オンラインの仕事がはかどる！即レスについて

こんにちは！
オンラインアシスタントのあやこです。

「仕事ができる人は返信が早い」とよく言いますよね。
かといって、とにかく早ければいい、というわけでもありません。

今回は、そんな「即レス」について、今一緒に仕事をしている方とわたしのやり取りの変化を交えながらお話しします。

即レスのメリット

オンラインで仕事する人は返信が早い

即レスとは、メッセージやメールにすぐに返信することですが、オンラインで仕事をしていると、みなさん本当に返信が早いなぁと感じます。
今一緒に仕事をしている方とはチャットでのやり取りが基本なのですが、返信がとても早いです。
教員をしていたころと、スピード感が全然ちがうので、はじめは戸惑ってばかりでした。
（真逆の世界…）

即レスの良いところ

即レスができると、相手から「この人は頼りになるな」と思ってもらえます。
聞きたいことにすぐ答えてくれるのは、誰だって嬉しいですよね。

また、仕事の流れを妨げないので、全体がスムーズに進みます。
もし万が一困ったことがあったとしても、すぐに返信が来ると素早く解決できます。

逆になかなか返信が来ないと、相手は不安になりますし、

「本当にこの人に頼んで大丈夫なの？」

と思われてしまいます。

即レスができる人とは？

わたしが見ていて、即レスができる人の特徴として、判断基準が明確で、優先順位をつけるのが早いと感じています。

また、判断することに慣れている、というのも大きいかと思います。
判断することには多大なエネルギーをつかうので、実は決めてもらった方が楽なんですよね。

即レスができる人は、日々の小さなことから、「自分で決める」意識で過ごしているということがよくわかります。

質問する側の意識すること

即レスが生きる条件

即レス＝善　というのがもはや常識となっていますが、返信が早ければそれでいい、というわけではありません。
すぐに返信が来ても、その内容が求めていたものと違っていたら、ラリーが続き、時間がかかってしまいますよね。

わたしが在宅ワークを始めたころは、今一緒に仕事をしている方からの返信は今ほど早くありませんでした。

もちろん、相手がお忙しいことも理由の一つだと思いますが、振り返ると、わたしの聞き方・答え方がわかりにくく、すぐに返信がしにくかったのだろうと今は思います。

相手が即レスしやすい質問を投げかける

即レスができる＝即レスしやすい質問が来る

ということでもあると気づき、わたしの返信自体はとびきり早くはなくても、その分、相手が即レスできる質問を考えて送るようにしています。

わかりやすい質問をすることで、相手もすぐに返信しやすくなります。

わたしが意識しているのは、

• 想定されることをできるだけ具体的に書く

• 可能なら、選択肢を用意する

• 「自分はこう思う」を押しつけにならないように入れる

です。

相手が最終判断をする人であれば、それに必要な情報をできるだけ整理して伝え、自信をもって判断できるようにしたい。

そのためにかかる時間は、必要なものだと考えています。
単にわたし一人の返信の早さよりも、トータルで見たときに進行がスムーズであるのが一番大切です。

この視点を持ててから、今の方とのやり取りがより早く、より深くなったと感じています。

即レスは仕事の進行を止めないためにある

とりあえず返せばいい、わけではない

即レスがあると、仕事やプロジェクトの進行がスムーズになります。
ただし、早く返信するだけでは不十分です。
重要なのは、その返信が本当に仕事の進行に役立つかどうかです。

たとえば、あなたが何か依頼をしたとして、相手からすぐに「承知いたしました」と返事が来たとしましょう。
そのまま時間が経ち、具体的な行動が見えなかったら、

「あの件どうなった？」

となりますよね。
即レスしたけど、その後を忘れていたら意味がありません。

わたしは、

「とりあえずすぐに返信はできるけど、対応は続きそうだしその後忘れそう…」

な件は、返信と同時にタスクに入れておくか、ブックマークしています。

即レス＝安請け合い　でもない

わたしは父に

「いつでもいいからと言われて頼まれたことほどすぐやれ」

と教えられてきたので、スピード感は大切だと思います。
駆け出しのころは特にそうですよね。

ただ、これは、本当に今の自分が引き受けていいものなのか考えずなんでも引き受けることとは違うと思います。

的確に返す＝自分の判断軸があってこそできること。

失敗を繰り返さないと身につかないこともでもありますが、初期はつい混同しやすいので、注意したいですね。

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即レスができるからすごい、というよりは、自分の明確な判断軸と、相手からの返しやすい質問、両方がそろって即レスが成り立つと考えます。

自分の中での心地よい「即レス」を相手との関係性の中で探りながら、作っていきたいと思います。

ここまで読んでくださり、ありがとうございました。