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ゲストへの返信速度を80%以上改善する方法

ゲストに返信をする際、全て手打ちで文章を入力していませんか?

そんな方は返信を時短するために、以下の2つを実施しましょう。

①よく使うフレーズをユーザー辞書に登録

②よく使う文章をGmailのテンプレート(以下:テンプレ)に登録

ユーザー辞書とは

よく使う単語やフレーズを、任意の単語で変換できるようにする機能です。

(例)

あ→ありがとうございます。

ご→ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

ユーザー辞書とテンプレで短縮できる時間

1日30件やりとりがある場合、ひと月あたり12.5時間もの時短になります。

  • 筆者が実際に5行の文章をタイピングして算出

  • 手打ちした場合、約60秒で完了

  • フレーズをユーザー辞書に登録した場合、10秒で完了

  • テンプレの場合も、ユーザー辞書と同様に10秒で完了

  • (60秒−10秒)×30件 = 1,500秒=25分/日

  • 25分×30日=750分 = 12.5時間/月

1.ユーザー辞書の登録方法と注意点

Windowsのユーザー辞書登録方法です(Macユーザーの方はこちら)。

画像の箇所を右クリック→『単語の登録』から登録しましょう。

画像元:よく使う単語は辞書に登録

『単語』にはフレーズ、『よみ』にはひらがなを入れます。

詳しくは以下のページをご覧ください。

よく使う単語はパソコンで単語登録(辞書登録)が便利!単語登録の仕方

〜注意点〜

改行を含む文章の登録はできません

正常にフレーズが登録できない場合は、以下の対応を実施してください。

①『名詞』ではなく『その他』にチェック

②『固有名詞』を選択して登録

〜ユーザー辞書に登録するべきフレーズや単語〜

よろしければこちらからコピーしてご利用ください。

住所、電話番号、メールアドレスは打ち間違い防止のため、登録必須です。

2.Gmailテンプレートの登録方法と注意点

こちらの方法でGmailにテンプレを登録しましょう。

よくある問い合わせに対し、10秒ほどで返信できるようになります。

テンプレには画像も登録できるので、非常に便利です。

〜注意点〜

スマホのGmailではテンプレ機能が利用できません

スマホのメモアプリなどに文章を保存し、コピペで対応しましょう。

最後に

よく使うフレーズはユーザー辞書に登録しましょう。

よくある質問への返信内容は、 Gmailのテンプレに登録がオススメです。

上記を実施することで、返信業務を大幅に時短することができます。


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