ビジネスチャットに画像をコピペで手間要らずな直感的コミュニケーション

「一見は百聞にしかず」と言うように、文書で書くより画像を見せた方が話が早く直感的に伝わるケースは多々あります。だからこそ、インスタグラムと言った画像を主体としたSNSが急成長しています。これをビジネスチャットでのコミュニケーションにて活用することによって、手間のかからない、直感的コミュニケーションが実現可能になります。

画像のコピペ（コピー＆ペースト）の威力

ビジネスチャットでは、テキストを入力する箇所に、直接画像をコピペ（コピー＆ペースト）することで、画像を挿入することができます。もちろん、メールでも画像をコピペで挿入することもできるのですが、メールの場合、受け取ったメールの本文を一覧表示することができないため、画像を見るために、いちいちメールの本文を開く必要があります。これに比べ、ビジネスチャットの場合、会話に添付された画像は、同じチャネル内であれば、時系列に表示されるため、スクロールするだけで、そのチャネルに投稿された画像を見ることができます。

文字でやりとりされるコミュニケーションの中には、画像で説明した方が早く伝わるケースが多くあるため、これを活用することによって、文字だけでは伝えにくいことも簡単にそして確実に伝えることができるようになります。

活用例1：トラブルシューティング

SaaSといった、クラウドサービスを会社がどんどん導入した場合、利用者である社員としては、その利用方法を常に学んで行かなければなりません。業務用のサービスなので、通常、使い勝手がとても難しいということはないのですが、細かい部分で利用方法がわからなかったり、想定通りに操作できなかったりすることがあります。

そう言った場合、IT部門の人にトラブルシューティングをしてもらうのですが、トラブルの内容を伝える際に、「右上にある歯車の様なアイコンをクリックした後に表示されるメニューの3番目に書かれた、詳細を見るを選択したのですが、、」というように文字で伝えるよりも、スクリーンショットを取った上で、問題の箇所を赤い四角で囲うように編集し、送信した方が、確実にどの場所を指しているか伝わります。

さらに、こういったトラブルシューティングの場合、問題が再現されるかどうかもポイントとなりますので、対応するIT部門の人からすると、操作内容だけでなく、表示されている内容も重要になります。よって、スクリーンショットを送る方が、同様の画面が再現されているかどうかの確認のためにも有用になります。

活用例2：落とし物連絡・荷物到着連絡

社内の総務としてありがちな例としては、オフィスでの落としもの等の連絡があります。例えば、白いハンカチが落ちていたとします。この落とし物の連絡を文字のみで行った場合、白いハンカチのように普段から持ち歩いている人が多いものですと、もしかしたらということで、不必要に関係のない人から確認の連絡が来てしまうという結果になりかねません。一言で白いハンカチといっても、色味や細かい装飾は、それぞれ異なりますので、写真を撮って、投稿することで、そういった細かい違いもわざわざ文字で表現をしなくとも伝わるようになります。

「このハンカチが廊下で落ちていました。総務部で預かっていますので、持ち主は取りに来てください。」と写真と共に共有するだけで作業が終わります。文字の場合、どこをどのように表現するかによって、受け取る側の印象は大きく変わってしまいますので、表現方法に苦慮しがちです。しかし、写真の場合は、誰が見ても同じ様に見えますので、意図しない解釈がされる可能性を極力減らすことができます。

荷物が届いた場合も同様です。特にリモートワークが多くの企業で実施されており、出社している人が限られている場合、実際に荷物を受け取るべき人が出社していないケースも考えられます。もちろん、◯◯さん宛の荷物が届きましたと文字で連絡するだけでも良いのですが、複数の荷物を受け取る人の場合ですと、どの荷物が届いたのか分かりづらかったりします。そんな場合も、写真を撮って、ビジネスチャットに投稿するだけで、荷物を受け取る人は、荷物が届いたことだけでなく、どんな大きさで届いたかも把握することができます。

誤解を極力減らすコミュニケーションこそが一番効率の良いコミュニケーション

日本語の場合、一つの物事を表現するにも様々な表現方法があり、言葉の選択によっては、相手に尊大なイメージを与えてしまいかねません。だからといって、色々と回りくどい表現をしてしまっては伝わるものも伝わらなくなってしまいます。曖昧な表現をするとコミュニケーションの受けて手としては、理解が正しいかを確認しなくてはならず、理解の正しさを検証するために、複数のやり取りが発生してしまいます。すると、コミュニケーションが冗長となり、業務効率の低下を招いてしまいます。

画像の方が、文字よりも情報量が多いため、スクリーンショットや写真等の画像をベースにコミュニケーションを実施することで、議論の対象を言葉で表現する必要がなくなるだけでなく、意図しない解釈の可能性も低くなることから、コミュニケーションが効率的になります。

ビジネスチャットは、手軽に画像をコピペし投稿できるため、このような、画像をベースにしたコミュニケーションを実施する際においても、最適なツールとなります。