ネット広告代理店が業務効率化ツール導入を検討する上でおさえておきたい３つのポイント

はじめに

こんにちは！ATOMマーケティングチームの小芝です。
私はネット広告代理店での経験を経て、今年の4月に広告代理店向けの業務効率化ツール運用型広告統合管理プラットフォーム「ATOM」を提供しているSO Technologies㈱に入社しました。

ATOMチームのnoteでは、代理店の皆さまにとって、少しでも「聞いてよかった！」「今後の仕事に取り入れてみよう！」と思って頂けるような情報発信を目指しています。

今回は、広告代理店が業務効率化ツールを導入する際のポイントをお伝えしたいと思います。ツール導入のハードルの高さは企業によって様々で、事業規模・人員体制・クライアント（広告主）への提供サービス内容など、多くのことに左右されます。もし、これを読んでいる皆さまが、「お客様と向き合う時間を増やしたい」と考えられているのであれば、ツールを使って効率化を実現することは重要です。ツールの導入を検討している・導入したがうまく活用できていない、といった、広告代理店の皆さまはぜひ本記事をご覧ください。

■ネット広告運用における、業務効率化ツールの導入目的と意識すべきポイント

業務効率化ツールは、“導入”が目的ではありません。一番の目的は、実際にツールを活用し、導入前の“課題を解決すること”です。さらに、こうしたツールは、自走化させ、永続的にツール活用ができる運用を構築することで、新しい価値を生み出すことも可能です。

ツール導入には、具体的な目的があるかどうかが大切です。では、実際に導入を検討する際にどのようなことを考えるべきか。押さえるべきポイントは３つあります。

ここからは、具体例を交えつつご説明しますので、自社に当てはめて考えてみていただければと思います。

■①解決したい課題と要因を整理する

導入にあたって目の前の目的、つまり、“なんのためにツールを導入するのか？”を考えましょう。まず、実際に手一杯になっている業務を上げてみましょう。以下は、実際お打ち合わせで広告代理店の方から多く寄せられる「効率化したい業務内容」です。

【効率化したい業務内容例】
・レポートの作成工数
・日々の進捗確認の工数
・入札調整、入稿業務
・提案資料の作成時間　　　　など

本記事内では、ATOMに最も多く寄せられる課題である「レポート作成工数」を例に考えていきます。

「レポート工数を削減したい」が最重要課題だと判断したら、次は 「“なぜ工数が増えているのか？”」「ツールで解決するのか？」を考えます。レポート作成業務の工数負荷が重いという課題1つに対しても、“なぜ？”を理解することで、本質的な課題が見えてきます。企業によって要因は様々ですが、ツール導入によって“なぜ？”が解消されるかどうかを考える必要があります。

以下は、よくあるレポート作成が工数負担となる原因例です。“これらが解決できるのか？”も合わせて考えてみましょう。

【レポート作成工数が課題となる原因】
[1]　社内でレポートフォーマットが決まっていないから
[2]　担当者毎に、各クライアント用のレポートに個別対応しているから
[3]　定例報告会用の資料が増加している、高頻度の広告レポート提出が必要となっている

■②効率化により生まれる価値を考える

2つ目のポイントは「効率化により生まれる価値を考えること」です。ツール導入では、①で見出した課題を解決することだけでなく、課題解決の先ににどんな価値が生まれるかまで考えておくべきです。その価値が、費用を出すに値するかどうかが導入の判断基準の一つになります。

業務効率化の大きな価値は、2つの視点があります。「社内環境・生産性」と「クライアントへの価値提供」です。ツールを導入することで、課題解決も含め、以下のような成果を出すことが可能となります。

※①に続き、「レポート作成工数」の課題解決をゴールとします。
・ツール導入により工数負荷が多い業務工数を削減・効率化する
・かけるべき業務に時間を割くことができる
・時間の制約上今まで提供できていなかったサービスを新たに提供する
・新たなクライアントの依頼を受け入れる

レポート削減工数の課題解決は 、ツール導入によりレポート作成自動化することで実現します。効率化した先の提供価値としては、例えば、余剰の時間ができたことで、月次レポートだけでなく週次レポートの提出を新たに始めるなど、サービス内容の拡充も視野に入ります。担当者単位で業務工数が削減されるということは、新規クライアントを受け入れられるようにもなります。また、作業時間が効率化されたことにより成果改善（改善入稿・入札調整・新たな提案）などのクリエイティブな業務時間を創出できる、またはクライアントと新たな戦略を議論する時間を増やすことも可能となり、クライアントへ高い満足度や信頼を生むことも可能です。そもそも、数十時間に及ぶルーチン業務が削減されること自体が、従業員にとってプラスに働くこともあります。  

効率化した先の「価値」が大きく、かつ具体的に想定できる広告代理店は、ツール導入を進めるべきだと判断できるのではないでしょうか。

■③社内の理解と、運用ルールの内部調整

ここまで、ツール導入をすべきかどうか？に視点を置いていましたが、3つ目に重要なポイントは、社内調整です。

既存のやり方を変え、新しいことを始めるには根気がいります。導入時には、現場の担当者にとっては一時的に業務量が増えてしまうため、抵抗がある担当者もいると思います。また、経営層から「今のままで回っているなら出費を増やさなくてもいいのでは」という反応が返ってくる可能性もあります。

ツールによって“本質的な課題が解決する”ことを現場やの担当者や上層部に理解してもらうことが、ツールの導入を円滑に進めるために最も重要とも言えます。 その上で、社内の運用フローを再度整備するところまで視野に入れましょう。導入して完了ではなく、課題を解消しつつ、より効率的な運用フローを作っていくことが、ツール活用では大切なことです。例えば、担当者ごとに異なっていたレポートのフォーマットを会社として統一する、引継ぎ事項は必ずツール上にメモしておく、カスタマイズしたレポートを登録するときのルールを決める、など です。

ツール導入では、社内関係者を巻き込んでいくこと、既存運用のルールやフローを微調整することができると、効率化に向けて大きく働いていくはずです。

■まとめ

ここまでお読みいただき、ありがとうございました！
本記事では、「ツール導入検討において何を考えなければいけないか」をご紹介してきましたが、いかがでしたしょうか？今回ご紹介した内容は、自社がそもそもツールを入れるべきか？を考える判断基準にもなるかと思います。

① 解決したい課題と要因の整理 
② 効率化により生まれる価値を考える
③ 社内の理解と、運用ルールの内部調整 

本記事が、広告代理店の皆さまの業務改善のきっかけになれば幸いです。
ATOMマーケティングチームでは今後も広告代理店業に関する様々な考察やノウハウをnoteで発信していきますので今後ともよろしくお願いいたします！

ATOM : https://www.atom.tools/