業務フロー作成の第一歩

コンサルティングの仕事として、顧客の企業の業務フローを描くことがたくさんあります。

例えば、

「今、どんな仕事のやり方をしているのか」
とか
「もっと効率のいい仕事のやり方はどんなやり方なのか」
「それは、今の仕事のやり方とどう違うのか」

と言ったことを、企業の皆さんと議論するためには、何かしら目に見える形のものがないと議論になりません。
そこで、業務フローを描くことになります。

ただ、何も考えずに「業務フローを描きましょう！」と始めると、業務をやっている人に業務を書いてもらったり、ヒアリングして作ったり、更にそれをつなげて作ろうとするので、ものすごく大きいサイズになってしまいます。
目に見える形にしたくて業務フローを作ったはずなのに、サイズが大きすぎて見えなくなってしまう。そんな妙なことが起きてしまいます。

業務フローを描く第一歩としてやるべきことは何か。

それは、
『全ての業務をA3一枚に描く』
ということ。

当然、こと細かに業務を描いたらA3一枚には収まりません。
A3一枚に収めるには、かなり粗い業務フローになってしまいますが、はっきり言ってそれでいいです。

読める文字の大きさでA3一枚に収めるために、いらない表現や描かなくてもいい業務は、そぎ落とし、そぎ落とし、そぎ落とし、
そうすることで、本当に見るべき基本の業務フローだけが残る。

人がパッと見て理解できる大きさは、せいぜいA3くらいの大きさです。
業務フローを描く第一歩は、関係者全員で業務フローをパッと見て目に焼き付けることです。

そこからの議論は間違いなく深く、すばらしいものになるでしょう。

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