Todoistの「Googleカレンダーとリアルタイム相互同期できる機能」を使った超タスク管理術

Todoistが優秀だとTwitterへ投稿したら、どう使っているのか質問があったので、ここにまとめておきます。

まず、1番のキモはGoogleカレンダーとのリアルタイム相互同期機能。この機能がなければたぶんTodoistは使っていません。

todoリストはリストのままでなく「いつやるか？」をスケジュールに組み込むことが重要だと、どっかのエライ人が言ってたので、TodoistのタスクをGoogleマップ経由→Apple純正カレンダーで表示し、Todoistだけではやりにくい「1日の細かいスケジューリング」から、カレンダーだけではやりにくい「タスクの完了」の管理まで柔軟にやっていきます。

以前、1日の予定を自動でスケジューリングしてくれるSorted³というアプリを使っていましたが、それよりも遥かに使いやすいです。

あと、ticktickも使っていた時期がありましたが、ticktick側からカレンダーに予定を追加することができないのが地味に不便だと感じてきてやめました。

結局いろいろやってみて、たどり着いたのが、今回の管理術です。

やり方

Apple純正カレンダーにGoogleカレンダーを表示する設定をしておきます。

Apple純正カレンダーを使う理由は、予定の移動や長さの変更がGoogleカレンダーよりもやりやすいのと、Apple Watchやらなんやら、Apple製品で装備を固めていると純正カレンダーのほうが何かと便利だから。Androidの人や、どうしてもGoogleカレンダーのほうが絶対使いやすいという方はここは飛ばしてください。

そして、TodoistにあるGoogleカレンダーとの相互同期機能で「全てのプロジェクト」を同期します。この時に同期先として設定したカレンダーにTodoist側で日付指定された全てのタスクが同期される仕組みです。

たとえば今日のタスクであれば、今日やりたいことをTodoist上で「今日」に設定します。

そうすると、GoogleカレンダーとApple純正カレンダーに「終日」の予定として同期され、日表示の上部に入ります。（あらかじめ時間設定しているタスクはその時間に）

Apple純正カレンダーの終日タスクは、軽く長押しすると、持って下のタイムテーブルへ移動できるので、そのタスクを実行する時刻へ移動させます。（タスクの開始時刻はTodoistに同期される）

この時、必要であれば予定の長さも調整します。Apple純正カレンダーなら、予定を長押しすると上下に現れる点をスワイプすると変更できます。

毎朝こうしてApple純正カレンダーでザックリと予定をたてます。

途中で予定を変更したい場合は、その都度Apple純正カレンダーを開いて指で移動させます。

完了した予定は、Todoistで完了のチェックをつけていきます。

通常の予定を管理する

もちろんこれだけだと、通常の予定が埋もれてしまって困ったことになるので、Todoist上に「予定」などの名前をつけてプロジェクト作って管理します。

このプロジェクトとGoogleカレンダー上で通常のスケジュールを管理している個別カレンダーとを「特定のプロジェクト」で同期します。

これで、Apple純正カレンダーやGoogleカレンダーから入力した通常の予定は、Todoistのプロジェクト「予定」に自動で入ってきます。（もちろん通常の予定をTodoist側から入力することも可能）

これでタスク以外の通常スケジュールが埋もれてしまうことはありません。

他にも「全てのプロジェクト」の同期から切り離して別カレンダーで管理したい予定があれば、この方法で切り離せるので、あとは自分が使いやすいように増やしていけばOK。

ただ、あまり増やしすぎるとごちゃつくので、シンプルにしておくのがオススメです。