でもOnedriveは慣れてないし、人のを設定をするときは真っ先にアンインストールします^^;

結局、年間12,000円の個人ライセンスだと思ったような共有設定が出来ないということがわかりました。

単純に5台までインストール出来るから安上がり！

って思ってたけど個別の共有設定する場合は12,000円×5ライセンス必要らしいです。

そこまでしてOnedriveを使う義理はありません！！！

結局、無料版Dropboxで出来るとこまでやってみることに。

1アカウントのみ作成して1アカウント運営すれば共有設定は簡単に出来ます。

ただ表向きは社長用、職員用とフォルダ分け出来ても

ブラウザからログインすると各パソコンから共有変更が出来てしまいます。

知識さえあれば職員が社長の書類を見たり変更できるってこと。

黙ってたら問題なさそうだけど、さすがにそのリスクはマズいです！

ここまではすぐに考えたので最初はOnedriveを使ってみようかと思いました。

結論を言うと

まず使ってないパソコンを使えるようにしました。

Core2Duo7500です。

これにThunderbird(メールソフト)をインストール。

独自ドメインを使用してichi0@ ～ ichi5@まで連番でメールアドレス作成。

それぞれのメールアドレスをThunderbirdに設定。

承認作業が楽なため。

それを使ってDropboxの無料アカウントを6個作成。

パスワードは20桁のランダム文字列で各アカウントごとに別なものを設定。

5台のパソコンにichi1～ichi5でDropboxを設定。

これらのアカウント同士は共有設定せず完全に分離しています。

ichi0を管理アカウントとして使うことにしました。

ichi0に必要なフォルダを全て作成。

ichi0から各ichi1～ichi5にメール送信で共有フォルダの申請を行っていきます。

承認はThunderbirdからまとめて出来ます。

多分、これで共有設定の変更はichi0以外からは出来ないはず？

無料版ライセンスは上限2GBです。

ほとんどがWord、Excelなので全体で考えても十分でしょう。

もし足りなくなったらichi0だけ有料版にすれば、より使いやすくなると思います。

まずはこれで実際に運営してもらってから調整していきます。

年内に2店舗目って話しなので

この方法だとメルアドとアカウントは無限に増やせるし

管理も簡単だと思ってます。

あくまでも放置してあった中古パソコンなので様子見用？

これで問題なければ専用のパソコンも買ってもらい移行するつもり。

他の設定関連もぶち込んでいこうかと。

基本情報は全てクラウド上なのでパソコン壊れても復旧簡単。

わたしのとこに置いておきたくないので

会社に置いて何かあったときは遠隔操作で設定。

ここへ入り込まれたら悪いことが出来るので

基本は電源ケーブルとLANケーブル外しておいてもらいます。

そしたら安全？

パスワードは設定時にわたしも簡単に見れないと都合が悪いので

わたしのクラウド上にパスワードのみテキストで置いてます。

今のところ悩んだあげく、これがベストだと思ってます。

ただ細かい説明しても社員が誰も理解できないだろうから

黙って勝手にやってます^^

この設定パソコンは必要なものだからと説明して

15,000円くらいで買い取ってもらおうかと思ってます。

こんなボロパソコン、高い！って言われないよね？^^;

他で同じような相談があったときに

この方法でやれば管理しやすいかなと思いました。

バリバリのプロから見たら甘いかもしれないし

他にもっと良いほうがあるのかもしれないけど。

わたしなりに頑張ってみました^^

今回、元々入っていた業者がほぼ何もしていなかった。

年間契約も無いものとして動いています。

ドライブ設定も当たり前のように初期設定のままです。

これに関してはWindowsが起動しなくなった時の保険に

Dドライブを新規作成し、データ関連は全て移動させました。

共有は今回説明したとおりですが

元々は、このフォルダで共有できますと各パソコンにフォルダはあるのに

何も設定されていない状態。当然、無共有。

バックアップ対策も全くなし？

それもあってDorpboxを使いました。

メールアドレスもGmailを１つ設定してあったけど

買い物用、取引先など全てごちゃ混ぜ。

絶対に重要メールを見落とすし、毎日アクスルから営業メールが入ってます。

これについては後輩用の経理パソコンにはわたしのドメイン使って４つメールアドレス取得しThunderbirdで振り分けてやりました。

コツとしては

・顧客用

・税理士、会計士など

・買い物用

・会員登録用

・捨てメール用

などと分けたら良いと思います。

そうすれば重要メールが埋もれて見落とすことはなくなります。

捨てメールは

無料会員登録のサイトなどに使えばよし。

要するに毎日広告メールが届くリスクがあるところ。

普通の販売サイトも最初はここが良いです。

で、しばらく様子をみて広告が来なければ登録メールアドレス変更すれば良いです。

そんな感じで使い分けたら本当に楽ですよ。

去年か一昨年か。

コンサルタントのKさんから自分の顧客のパソコン関連のサポート対応してみない？って話があって。

でも自信なくて保留にしてました。

今回のをキッカケに色々やってみて何とかなりそうな部分が多かったので改めて相談に行くつもりです。

顧客用に１つレンタルサーバーを新規契約して

希望があれば各顧客にドメイン取得してもらい、わたしが管理。

ホームページを他で頼んだからドメイン返してとかあれば、自由にどうぞ。

そんな感じでやれば色々出来そうだと思ってます。

もちろん全部とは言わないけど

サポート業者って大したことないって感じることが多いです。

大手で上の人とかキッチリ技術があるとこは話ししても

スゲエ！って思うけど

新任とか特に外注メインのところとか。

酷いところが多いです。

そう考えたとき、

トータルで見ると仕事として真剣に考えてみようかと思い始めました。

Kさんにバックに付いてもらえば事務処理は丸投げするし^^

去年のちょうどこの時期に草刈り事業始めました。

色々あって営業をストップしてますが、需要はあります。

最近、やってるハンドメイド。

今回、つくづく感じたのがそれなりに需要あるってこと。

単体だと営業も難しいけど

窓用ステッカー(社名、電話番号など)

車用ステッカー、マグネット(上と同じ)

シャツのネーム入れ、加工など。

パソコン設定、購入。

場合によっては草刈り。

その他もろもろ。

１つの会社で全部必要なんです。

ここんところ頑張ってきたのが無駄じゃなかったと思えます。

あとはプロの仕事と比べてという部分が課題になってきますが

セットで考えてみたら面白そう！

もちろんネットでの販売は続けます。