デジタルツールを使用した業務改善案3選
こんにちは。デジタルツールを使用して業務改善を目指している小売業従事者です。これまで習得した知識を生かしていよいよ業務改善アイデアを考えてみました。
アイデア選定に当たっては、チームメンバー2名と、上長、わたしの4名でミーティングの場を設けて選定しました。
ミーティングメンバー
上長Tさん
Aさんは業務経験も豊富で、特に業務の属人化がグループ課題として認識されており、ツールやフォーマットの統一をしたいと感じています。
同僚Aさん
Aさんはチームメンバーの中では事務的な業務をされることが多く、データの集計、エクセルファイルの加工、メールの一括配信など作業にかかる時間が多く、短縮したいという願いが強いです。
同僚Bさん
Bさんは業務経験は一番短いですが、課題意識強く、慣習的に行ってきたことについても効率的ではないと感じることには積極的に意見をしてくれます。
以上の3人に私を加えた4名でミーティングを実施しました。
アイデア①ChatGPTにマクロ（VBA)コードを記入してもらい、Excel操作の時間を短縮する
わたしのチームは輸入に関わる事務系の職務にあたり、とくかくエクセルで業務をしていることが多いです。
1日8時時間6時間エクセル、2時間メール、たまに電話というくらいです。
特に月曜日はエクセルの中でもデータ整理と配信がほとんどで、中身を精査する時間が取れないという本末転倒になりかねない事態です。
同僚のAさん、Bさんもミーティングの中で
「とにかくエクセルに割く時間を短縮したい」
「マクロとか出来るようになるんでしょ！？」
という訴えのためエクセル作業の短縮が必須事項です。
どうやって改善するか
エクセル作業の短縮としてまず思いつくのがマクロ（VBA)です。
私も何度かはチャレンジしたことがありますが、その度に挫折してきました。今回こそChatGPTを見方につけて、マクロ化にチャレンジしたいと思っています。
使用ツール
・ChatGPT
・マクロ（VBA)
短縮した時間の活用法
時間の短縮に成功すれば、その時間はデータ分析や修正判断の時間として有効活用したいと思っています。
上司も「データは取るだけでは意味ないからね」というお言葉頂きました。
アイデア②Power Automateを活用して、一括データ配信をRPA化
私たちのチームは関連するグループ企業へも各種情報をメールで配信する業務も多く存在します。
これも決まった内容（更新されたデータ）、決まった曜日、決まったメンバーへ配信することが多いです。これをPower Automateを使って、RPA化することで時間短縮を図りたいと考えています
これは兼ねてからAさんが
「宛先管理を簡単にしたい」
「配信先が100名弱に及ぶので、誰に送っているか見えるようにしたい」
と要望があり、以前作成した試作品も踏まえて実現したいと思います。
達成すべきこと
・宛先をエクセル管理する（今の配信先の見える化、追加・削除の容易化）
・メールの立ち上げ、ファイルの添付、送信をボタン一つで実行
・経費の兼ね合いが解決出来ればWEB版を使って自動配信
使用ツール
・Power Automate
・ChatGPT
・エクセル
・Outlook
自動化の目的
・宛先管理のデータ化
・配信先の漏れ・削除忘れの防止
アイデア③Power Automateでデータの抽出～Excelファイルへ挿入・加工・メール配信までRPA化！
これは結局
「アイデア①も②もPower Automateでやってよ」という上司Tさんからの強いご要望です。。。
簡単に言わないでよと思いながらもこれを達成出来れば作業ベースの行っているエクセル業務、メール配信は10分の１以下のなるのではないかという期待感があります。
Bさんからは
「データを取るための時間って意外とバカにならない」
「データが取れたあと保存失敗してやり直しとかあるとガッカリする」
「待っている時間がもったいない」
と抽出に関わる待ち時間とも言える時間への改善要望が多く聞かれました。
達成すべきこと
・データ抽出の自動化
・抽出データをエクセルファイルへ自動転記
・エクセルファイルの加工
・メールの自動配信
使用ツール
・Power Automate
・ChatGPT
・エクセル
・Outlook
自動化の目的
・作業にかかる時間の短縮
・分析・改善の実施（するための時間の捻出）
これが全部または一部でも実現して、チームメンバーに波及させることが
出来ればと考えています
メンバーの意見と方向性
メンバーの意見としては下記のようなことがありました。
アイデア①
・エクセル操作が短縮化されるのは助かる
・マクロがどこまでやってくれるのか
・途中のプロセスに自分の手が必要であればあまり意味がないのでは
・エラーが出たときどうしたらよいか
・マクロに修正が発生したらどうするのか
アイデア②
・宛先管理はメールの宛先欄で実施しているので助かる
・メーリングリスト機能を使えばよいのでは
・配信までじっししてもらるなら価値ありそう
アイデア③
・全部出来たら良いが、1ヶ月でできるのか？
・ステップ踏んでやったほうが良い
・Power Automateの管理やメンテナンスは誰がやるのか
現時点の方向性
アイデアの整理と再ヒアリングが必要と感じますが、現時点ではアイデア②を深掘りすることが実現可能性と合わせてよいのではと感じています。
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