【総務部】業務の課題と解決方法

2023年1月11日 20:02

総務が担当している仕事は非常に広い範囲にわたるため、複数の仕事を同時進行でこなしていく必要があると思います。

そこで今回は総務部の業務の課題と、それに対してDXを推進してどのように解決していったか事例と共にご紹介いたします。

1.総務の仕事内容

まず総務の業務内容は下記のような対応があります。

・備品・施設管理
・契約、規程管理
・勤怠管理
・電話対応
・社内行事の運営
・出張の手配
・株主総会、取締役会に関する業務..........…等々

複数の仕事を同時進行で行う中で下記のような悩みをよく聞きます。

総務の仕事は多岐に渡るため、すべての業務を滞りなくこなすには限度があります。役割分担を行うなどの方法もありますが、業務の担当者が休暇や退職などで不在になると、対応できる人が限られてしまい属人化の問題が起こってしまいます。

総務業務には、備品管理や電話応対、従業員の福利厚生に関する業務やインフラ整備、社内周知などの業務に加えて、人事や労務の業務も行う企業もいるかと思います。そのため、一人が抱える業務量や業務範囲は非常に大きくなり業務漏れやミスが起こってしまいます。

在庫管理や社員管理、書類作成など、細かい数字や個人情報を取り扱うため、ミスなく慎重に業務を行うことが必要となります。また企業の顔となる電話応対や企業情報の管理、重要書類の作成等行うため、ミスをした場合、企業や従業員に大きな影響を与えます。そのため、その分のプレッシャーも大きくなります。

上記のような課題は人手を増やしていくことである程度まで解決出来ますが、できない場合、業務効率化が不可欠となります。以下で業務効率化のための方法をご紹介いたします。

まず、業務効率化図るために業務全体を「見える化」することが大切になります。誰が、今、どの業務を行っているか明確に、部内で共有しましょう。こうすることで、担当でなければ対応ができないということが減り、業務の属人化防止にもつながります。また、業務の優先度が可視化されることで対応漏れを防ぎます。

総務部の業務をシステム化することで大幅な業務効率化になります。ITツールを活用すれば、社内文書や各種申請のペーパーレス化も可能です。また、他のサービスと連携が可能なツールやシステムを導入すれば、勤怠データや社員情報も一元管理でき、一人一人の勤怠を手打ちして管理する必要がなくなります！

福利厚生などの申請をシステム化してみてはいかがでしょうか。
依頼を受け、利用サービスごとに書類を準備する必要やテレワーク先の社員には書類を郵送する必要がなくなります。また、申請状況が分かるシステムを導入することで、申請状況の問い合わせも減ることでしょう。

今回は総務業務の課題と改善方法についてご紹介いたしました。
次回は総務業務における課題を実際に改善するためのシステムについて
ご紹介いたします。

この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？