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ミスの多い人間が入力ミスを減らすための果てしないトライ…
自慢にもなりませんが、私、ケアレスミスの多さには自信があります!
そんな自分が経理のデータ入力などで気を付けていること。
入力時
1.同じ種類の入力をなるべくひとまとめに。入力中なるべく注意するポイントを少なくできるようにしておく。
2.急いでるときほど正確性重視。速く動くのではなく無駄なく動く
「焦らず急いで正確に」焦るのと急ぐのは別のこと
3.1項目または1行入力終わったら入力個所をチェック。
日付・数字・名前とかは間違っているに違いない」と決めてかかる
4.きりのいいところ、または業務終了前に、入力したところの合計値や入力件数を確認。【ケタ入力違い対策】同様のデータ(前月分とか)があったら大きく違わないかとか、【入力のダブり・漏れ対策】そもそも入力元の件数よりも入力件数が少なくなってないかとか、【起こってほしくないミス】をチェックするを自分で編み出しておく。
5.それでもミスしてたのに後から気づいてもいちいちへこまない。当面の修正方法と再発防止策だけ考える。
4番は特に大事で、入力したデータを一見一見見るダブルチェックだけだと、思い込みでやっぱり間違ってるが結構あります。「このくらいの合計になるはずだけど…」の見当をつけて、それと入力後データを突き合わせて齟齬があれば確認を。入力は正確で本当に数値や件数が自分の見当と違っているケースも当然ありますが、「なぜ異なるのか」をチェックすることで、データの内容をより理解できるチャンスにもなりますよ。
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