会議は踊る？

一般的に、会議には目的があります。　
これらの事を考慮して会議を開かないと、　
会議を開いても時間が過ぎるだけで、何の役にも立ちません。　

会議は大きく三つに分けられ、　
1．連絡・報告会議（情報を共有するための会議）　
2．対策・対応・方針会議（物事を決めるための会議）　
3．案を出すための会議（ブレーンストーミング）　
となり、それぞれ次のように細分化した内容が伴います。　

1．連絡・報告会議（情報を共有するための会議）　
1.1．緊急最重要（会社存亡の危機）の場合
　　火災・情報漏えい・法律違反・事故など
　　⇒　2．に移行する場合が多い
1.2．メール等で連絡してはいけない社外秘の内容の情報共有
1.3．人事等の事前連絡（対象者が多数）
1.4．上記以外の内容で情報共有が必要な場合
　1.2～1.4 について以下の検証が必要
　A．人件費をかけてまで行う情報か
　⇒　情報のレベルの再確認
　B．メール等の手段は取れないか
　（エクセル等にてパスワード付で送付可能）
　C．最小時間の設定は可能か
　　A～C について以下の対応が必要
　　①．事前に連絡・報告内容を明確にしておく
　　②．連絡・報告書の準備（読み上げるだけの会議は不要）
　　③．書類の管理基準の表示（社外秘、閲覧のみ等）
　　④．立って行う

2．対策・対応・方針会議（物事を決めるための会議）　
2.1．出席者の選定は適切か？
（コンセンサスが必要な人員が選択されているか）
2.2．決めた内容で影響が出る管理者は選定されているか？
2.3．決めなければいかない内容を明確にしておく
（事前課題シート等の使用）
2.4．事前に選択肢を2～3準備しておく
2.5．選択肢にはそれぞれのメリット・デメリットを明確にしておく
2.6．その他の選択肢がある場合も想定する（会議時間を短くするためにも）
2.7．その他の選択肢を選択する場合には、明確なメリットを提示させる
2.8．決議内容を復唱し意思統一を図る
2.9．その日のうちに議事録を作成する

3．案を出すための会議（ブレーンストーミング）
3.1．事前課題シートを会議前に作成し、参加者に配布する
3.2．参加者は厳選する
（7人をめどに・・・多すぎても少なすぎても良い案は出ない）
3.3．ファシリテーターを決める
3.4．KJ法・ブレンストーミング等の手法をあらかじめ準備する
3.5．ひとつに絞らなくて良い案件は代替案として残しておく
3.6．案についてメリット・デメリット等のランク付けを行う
3.7．意思決定の会議は別途、開催する

緊急会議以外の会議は参加人員のコストを考慮する
役職（時間給）×人数×時間＝会議コスト
コストに見合った会議か、もう一度チェックすること。

これを「会議開催における事前課題シート」としてまとめたのが
以下の通り。

この様なチェックリストがあると、
無駄な会議が激減します。

課長以上の管理者になりましたら、
この様な事前課題シートを作成し
上司や社長、役員にお伺いを立てると、
危機感を持っている役員や社長なら、必ず、飛びつきます。

会議が多いなぁ、
会議が長いなぁ、
と思ったら、すぐにこのような対応を取りましょう。

きっと、会議が踊らなくなることでしょう。

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関連記事：
管理者の持つべき技術 問題解決の技術　　 　　

参考記事：
タスク管理（3）あるいは「流氓の小さな夢」