『引継書で困った事はないですか?』

こんにちわ、CAREEBLE運営です。
４月も近づき、これから新生活をされる方も多くいらっしゃると思います。

そして４月から新生活を送るとなると、今のうちにやっておかなければならないのが『引継作業」！

本日は私の体験も踏まえて、引継作業から見てとれた『この人本当に仕事できたんだなぁ』と思える資料と、『あ、この人実は全然仕事してなかったんだな』と思える資料の差をお話しできればと思います。

①資料の細かさに大きな違い

日常的に自分の仕事を属人化したくないと考えている人は『誰が見てもわかるようにor誰がやってもできるように』物事を話したり、教えたりすることができます。
翻って仕事を属人化している人、しがちな人は『自分ならこの資料や説明でわかる』という話し方や教え方をしがちです。

例えば、『この引継の細かい作業部分はネットをみてください』という引継を記載する場合
URLだけしか記載がない引継資料とURL＋「もしそのURLが無効の場合こうしてください」と書いてある資料があるとします。
この場合、引継の内容を把握するのはそのサイト依存になるか、ならないかとなり引継ぐ側の口数に大きく影響します。
さらにURL自体が間違っていたらその資料の価値すらなくなってしまいますよね。
ですので、引継ぐ相手や状況も考えられたホスピタリティのある資料を作れる人は、やっぱり仕事ができる人だと考えられます。

②引継の項目が一連の業務フローに沿っていない

これは結構あるあるなのですが、資料を作っていると「あ、これも記載しなきゃ…でももう目次とか作っちゃってるからこの項目入れると順番とか全部作り直しだ…」という時があります。

この時、最後の項目に追加追加で対応してる資料を見たことはありませんか？
私は実際結構見てます。

そもそも引継資料なので、手抜きで作るなんてもってのほかなのですが…
仕事ができる人はこのような資料を出してこないですよね。

③自分の仕事を説明していない資料

最近私が目にした引継資料はまさにこれでした。
実作業を他の子にやらせていたので、引継書には曖昧なことしか書いてなく、「XXをやってください。詳しくは〇〇さんに聞いてください。」と言った内容でした。

これ、引継書に書く必要あるのかなぁと思ってしまいますよね。
素直に「実はこの仕事は〇〇さんにお願いしていました、ですので引継の必要ありません」と言ってくれた方が引継ぐ方は楽なんですけどね。

いかがでしたか？
本日は引継書についてお話をさせて頂きました。
これから引継を行う方にぜひ参考になればと思います。

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