ビジネスチャットの活用による職場で良くある「言った言わない」問題の低減

ビジネスチャットにおけるメンション機能とは？

電子メールの場合、宛先(To)を必ず指定しなければいけませんので、誰宛に発信されたメッセージなのかは、はっきりしています。しかしながら、メーリングリストのようなグループに対して送られるメールの場合、誰に対してのメッセージかが分かりづらいことがあります。そこで、メーリングリストの場合、メールの宛先にメーリングリストのメールアドレスだけでなく、対象の人のメールアドレスを宛先に追加することによって、対応したりします。

ビジネスチャットの場合、限られたメンバー同士のやり取りは、ダイレクトメッセージという、電子メールのような、各個人に直接メッセージを送るという方法があります。しかし、ビジネスチャットの利点はチャネルを作成し、チャネルに参加しているメンバーに情報共有し、フィードバックを得ながら議論を進めることができることです。その際に、メンションという、特定の人に向けたメッセージであることを明示できる機能があります。メンションされたメンバーは、ビジネスチャットのアプリ等で個別に通知が送信され、当人に対して送られたメッセージがあることを確認することができます。

メンション例：

ビジネスチャットのチャネルを利用し、議論を進めることの利点

クローズドな形でのメールのやり取り、もしくは、特定のメンバーのみで実施される会議の場合、他のチームメンバーに対して、議論の結論のみが共有され、議論の過程や、結論の背景まで共有されないケースが多くあります。また、こういった特定の人のみを対象に情報共有をするようなやり方の場合、さまざまな場面で「言った言わない」の軋轢を生み出す要因にもなりかねません。

ビジネスチャットにて、関連するメンバーがすべて参加するチャネルを作成し、その中で、メンションを活用し、関連するメンバーに対してオープンな形で議論することで、議論の過程をいちいち報告する手間も省け、情報共有漏れも防ぎ、結果的に「言った言わない」を発端としたメンバー間の対立リスクを低減することができるようになります。

メンション一覧機能で確認漏れを防ぐ

電子メールにおいても確認漏れがあるように、複数のチャネルにてメンションがなされるようになると、ビジネスチャットにおいても確認漏れが発生するようなケースが考えられます。電子メールの場合、受信ボックスに広告メールなども受信されるため、自分宛のメールだけを検索したとしても、どれが確認すべきメールかが一目でわからず、確認漏れを防ぐのに苦労します。

Slackのようなビジネスチャットには、メンションされたメッセージを一覧で表示する機能があり、それを利用することで、確認漏れを防ぐことができます。特にビジネスチャットは、登録されたメンバーのみからしか送信はできないため、ノイズとなり得る外部からの広告などが混ざることはありません。さらに、読んだメッセージに対して、絵文字を利用し、リアクションをすることを習慣にすることで、過去に既に確認したメッセージかどうかを瞬時に確認することもできます。

パブリックチャネルとメンションの合わせ技の活用

「言った言わない」が発生する問題の一つの要因として、元々関与している人だと認識していなかったケースもあるかと思います。ビジネスチャットではパブリックチャネルという、参加者がメンバーの誰でも自由に招待できるチャネルを作成することができます。このパブリックチャネルを利用し、そのチャネル内で議論をすることで、参加しているメンバーが関与すべきだと判断した人を自由に追加することができ、情報の共有漏れが発生するリスクを回避することができます。

もちろん、誰もが自由に招待できるからと言って、何も言わずに招待した場合、招待された側は、なぜ招待されたか分からなかったり、他のチャネルメンバーは、なぜ、その人が招待されたか分からなかったりします。そこで、メンション機能を利用し、「この内容については、Aさんが詳しいので、チャネルにAさんを招待させていただきました。」とAさんにメンションする形で、投稿をすることで、Aさんは、なぜそのチャネルに招待されたかが分かり、さらに、他のチャネルメンバーもなぜAさんが招待されたかがわかります。

メーリングリストやビジネスチャットのプライベートチャネルの場合、メーリングリストやチャネルの管理者に対し、Aさんを招待したい旨を伝え、管理者が作業をしなければ、Aさんが議論メンバーに加わることができません。仮に、管理者が気難しいような人であった場合、Aさんを加えるために、色々と説明をしなくてはならなくなり、その労力を考えると、Aさんを加えることを諦めるといったことにもつながりません。もし、Aさんがその議論においてのキーパーソンであったのならば、最終的に「言った言わない」問題にも発展しかねません。

できるだけオープンな形で議論を進め、誰でも議論の内容にアクセスできる状態にすることで、効率的な情報共有が実施でき、よりスムーズな業務の遂行が可能になると思います。そのオープンな形の議論の中で、ある特定の人に対してメッセージを送るという意味で、メンション機能はとても便利な機能です。

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