無駄な会議はやめよう！有意義な会議をおこなう５つのポイント

仕事においてZOOMを通した会議が増え、

「聞き手が理解しているのか分からない」

「接続が切れたり、操作に困って進行が難しい」

このような悩みを抱えている人も多いはずです。

ぼく自身も悩みを抱える一人で、

ZOOM会議の進行に不慣れで非効率なことが多く、

聞き手が理解しているのかも分からないことも多いです。

最近は接続が切れていることに気が付かず、

１分くらい一人で話をしていました。。

そもそも「今まで通りのこの会議って本当に必要なの？」

と感じていた人においては、人との接触を避けるこのご時世だからこそ、

「この際、会議なんて止めるべき」

と考える人も多いはずです。

まず始めに伝えておきたいこととして、

会社組織に属する人はもちろん、何かしらの組織に属する以上は、

「無駄な会議は不要」だが「会議は必要」

と断言します。

そもそも会議とは何なのか？

辞書で調べたところ、

会議の本来の意味は「議題について意見を出し決定する場」

と明記されています。

個人で作品を創作することを除いて、

どんな仕事でも組織で動いています。

各人が自分勝手な行動をしてしまってはそもそも組織は崩壊します。

チームスポーツで試合前にミーティングをしなければどうなるか？

作戦もなく、個人が勝手なプレーして負けてしまう。

方向性を決めるためにも必ずミーティング（会議）は必要です。

では有意義な会議をするためにどうすればよいのか説明していきます。

この記事を読むことで、

・無駄な会議とは何か
・会議をおこなうにあたって何をすべきか
・有意義な会議をするにはどうしたら良いか

が理解出来ます。

「無駄な会議になっていないか」気を付けたい５つのポイント

①資料を読み上げるのみの内容

資料を読み上げるだけの会議は不要です。

そもそも資料を配布して読んでもらえれば分かります。

補足事項があるなら、別途メール等で連絡することで済みます。

参加者の貴重な時間を奪うだけになるので、絶対に止めましょう。

②終了条件（テーマが）があいまい

「お客様のクレームについて」等のように、

「こんなことがありました」という抽象的な内容の会議は無駄です。

再発を防止するために何をすべきか、

議論を投げかけ、解決の糸口を探す内容でなければ意味がありません。

話の終了条件がなければ、内容が本質から外れて

井戸端会議のようにダラダラと時間が過ぎるだけです。

③決まったことを確認していない

「今日はこんなところで終わりますか」のように、

具体的な行動内容が共有されず終わる。

「え？それで何だったの？？」

参加者がこのような疑問を抱えたまま終わることのないよう、

会議の結果、いつまでに誰が何をするのか。

最後に必ず具体的な行動内容を共有するようにしましょう。

④チームや意見を否定ばかりする

意見を出し合っても、否定ばかりされてしまえば話が進みません。

また、端からチームの行動や結果を否定し、

「あれも出来ていない！これも出来ていない！」

という内容でしたら、聞き手もうんざりしてしまい一方的な報告会になります。

ブレインストーミングのように、集団でアイデアを出し合うことによって、

相互交錯の連鎖反応や発想の誘発を期待する場であるべき。

そして詰問のようにならないよう、

どこが出来て何が出来ていないのか、意見交換が出来る環境を作りましょう。

⑤連絡事項を確認する

自分が伝えたことがきちんと理解できているのか、

不安に感じてそれを確認することのためだけに会議をする人がいます。

これも資料の読み上げと同様に全くの無駄です。

理解出来ていない人がいるなら、個人的に答えてあげることは出来ます。

個人間のやり取りで解決できる内容に人を集めることは無駄です。

会議を始める前に決めておくべきこと

①参加者が誰で何人か

当たり前のことですが、関係者以外の人がいても意味がありません。

そもそも自由参加なら会議ではありません。

事前に参加者を決めておいて、

当日参加が出来るのか等、出欠を事前に確認しましょう。

②会議の終了時間

終わりがなければただの井戸端会議です。

人間の生きる時間は有限ですので、

必ずいつまでに終わるのか全体のタイムスケジュールを決めて

会議を始めるようにしましょう。

③議題ごとの時間配分

全体のタイムスケジュールが決まったら、

各議題ごとに時間配分しましょう。

配分することで、時間が押しているのか把握できます。

また、最も重要な議題には時間を十分にとることで、

会議を受ける側も何が重要な議題なのか理解することが出来ます。

④既に決まっていることを伝える

議題を進めるなかにおいて、

すでに決まっていることは最初に伝えておきましょう。

話が長々と続いて、意見を出し合った後に

「ごめん！その内容はもう決まってるんだよね」

何て言われたらモチベーションも下がってしまいます。

すでに決まっていることを除いて他に意見はないのか、

そのような会議内容にしていきましょう。

会議を有意義に進める5つのポイント

①意思決定者が参加している

最近のビジネスでは、

「現場からのボトムアップの意見が必要だ」

というように、トップダウンで物事を決めるのではなく、

様々な意見を吸い上げた上で、方向性を決めていく。

このような風潮が増えてきている傾向です。

あくまでもバランスが重要ですが、

ボトムアップに比重を置いてしまうと意見がまとまりません。

会議の内容を円滑に進めるためにも、

意思決定者が必ず会議の中にいてもらい、

最終的にはトップダウンで決めることが肝要です。

ユニクロの柳井さんは４月の決算会見で、

「マスクは作らない、服を作るのが本業だ」と渋い顔をしていましたが、

２か月後には販売まで漕ぎつけました。

ソフトバンクの孫さんや、楽天の三木谷さんのように

創業者が経営している組織は意思決定が早い。

冒頭で述べたように、会議は意見を出し合い決定する場です。

民主主義的に多数決を取っては判断が遅くなり決定までダラダラします。

意思決定者が必ずいることが有意義に進めるポイントの一つです。

②事前準備をおこなう

第１６代アメリカ大統領のリンカーンの名言で

『もし8時間、木を切る時間を与えられたら、そのうち6時間を私は斧を研ぐのに使うだろう』

という言葉があります。

ぼくはこの言葉で、事前準備の重要さを理解しました。

ただ闇雲に会議を開き、参加するだけでは意味がありません。

参加者各人がテーマや目的に対して自分の意見を持つこと。

議題を持ち込む側の立場なら、しっかりとしたデータを検証し仮説を立てて会議に臨むこと。

意思決定者なら、やるべきことを理解して答えを持っていること。

有意義な会議を行うために事前準備は不可欠です。

③隠れファシリテーターを作る

ファシリテーション：会議等の場で、発言や参加を促したり、話の流れを整理したり、参加者の認識の一致を確認したりすること。合意形成や相互理解をサポートすることにより、組織や参加者の活性化、協働を促進させるリーダーの持つ能力のひとつ。

このようなファシリテーター（いわゆる司会者）は会議に必要です。

一方で、このような役割の人を支えてくれる

「隠れファシリテーター」

が存在してくれれば、会議はさらに有意義に進めることが出来ます。

隠れファシリテーターの仕事

決まったことを確認する
終了条件を確認する
ホワイトボード等の共有ツールで議事録をとる

この仕事を担ってくれることで、その他の参加者の理解度が深まります。

なかなか主体性のある内容で、簡単には出来ないかもしれませんが、

参加者の中でしっかりと根回しまでしておく事前準備は必要です。

④問いかけながら進行する

参加者が理解できているか、問いかけながら進行することは重要です。

問いかける先の人は新人（経験が最も浅い人）にすることがポイントです。

「なんだそんなことも分からないのか」

と新人に思われてしまっては、プライドが傷つくだけでなく、

まわりから馬鹿にされてしまう可能性があるからです。

また、問いかけることで参加者が考えるきっかけにもなります。

司会者（ファシリテーター）は参加者の経験や特徴まで把握できるようになれば、

さらに有意義な内容となります。

⑤出来るだけ少人数で開催する

有意義な会議をするためには大人数の会議は向いていません。

多くても１０人前後の人数にして、

参加者全員をファシリテーターがコントロール出来るようにしましょう。

それでなければ、互いの意見を交換することが難しく、

全員に目が行き届くことが困難です。

大人数で会議をしなければならない場合は、

出来るだけその時間を短くし、少人数の会議に時間を費やすようにしましょう。

まとめ

生涯会議時間は３万時間

一日約１０時間仕事が出来るとして、約８年分は会議に時間を費やしていると

世界で一番やさしい会議の教科書（日経BP Next ICT選書）に記載されています。

ぼくの会社も隔週で１日中会議している日があります。（６時間×２日/月）×１２か月＋（３時間×３日/月）×１２時間＝２５２時間

２５２時間×６年＝1,512時間（約151日分）

６年間今の会社に勤務していますが、５か月分は会議に時間を費やした計算になります。

一度、１か月間の自分の仕事を棚卸ししてみることで、

どれだけ会議に時間を費やしているか把握しましょう。

そしてその時間が無駄な時間ならば、今からでも自分の行動で有意義な時間に変えていきましょう！

ほなまた。。