卒業制作の反省～タスク管理～

カイゼン・ジャーニーを読みながら、改めてタスク管理の重要性を認識しました。卒業制作を共同作業で行ったときの反省をまとめます。

卒業制作の内容

職業訓練Webデザイナー養成科の卒業制作では、1チーム5～6名のコンペ形式で企業サイト（広島港の土産物屋）を作成しました。
チームは基本的にディレクター、デザイナー、コーダーの役割をメイン・サブそれぞれ配置し6名で編成します。私の所属したDチームは5名だっため、サブディレクターはサブデザイナーとサブコーダーが兼務することになりました。

お題

・広島港の土産物店のホームページ
・４チームによるコンペ形式（1チーム5～6名）
・ページ数は５ページ以内

チーム編成（Dチーム）

ディレクター
最年長のNさん　元広告代理店勤務　
得手︰Illustrator　
不得手︰Excel
（デザイナー希望。３人が希望したため、ディレクターにまわる）

デザイナー
おとなしめのMさん　元企画職　
得手︰デザイン
不得手︰人前で話すこと
（デザイナー希望。話すことが苦手なのでディレクターは拒否）

サブデザイナー
しっかり者のHさん　元管理栄養士　
得手︰デザイン
不得手︰見当たらず
（デザイナー希望。まとめ役としてディレクターに適しているが今後の進路のためデザイナーを経験したい）

コーダー
勉強家でずば抜けたセンスの持ち主Ｙくん　元調理師
得手︰デザイン、コード　
不得手︰金儲け
（何をやらせてもクラス内でずば抜けている。進路もコーダー希望）

サブコーダー
874　元マルチな事務員
得手︰Excel
不得手︰Illustrator
（コードを勉強するために入校したのでコーダー希望。前職でさんざんタスク管理をやってきたので、あえてディレクターはやりたくない）

タスク管理

手段

タスク管理はGoogleスプレッドシートを活用して全体の工程表（バーチャート型）と、ページごとの工程表（ガントチャート型）で行えるよう準備しました。（Microsoft365の環境がなかったのでGoogleを活用）
デザイナーによるデザインカンプ作成中、コーダーの仕事が手すきになるため、Excelが得意な私がスプレッドシートで工程表の骨組みを作成し、タスクの入力と担当者の振分、日数管理などをディレクターNさんに依頼しました。

問題点

ディレクターNさんは前職ではデザイナー業務に専念されており、Excelを業務で活用したこともなく、部署を統括する管理職も未経験でした。
したがって、工程表の骨組みを渡したところで、その埋め方が分からない。
結果、工程表がないまま、サイト制作がどんどん進んでいくことになります。

チーム内でもＮさんが浮いた存在になっていき、彼女が一日中何の作業をしているのか誰も知らない状態が２～３日続きました。

改善

1ヶ月の作成期間も半ばを過ぎ、さすがにマズイと感じ、スプレッドシートでのタスク管理は断念し「模造紙＋ふせん」での管理を提案し、切り替えます。

模造紙には作成中の５ページ（Home、店舗紹介、商品紹介、宇品散策、お問合せ）分の枠を作り、ふせんにはタスクと担当者を記入する。
朝昼夕の3回全員で作成中のサイトを見ながら作業完了、修正点、作業の漏れを確認しながら、ふせんを貼ったり剥がしたり・・・。
コミュニケーションの場も増えたことで、言いにくいこともサラッと言えるようになり、一気に完成度が高まります。
貼ってあるふせんを見ながら「この部分、iPhoneで見たらレスポンシブに崩れがあるから修正して」など、先生からも自分たちでは気付かなかったアドバイスをしていただきました。
アナログな方法でしたが、チーム全員＋αで共有することができ、チームの結束も強まりました。

反省点

適材適所

Dチームでは、今後の進路希望を踏まえて「経験を積むこと」に重きを置いて人員配置をしました。
適材適所に人員を配置できていたかというと、答えはNoです。
個人に割り振られた業務を締め切りまでに間に合わせるお仕事がメインで、タスク管理とは無縁のNさんを、年長者だからまとめることができるだろうとディレクターに配置してしまった。
Nさんもプライドがあり、分からないことを周りに聞けなかった。

Dチームは卒業制作が始まるまで、特に「仲良し」ではありませんでした。チームメンバー発表があった日に、担当の振分をする際、もっと経験、特技、性格など話し合って決めればよかったと後悔しています。
そもそもクラスメイトなので、メイン・サブの役割など上下関係をつけること自体が間違いだと思うのですが、学校側からの指示なのでそこは、まぁ、何とも・・・。

私の反省

私も職歴の中でタスク管理の経験はあります。が、新しい環境で1ヶ月で共同作業を完成させるという短期決戦は初めてのことでした。
タスク管理の担当ではないから出しゃばるのは止めようという気持ちもありました。タスク管理の経験者として初めからもっと親身になってNさんをサポートするべきだったと反省しています。

最後に

今回「模造紙＋ふせん」でタスク管理を行い、それは成功したと思います。ものすごくアナログな方法ではありますが、やらないよりはやった方がいい！
われらがDチームの作品はコンペでは落選しました。（トップページを無限スクロールにせず、ページネーションで構成したのが敗因）

それでも、清々しく結果を受け入れられたのは、Dチームの問題点「タスク管理」が最終的に改善できたからだと思います。

職業訓練終了後、カイゼン・ジャーニーの1章を読み終えたときに、もっと早くこの本を読んでいればと思いながら、次につなげたいと思った経験でした。

最後まで読んでいただきありがとうございました。
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