チームでオンライン秘書業務をしている理由

女性経営者向けオンライン秘書チームを運営しているあつみです。

事務サポート業務をチーム体制でサポートするようになって5年になります。

「どうして一人のクライアントを一人に全部任せないのですか？」
「チーム制なのはなぜ？」

という質問をこの1週間で複数いただたので、
興味のある方が多いのかなと思い
ブログでもお伝えすることにしました。

チームでバックオフィスサポートを始めたきっかけ

私がチーム体制での秘書サポートを業務をしようと思ったのは
起業してすぐ、継続サポートのクライアントが3名ほどになった頃。そのころは、ブログやSNSの更新サポート業務がほとんどで
土日以外は毎日お客様のブログ更新を行っていました。

もし私が事故や災害などで仕事ができなくなったら
お客様の業務に支障がでてしまう

ふと、そんな不安にかられたのです。

何かの理由で一時的に仕事ができなくても続けられる体制

例えば災害時や出産のように一定期間だけお休みしたい時に
同じクライアントを担当するメンバーが
お互いにフォローできる体制をつくっておくことで
お客様に迷惑をかけないだけでなく

「継続して働く事ができる環境」

を作りたいと思っています。

そのため、住んでいる地域や家族構成が
できるだけ異なるメンバーをチームにするようにしています。

お子さんの入院中の１週間、他のメンバーが代理でやったことも過去にあります。

得意なことを得意な人が行うことで、win winの関係

また、ご依頼されるバックオフィス業務は多岐にわたっています。

あるお客様の業務の一部を書き出すと
・メール代行業務
・SNS運用代行業務
・経理業務
・ITサポート業務
・WEBライティング
など、これ以外にもまだあります。

これらを一人で全部対応することも可能かと思いますが、
例えばライティング経験がないのに文章を書くのはちょっと大変ですよね…。

それぞれの秘書がそれぞれの得意分野を活かして
サポートをした方が、秘書の負担にもならず、
お客様へのサービスの質も上がります。

一人でサポートでできる量には限界がある

これは私の経験からなのですが、
私自身が同時に継続的に担当する事務局の件数は決めています。

HSP気質があるため、
秘書メンバーさんの日々のサポートの報告や、
何気ない会話のやり取りで
「ちょっと今、テンパってるかも」
「メンタルが落ち気味かも」
ということに気づいてしまうんですね。

また、おおよその業務スケジュールは把握しているので
プロモーションが重なったりでキャパオーバーになりそうなこともわかり、

メンバー本人ができる、と思っていても
客観的に見てこれ以上はキャパオーバーだろうと思うこともあります。

キャパーオーバーになるとミスを起こすことも考えられるため
お願いする業務量はそれぞれの状況に合わせて上限を決めています。

混乱からくるミスのリスク回避

似た業種のクライアントを担当したり、
一人のクライアントでプロジェクトごとに
取引する企業が異なることがあります。

別のお客様の情報を誤って流出させることのないよう
担当をわけることもあります。

このような理由から、
クライアントの要望や業務が少ない場合などを除き、
複数のメンバーでクライアントを担当する
チーム制でバックオフィスサポートをしています。

一人ですべてを担当しているクライアントさんもいらっしゃいますので
この限りではありません。

業務内容やご要望にあわせて
サポートいたしますのでなんでもご相談くださいませ。

オンライン秘書アシスタントサービスOffice ATSUMI