経理効率化への道 〜リモート請求業務〜

はじめに

皆さん、こんにちは。株式会社Botify（ボティファイ）の角田です。
当社はリモートで経理業務を代行する会社です。

緊急事態宣言が解除されましたが、いかがお過ごしでしょうか。
出社して業務を行う方も増えてきているかと思います。やはり、人と直接会って仕事が出来るのは嬉しいものですよね。
しかし、リモートでも出来る業務が増えてきていることを実感されている方も多いかと思います。これを機に部分的にリモートワークを進めてみてはいかがでしょうか？
今回はリモートで実施する請求業務をご紹介します。

目次

①お客さまの同意を得る
②業務フローをデータで完結させる
③システムで請求書を作成＆発行する

①お客さまの同意を得る

請求業務をリモートで実施するためには、紙ではなくデータで請求書を発行する必要があります。
そのためには、紙ではなくデータで請求書を発行することについて、お客さまの同意を得えないといけません。
請求書を受取る側にとっても、紙ではなくデータで請求書を受取ることには業務上のメリットがあります。※詳しくは以下記事をご覧ください。

経理効率化の道　～リモート支払業務～

そのため、「紙ではなくデータで請求書を発行させて欲しい」とお願いすれば、大抵の企業は受け入れてくれるかと思います。
しかし、中には紙で欲しいという企業もあるかと思います。その際は、以下のように対応してみるのはいかがでしょうか。
　1．データの場合は値引きする
紙で郵送する場合、印刷代やら切手代やらのコストがかかります。
「データで請求書発行することに同意してくれたら、このコスト部分を値引きする」と交渉すれば、相手企業も検討するかもしれません。
　2．郵送部分をアウトソーシングする
値引きすると交渉してみても、それでも紙で請求書が欲しいという企業は中にはいるかもしれません。
その際は思い切って郵送業務をアウトソーシングしてみるのも良いかもしれません。1通200円前後で郵送してくれる会社が多いと思うので、印刷代、切手代、手間賃を考えたらリーズナブルではないでしょうか。

②業務フローをデータで完結させる

請求書をデータで発行することにお客さまの同意を得られたら、社内での業務フローもデータで完結させましょう。
業務フローをデータで完結させることは、リモートワークのためだけでなく、業務効率化の効果もあります。次の図をご覧ください。

上記【紙での業務フロー】の図の場合、販売担当者と経理担当者の間で、1往復のやり取り（⑤と⑥）が発生してしまいます。
常に同じ場所にいれば良いですが、販売担当者は外にいるケースが多いと思います。紙を印刷して押印を求めてしまうと、販売担当者をつかまえることが出来ず、どうしても1日や2日、請求書の発行が遅くなってしまう可能性があります。また、販売担当者も会社に戻る必要が出てきてしまいます。

これを改善するため、紙とハンコを使用せずデータで業務フローを完結させれば、上記【データでの業務フロー】のようになります。
担当者間の往復（⑤と⑥）と封入作業（⑦）を削減することが出来るため、１～２日程度、請求書発行を早くすることが出来ると思います。１～２日の余裕が出来るだけで、月初の作業負担が楽になるのではないでしょうか。
ぜひデータでの業務フローの導入をご検討ください。
（【データでの業務フロー】図では、⑤販売担当者の確認を削除していますが、もし請求内容が複雑で、販売担当者の確認作業が必要な会社でしたら、データ上で確認するプロセスを入れて良いと思います。）

さらに、販売管理システムなどを導入して「販売担当者から経理担当者へ販売情報を伝達する（③）」というプロセスも削減出来れば理想的ですが、システム導入が難しい会社は販売情報をなるべくデータで保持しておくと共有することが簡単になります。

③システムで請求書を作成＆発行する

お客さまの同意を得られ、社内フローも整備出来たらリモートで請求業務を行うことが出来ます。
もし可能なら、Excelなどで作成されるよりも請求書発行システムを利用されることをお勧めします。
システムを利用することは以下のようなメリットがあるためです。
1．入金消込が楽
多くの請求書発行システムは、銀行口座情報と連携し、入金消込を判別して自動で消込をしてくれます。
これが非常に便利ですので、ぜひ一度お試し頂きたいと思います。
2．発行作業が楽。ミスを減らせる
Excelで作る場合は、「①前回のファイルのコピー⇒②請求内容を更新⇒③メール本文を作成⇒④メールに請求書ファイルを添付」というフローになるかと思います。
この点、システムでは最初に請求書のフォーマットやメール本文について設定すれば①、③、④の作業が不要になります。
こうすると作業が楽になるだけでなく、「前回の請求書情報が残ってしまっていた」や「ファイルを添付し忘れた」などのミスが発生しなくなります。
もっと怖いミスである、「違うお客さまの請求書を送ってしまった」というミスも未然に防ぐことが出来るのです。
3．社内ワークフローの導入
大抵の請求書発行システムにはワークフローが設定されていると思います。作成者、確認者にアカウントを発行すれば、「作成⇒内容確認⇒顧客へ発送」というワークフローを簡単に設定することが出来ます。
このワークフローを導入すると、メール等で確認依頼をしなくて済みます。
請求内容が複雑で、社内での確認プロセスを設けた方がいい会社であれば、ワークフローを導入すると便利です。

クラウドで利用出来る請求書発行システムはいくつかありますが、どれも比較的安価です。
また、クラウド会計ソフトのfreeeやマネーフォワードは請求書発行の機能を持っています。会計ソフト上で請求書を発行すると、仕訳も同時に起票することが出来るというメリットもあり、便利です。

ぜひシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

おわりに

いかがでしたでしょうか。支払業務をリモートで実施するよりも、請求業務の方が比較的スムーズにリモートワークを導入することが出来そうではありませんか？
一度に全業務フローを変えるのは大変なので、まずは変えやすいところから変えていくのはいかがでしょうか。

本記事が皆さんの業務効率化の助けとなれば幸いです。