【導入事例】利用者との関わりを増やすためCareSpaceで働き方改革

山形県山形市にある通所介護事業所「デイドリームセンター笑顔のたね」。2013年の発足以来、お客様の「笑顔」を大切に地域の方と歩んできました。

同事業所では2022年6月にCareSpaceを本格導入し、ケアマネジャーとの連絡調整や利用者情報の一元管理、実績票の発送業務を改善。情報共有に関する業務負荷が大きく軽減し、スタッフの方々の働き方にも変化があったそうです。

統括マネジャーを務める 片菊さんにCareSpace導入の背景やその後の変化についてお話を伺いました。

電話やFAXなどによる情報共有や紙ベースの情報管理に課題を感じ、導入を検討

ー CareSpace導入以前に抱えていた課題を教えてください。

片菊さん：1つめは、電話やFAXなどの連絡調整の負担です。導入前は、ケアマネジャーとの連絡や調整、書類などの共有はすべて電話やFAXで行っていました。紙でのやり取りは管理も煩雑になりますし、事務作業の負担も多く手間を感じていました。また電話による情報共有も「相手が不在で情報を伝えることができない」「人手が取られる」といった課題があり、頭を抱えておりました。

2つめは利用者に関する書類の管理です。利用者に関する書類は、利用終了した方であっても5年間保存・管理を行う必要があり、事業所内には書類の入った段ボールが山積みになっております。情報を探し出すのも一苦労ですし、廃棄するにもコストがかかるので、データ管理できる仕組みを模索しておりました。

ー情報共有や利用者の書類管理に課題を感じられていたのですね 。

片菊さん：加えて毎月の書類発送にも大きな負担を感じていました。当事業所では、毎月数百枚にもおよぶ書類を関係先のケアマネジャーへFAXで発送しております。紙やインクの消耗に加えて、発送先ごとにFAX送付状を作成したり、書類の仕分けを行うなど、事務作業の負担も多く抱えておりました。生活相談員の負担軽減やコストカットができないものかと考えたのが、本格的に導入を検討したきっかけでした。

CareSpaceひとつであらゆる業務の効率化につながると感じた

ー 導入を検討するうえで、大切にしていたポイントはありますか？

片菊さん：ツールなどを導入する際は、あまり多くのツールの導入は避けたいと考えておりました。システム操作に不安のあるスタッフもおり、複数のツールを覚える余裕もなかったので、できる限り簡単に覚えることができるサービスを探しておりました。

ー 最終的にCareSpaceを選んだ決め手は何だったのでしょう？

片菊さん：CareSpaceひとつであらゆる業務を効率化できると感じた点です。我々の抱えている課題を解決するためにあらゆるツールの検討を行ってきたのですが、そもそも一つのツールで解決できるサービスがありませんでした。

CareSpaceは、当事業所を運営する代表が、現場の課題解決に向けて開発していたシステムということは伺っていたのですが、サービスの内容を拝見した時に、現場の大きな負担軽減につながると感じ、「すぐに導入をしたい」と打診しました。

架電件数90%減！スムーズな情報共有と事務作業の削減に成功

ー 導入後に実感されている効果について教えてください。

片菊さん：緊急時以外に電話をかけることがなくなりました。電話は便利な一方で、時間を多く取られてしまうことや相手の時間を拘束してしまうため、架電件数を削減できただけでも大きな効果を得ることができております。加えて、書類の発送作業やファイリング等の管理業務も大きく削減できており、非常に助かっております。

スタッフが働きやすい環境を作ることがお客様の笑顔につながると思いますので、これからもCareSpaceを活用し、働き方改革を行っていきます。

ー 利用者様・スタッフ皆さんの笑顔を考えられている姿に感銘を受けました。片菊さん、本日は貴重なお話をありがとうございました。

※掲載内容は取材当時のものです。