部署の身近な課題をチームメンバーにヒアリング。改善へのキックオフ

こんにちは。私は小売店で物流の担当をしております。
物流と言っても倉庫業や運送業ではなく、主な業務として倉庫の在庫管理をしています。
具体的には店舗の販売数量を予測して倉庫在庫が不足しないようにメーカーと納品調整したり、販売が思わしくなく在庫が倉庫で滞留していれば販売部門へ出荷をお願いして円滑に在庫が回転するように調整したりをします。

海外からコンテナで運んで倉庫へ納品したりもします（画像はフォトギャラリーから引用）

店舗や物流センター、メーカーの間に位置する部署になるため、様々なシステムに触れますが、それぞれのシステム同士は繋がっておらず、私たちの部署はアナログだらけ・・・
そんな自部署の「あったらいいな」を解決するべく、チームメンバーへヒアリングを実施しました。

チームメンバーの紹介

チームメンバーはマネージャー1名と担当8名の計9名です。
今回はマネージャー含めて3名のチームメンバーに日常の課題というか不満、を話してもらいました。

• チームメンバーマネージャーTさん：チームの責任者です。部署での経験値も豊富な大黒柱的な存在

• チームメンバーUさん：チームメンバーでは事務的な業務を担ってくれるベテラン社員

• チームメンバーMさん：チームでのキャリアは浅いですが、問題意識が高く新しい風を吹き込んでくれる存在

課題①　在庫・販売・入荷予定管理表の作成がとにかく手間！

倉庫で扱う品の在庫・販売データや倉庫への入荷予定スケジュールを一覧表で作成し、毎週関係各所へメール配信をしています。
複数のシステムからデータを抽出してエクセルへ関数を駆使してデータをまとめたりしていますが、エクセルもそんなに得意じゃないし、時にはコピペもするけど、行がずれてて後から指摘されたり。。。
なんとかならないものでしょうか（チームメンバーUさん）

【解決案】
確かに傍から見ていてもエクセルの達人でもない限り大変そうです。
正直言葉しか知らないけど【RPA】ってやつでできたりしないか、調べる価値はありそうです。
手順は統一化する必要はありそうなのでチームメンバーでまだ話し合いが必要です。

課題②　注文エラーの原因の特定、得意先への連絡が大変！

得意先や店舗から週2回注文が倉庫へあがってきますが、在庫不足などで注文のエラーが出ることがあります。
在庫不足のエラーであれば直ぐに分かりますが、そればかりではありません。
今は取り扱い終了しているような古い商品を注文が来たり、得意先が注文する倉庫を間違っていたり原因は様々。システムからはリストでエラーの一覧は抽出出来ますが、簡易な理由が書いてあるだけで真の理由にたどり着けません。
エラーのリストを見ながら理由を探り、古い商品なら後継品の提案をしたり、得意先が注文先を間違っていたら正しい注文先を連絡したりとこれもかなりの手間がかかります。注文日の翌日は酷いと半日費やすこともあります、一発で理由が特定できるようなシステム改修はできませんか。
（チームメンバーMさん）

【解決案】
システム改修っていってもそもそもいつの時代のかわからないシステム（緑画面で昔おばあちゃん家で見たような）なので簡単ではなさそう。
これも単純作業の自動化のようなアプローチで改善できそうな気がするけど（簡単に言うな）、課題①同様に詰めが必要そうです。

課題③　発注書の書式を統一して！

倉庫へ納品する商品の発注数量はシステムの販売予測によりクラウドシステムを操作しています。
決定した発注数はエクセルのＣＳＶ形式でダウンロードしていますが、ダウンロードしたあと不要な行列を削除して、罫線つけて、印刷設定して。
チームメンバーそれぞれ工夫していますが、出てきた書式はバラバラ。
「発注書なんだから統一して欲しいよね。チェックする方も大変なんだから。」
（チームメンバーマネージャーTさん）

【解決案】
上司の不満とあれば取り組まなければなりません。
でもダウンロードならCSV形式が一般的でしょうか？加筆修正がなければPDF形式でも良いのかもしれません。そういえば押印欄もないですね・・・
チームメンバーでどんな書式が良いか深堀する必要がありそうです。

まずはスタートを切ってから

このようにアナログな作業を抱えている我が部署を少しでも単純化や自動化に向けてまずは課題の共有という1歩を踏み出しました。
どんな改善が出来るかチームメンバーを巻き込みながら少しずつ進んでいきたいと思います。