既存業務をシステム化しよう②
この記事では、業務改善の取り組みとして、ITを導入した事例の実体験を複数回に分けて書いています。この取り組みは現在進行形で進んでいる内容です。私自身の取り組みや振り返り、次に活かしたいことなども含めて書いていきます。この記事はシステム開発の委託先業者選定についてです。
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社内稟議を通して、手作業だらけの既存業務をITを活用してシステム化することが決定しました。そこで業務システムの開発にあたり、システム開発業者を探し始めます。また、ベンダーに説明するために、サービス概要、現在の業務フローおよびIT化後の目指している業務の流れ（要件）について資料の作成も始めました。
要件
IT導入によるシステム化で目指す形は以下の通りです。
Webシステムを導入し、顧客・自社・委託先それぞれがマイページを持ち、Webシステム上でやりとりを行い、サービスを提供する。具体的には
①顧客は申し込みをWebシステムのマイページから行う
②自社はWebシステムで内容を確認し委託先へ連絡
③委託先はWebシステムで予定を確認
④顧客はWebシステムのマイページからA『データ』を自社へ提出
⑤自社はWebシステムでA『顧客からのデータ』を確認し、Webシステム上でE『評価表』を作成し、委託先へB『評価』依頼
⑥委託先はWebシステム上のE『評価表』にB『評価』を入力し、自社に納品
⓻自社はWebシステム上でB『評価』内容を確認し、同システムでC『報告書』を作成、顧客へD『納品』
⑧顧客はWebシステム上でC『報告書』を確認しダウンロード
バラバラだった媒体を統一し、作業自動化および受発注工程管理を一元管理することを目標としています。基幹システムとの自動連携も考慮します。
これは後からの話になりますが、システム導入と同時に既存の方法やサービス内容の改善も検討できればベストでした。しかし実際には、「ほぼこれまでのやり方に準拠」した業務システム開発になりました。
ベンダーを探す
探す方法は大きく３つ
①インターネットで検索し直接問い合わせ
②マッチングサイトの活用
③システム開発業者が出展しているイベント訪問
いずれの方法でもシステム開発会社に来訪いただきましたが、２度、３度と話が進むに至ったのは②のマッチングサイトを通して知り得た会社でした。具体的には『発注ナビ』です。こちらの要望や費用感を伝えておくことで、あらかじめふさわしい業者を選定してくれるため便利でした。
決定までの期間
約１０社との面談を行い、条件を精査した上で、最終２社まで残りました。１０月ころから探索を始め、委託先最終決定は４月ころと約半年を要しました。短いのか長いのかは判断できませんが、金額が大きい開発だったため慎重に決めた経緯があります。
契約に至った委託先企業の特徴
自社サービスと似た事業を行っている会社が少なかったため、どのベンダーもスクラッチ開発での提案でした。契約する委託先に対し、会社として重要視した点は以下の通りです。
・長く付き合っていけそうか（開発担当者との相性やTDB情報）
・提案内容
・金額
面談したいずれの企業もこちらの説明をしっかり捉えた提案をしてくれました。話すたびにシステム開発業者ってすごい！と心から尊敬しました。エピソードとしては、初めて会って説明を終えた後、最初の質問で『紙で残したいものは何ですか？』と聞かれたことがあります。社内ではとにかくWeb化を目指し紙を減らそう、という考え方に一石を投じられ感心しました。
そんな中で最終的に委託するに至った企業の特徴は以下のようなものです。
・初期見積もりは最も高かった⇒最終２社で金額合わせを行いました。
・最も見積もり内容が詳細だった⇒他の企業は初期費用は安かったものの追加開発が多く発生しそうな印象。
・開発担当者が頼りになりそう⇒これが一番大きい点です。これから要件定義を進める、そして運用保守に入ってもお世話になることになるので、肌が合う、合わないは大事でした。
委託先決定後はNDAや委託契約の締結を進めました。
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多くの企業に自社サービス（と自社）の説明を行い、現在の業務の流れや問題点、解決したいこと、目指している形をプレゼンすること。またそのための資料準備などはかなりの労力を要しました。これでようやくスタートか、と思ったものです。
余談ですがこのころは診断士１次試験の学習開始時期と重なっており、経営情報システムの知識も多少役に立ちました。
次回はいよいよ要件定義！
= to be continued ⇒
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