デジタル化‼️先ず簡単にできそうなこと
社内でデジタル化の話題になることが多くなりましたね。私自身、新しいシステムの導入を前に戸惑うことがよくあります。導入したシステムがすぐ変更になってやる気が出なくなることもあります。立ち止まって考えてみると、既存のシステムでさえ使っていない機能がたくさんことに気づかされます。例えば、Windows10において、office2016・2019からMS365への切り替えを前に、そのいずれにも対応しているOneNote・PublisherやOutlookのスケジュール機能などほとんど使っていません。
Word・Excell・Access・PowerPoint・Outlookのメール機能 ・EdgeのWeb検索機能は、ほとんどの方が利用していると思います。しかし、OneＮote・Publisherや拡張機能のイマーシブリーダー・Outlookのスケジュール管理・EdgeのPDFファイル作成/OneNoteへの保存機能などを利用している方は少ないのが現実ではないでしょうか？これらのソフトや機能は、ほとんどの場合、普段、使用しているソフトで代替できるということも利用されていない理由の一つでしょう。
しかし、これまでのデジタル化の流れを見てみると、ソフトやその拡張機能は、随時更新され、目まぐるしく進化し連携するので、独自で既存のシステムを維持するより、そのコスト（人、時間etc）が掛からないと考えられます。今後、MS365、ChatGTPなどのサブスクサービスが導入されれば、それぞれのソフトや機能が進化・連携し、その利用が加速することになりますので、今からその準備や練習をすることは効率的に仕事をすることに繋がります。どうせ、変化する時代であれば、その変化を利用して面白くて楽しい時間を過ごしましょう。
ここでは、MS365導入前に簡単にできそうなデジタル化について紹介します。あくまでも情報セキュリティを向上させながら簡単にがコンセプトです。最初から完璧を目指さないことが楽しむ秘訣ではないでしょうか。
1.Publisherを使ってみる。
Publisherは、元々、パンフレット、案内チラシ、リーフレットを作成するためのソフトです。これまでイベントや会議の案内など、Wordで作成してＡ４縦のスタイルで紙やメールで配布することが多かったかもしれません。確かにＡ４の紙に印刷する場合には縦の方が見慣れているかもしれません。しかし、ＰＣの画面は、Ａ４横サイズに近いので、横の方が効率的に多くの情報をＰＣの画面に記載することができるのです。
一説には、人間の目が横についているので、横に広い方が見やすいという説があります。確かに、動物のほとんどは、横に移動する物体を追いかけているような気がします。
そこで、どうせなら簡単にレイアウトができるPublisherを使ってみたらどうでしょうか？使い方は、ほとんどPowerpointと変わりがありません。Powerpointと互換させることもできるので、簡易な会議であれば、その結果のまとめにも使用できると思います。
2.OneNoteで社内のマニュアルを作ってみる。
WordやExcellを混在させ、時にはマニュアルのある場所やフォルダのアドレスバーがリンクになっていないまま、共有フォルダや紙で保管された状態で、前任者から業務を引き継いだ経験は、みなさんあると思います。
私は、たくさんのフォルダや紙ファイルを開いて読んでいる内に自分が何を知りたかったのか忘れてしまうことがよくあります。
OneNoteであれば、複数のノートブックやセクションで種類の異なるファイルを保管できますので、目的の箇所を探して閲覧したり、必要に応じて印刷したりする場合もスムーズです。
アカウント管理が整えば、複数で共同編集ができるので、メールの添付ファイルでデータを送る必要もありません。
【注意】所属する組織の情報セキュリティ基準によって、OneNoteの使用が制限されている場合があります。
3.EdgeのPDFファイルやOneNoteとして保存する機能を使ってみる。
Word文章がリッヂテキスト形式(.rtf)になって容量を圧迫していることがありませんか。ほかのフォルダに保管したりメールに添付したりする際、デフォルトがリッヂテキスト形式(.rtf)なので、ついそのまま保存してしまうからだと思われます。
今後、MS365などのサブスクサービスが導入されれば、必要な情報を取り出しやすい形式で管理することは大切です。今からデジタル情報で保存しておきたい情報を管理しやすい形式で準備する方法を学んでおくことも必要です。
4.Outlookのカレンダー（予定表）やToDoの機能を使ってみる。
MS365ではSharepointが使用できるようになり、Outlookの予定表に接続して互換させることができます。会議室の予約、必要な範囲での予定の共有、仕事のタスク管理など、サブスクサービスが導入されれば、Excelの共有シートやガントチャート表などの既存システムから置き換わることが予測されます。
共有すべき予定や情報が何かを各自が情報セキュリティマネジメントを向上させるという観点からよく検討する必要があります。そのためにも今からOutlookの機能を使いこなせるよう学んでおくことも必要です。
あとがき
月５回のNote_AI修文機能を使い切ってしまったので、ちょっと、自己満足なエッセイ風になってしまいました。課金してAI機能を使えば良かったかな。
そういえば、イマーシブリーダーについて書くのをすっかり忘れてしまいました。テキスト文章を男女年齢別の自動音声で滑らかに読み上げてくれるので、パワポと連携させてプレゼンすると楽ができます。アニメーションに凝るより喜ばれるかも。
あと、デジタル化とＤＸの違い、紙の起案、MS365がおいしいかどうかは書きませんでしたが、ChatGPTに聞けば、面白い回答が返ってきます。
デジタル化やDXは、詳しい人だけがやればいいということでは達成できない課題です。時短になることを実感しながら楽に楽しく取り組みましょう。
次回０２を書くかどうかは、今後の流れに任せようと思います。
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？