あなたは どんな業務をしてますか？

働き方改革や生産性アップのために、業務を見直そうとしている企業は多いと思います。

業務を見直すためには、今、どのような業務をやっているのかが分からないとできないので、担当者に「業務の棚卸しをしろ」とか「業務プロセスを描け」という指示が出ます。
担当者が棚卸しした業務を一覧にしたり、業務プロセスをつなげば、今の業務がわかるので、そこからスタートしましょう、ということのようです。

でも、私のこれまでの経験で言うと、このやり方で上手くいっている企業を見たことがありません。
何故 上手くいかないのか。

あなたは分かりますか？

担当者が棚卸しをして書き出している業務は、実は全体の半分くらいしかありません。
残りの半分は、どのような業務をやっているのか思い出せないのです。

そのような状態で業務の見直しをしても、あまり効果は期待できません。

考えてみれば、昨日 食べた夕食は何ですかと聞かれても、答えられない人が多いように、日頃 何気なくやっている業務を全て書き出すことができる人は、よほどこまめにメモっている以外にはいないのです。

私がコンサル先の企業の業務をリストアップしたり業務フローを描くときは、他社の業務とも比較したり、常識的に考えて
「ここではこういう業務をやっているはず」
「一般的にはこんな業務があるはず」
と 足りない業務を書き出して、担当者にヒアリングをしながら補完をしていきます。

それでも全部というわけにはいきませんが、業務を見直すためには十分な業務リストを作り上げることはできます。

もし 自分たちだけで業務リストや業務プロセスを作るなら、それは全体の半分ぐらいだという気持ちでスタートした方がいいですよ
そして根気よく、担当者のヒアリングをして思い出してもらいながら、足りない部分を補完する。
そんな時間の掛け方が必要だと思います。

「あなたは どんな業務をしていますか？」

自分にも問いかけてみてください。

さて、どれだけリストアップできるでしょうか‥‥。

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