#3　本当に変えたい仕事を２つ選ぶ。

どれだけ変えたいかは「影響度」もしっかり考えて！

小売業の総務部で働く私の過去記事「#1・#2」にて、仕事の無駄を洗い出し10個から5個に絞り、原因の掘り下げをしてきました。どれも無駄だなぁと感じている業務なのですが、今回は断腸の思いで２つまで絞ってより具体的な改善策とそれによる効果を考えていきます。

課題1　シフトのエラー発生をなくしたい

ここで指す「シフトのエラー」とは翌日のシフトを勘違いすることで起こるヒューマンエラーのことです。出勤・退勤の時間を間違えてしまうと遅刻・早退などのエラーとなり、部署に迷惑がかかる上に「上司に修正してもらう手間」が発生します。
さらに期限内に修正されないと、人事部への書類提出をしないとお給料に影響する事態になってしまいます。
「シフトのエラー」は自分だけでなく「上司」「同僚」「人事部」にまで無駄な業務が発生してしまいます。謝る先が多いほど気持ちも沈みます。

本社では、出張やテレワークなど普段と違うシフトの日に、店舗では、朝当番・夜当番の入れ替わりが激しい時に「あれ？明日何時だっけ？」と青ざめることがあります。

シフトは「リシテア」というシステムで管理されており、セキュリティにより社外からアクセスすることができない為、私たちは「紙」で印刷したものを持ち帰るか、自分でOutlookカレンダーなどに転記するしか確認する方法がありません。

◆どうやって改善する？
・日付を入力したらチームメンバーのシフトを返すbotを作成する。
・自宅で確認する事を考えると、NodeRED×スプレッドシート×LINEbotで連携する。
・シフトのデータはリシテアからCSV形式でダウンロードする。

◆期待できる効果
・手軽に確認できることで、ヒューマンエラーを防ぐことができる。
・シフト通りに従業員が出勤することで部署・売場の欠員が出ない。
・修正の手間がかからない。
・印刷する紙を削減できる。

課題2　お買物券の利用可否を簡単に確認できるようにしたい

利用するお客さま側へのアプローチではなく、問合せ対応をする従業員に向けての仕組みを作りたい。これは、まだまだ「ネットなどで自分で調べる」ということをしないお客さまが多いと感じること、利用する店舗で直接確認するのが恥ずかしい方こそお電話を頂くことが多い為です。

そして店舗ではなく事務所でしか働いたことのない従業員にとって、そもそもお買物券を目にする機会もなくお客さま対応の場数が圧倒的に少ない総務部担当者をサポートすることが目的です。（私が転勤しても安心です）

◆どうやって改善する？
・屋号を入力すると「使える・使えない」を返すbotを作る。
・電話しながら手元で確認が理想の為、NodeRED×スプレッドシート×LINEbotを連携する。
・全国のグループ企業の屋号リストを作成する。（難易度高）

◆期待できる効果
・個人の知識に左右されずに正しくお問い合わせに対応できる。
・調べる時間が短縮できてかけ直しの手間が省ける。
・新人でも安心して電話対応することができる。

筆者の後記

アナログな業務をデジタルの技術を使って改善していくことがテーマですが、その際に注意しなければならないのは、「変える事でどんな影響があるのか？」をよく考え、相手に伝えること。

頑張って作ったのに誰の役にも立たない。
そんな悲しい思いをしない為に実装に向けて一生懸命考えていきます。

最後まで読んでいただきありがとうございました。