既存業務をシステム化しよう①
この記事では、業務改善の取り組みとして、ITを導入した事例の実体験を綴っていきます。この取り組みは現在進行形で進んでいる内容です。私自身の取り組みや振り返り、次に活かしたいことなども含めて書いていきます。
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サービス概要
詳細は書けませんが、A『顧客からいただいたデータ』をB『評価』し、C『報告書』を作成してD『納品する』サービスです。評価にあたっては、E『評価表』を作成し第三者にF『委託』しています。顧客・自社・委託先が関係者として登場します。
用いるツール・媒体は自社基幹システム、Accessデータベース、Excel、紙。このサービスは後発サービスであるため、自社基幹システムで管理することができず、ほぼすべての業務に手作業が発生している状態です。
課題
①自動化による手作業と確認作業の削減、②顧客と委託先の利便性向上、を課題としています。システム導入（IT化）により媒体を統一し、一元管理することが対応策となります。データの蓄積など付随効果も得られることを期待しています。
現在の業務フロー
①顧客から発注申込書をFAXで入手
②FAXを元に、案件情報を手作りのAccessデータベースのフォームに受注登録します。このAccessデータベースは基幹システムから顧客・委託先情報をリンクしています。Accessを用いて進捗管理を行っています。
③登録した情報を元に、Accessからレポートを作成し、委託先に案件予定を連絡します。同じ方法で顧客にも受付連絡を行います。
④予定日になると顧客からA『顧客からいただいたデータ』のデータが送られてきます。こない場合やふぞろいの場合など、確認が発生することも多いです。Aの内容を確認します。
⑤委託先にB『評価』してもらうためのE『評価表』を作成します。EはExcelで手作成しています。入力されている式の確認が都度発生します。
ここで、媒体である発注申込書、基幹システム、Accessデータベース、Excelはそれぞれ独立しており連携されていないため、これらの登録情報の一致確認が各フローで発生します。
⑥AとEを委託先に送付しB『評価』をF『委託』します。基幹システムからファイル送信、または紙で発送しています。
⓻委託先からB『評価』されたExcel E『評価表』が納品されます。これを元に手作業でExcel C『報告書』を作成します。確認作業を行います。
⑧C『報告書』を顧客にD『納品』します。納品方法は基幹システムからファイル送信、CDメディア納品、またはFAX、紙で発送などの方法があります。
⓽請求・支払い情報を基幹システムに計上します。
以上が業務フローの概要です。
手作業の多さによるミス、確認項目の煩雑さ、それによる関わる人数の多さ、手作成による自由度etc 多くの問題が生じています。
これらを解決するのプロジェクトが立ち上がり、そのメンバーに加わって、前述の課題を設定し、改善に取り組むことになりました。
次回は、システム開発業者探しのことを書こうと思います。
= to be continued ⇒
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