納期を厳守するだけで10人に1人の存在になれる
・現在「税金に関する記事」を提供するWebライターチームを運営中。
・ライターさん8人、ファクトチェック担当の税理士さん3人、司法書士さん1名、その他のチェッカーさん2人、Webプログラマーさん1人、その他のもろもろの作業を手伝ってくれる方2人で構成されています。
・現在、チームが発足して10ヶ月目です。
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クライアント対応で特に気をつけていること
オンラインの仕事では、クライアントに信頼してもらうことがとても大切だと考えています。
実際に顔を合わせている場合なら「仕方ないな〜」と許されるミスでも、オンラインだと許容されないことがあるからです。
許容されないというのは、叱られるということではなく、たとえば納期を厳しく管理されることや、タイトル案が通りにくくなること。これは「あなたのことを信頼できないからこちらで管理する」というクライアントのメッセージだと思います。
こうした状況になると、仕事が非常にやりにくくなるんです。だから、クライアントの印象に残りやすい「納期」については、絶対厳守だと考えています。
健康を前提にしてスケジュールを組むから納期を守れない
納期を守り続けることができる人って、かなり少ないんです。
これは私が発注側の立場になって初めて気がついたことで、納期を「厳守」してくれる人は全体の「10%」以下なんですよね。
納期を厳守できない要因は、ほとんどが「体調不良」。
多くの方が、納期まで健康でいることを前提としてスケジュールを組んでいるんです。
だから、自分や家族が体調不良になると納期を守れなくなってしまうんですね。
一度だけ、納期を守れなかったことがある
私も、一度だけ納期を守れなかったことがあります。入稿日が1日ずれてしまい、翌月になったんです。
初めは、私が入稿担当さんに連絡し忘れたんだと思っていました。でも、チャットを遡るとちゃんと連絡していて・・・💦
なぜ入稿日がずれたかというと、イレギュラーな指示をだしていたからなんです。入稿用のドキュメントに最終調整が入る可能性があったので「明後日以降入稿してください」という指示をしていたんですね。（これは、明らかに私のミス・・・。）
これが原因で、入稿さんのタスク管理から漏れてしまったみたいです。
これ以降、なるべくイレギュラーを出さないよう気を付けており、さらに、チャット上でタスクを立ち上げて「2人体制」で納期管理をしています。
納期を厳守するだけで10人に1人の存在になれる
相手を変えることはできない
チーム内では「体調不良で納期が遅れるのはOK」というルールです。そのかわり「なるべくはやめに連絡してください」とお伝えしています。
なぜこのようなルールにしているかというと「基本的に相手を変えることはできない」と考えているからです。
仮に「体調不良も考慮して納期を設定してください」と伝えたとしても、変わることができない方が圧倒的に多いんです。
こういうのって、人から言われるのではなく、自分で決断しないと変われないんだと思います。それぐらいハードルが高いことなんです。
私の場合はクライアント対応で痛い目にあったことがあるので、それからは「納期厳守」を心がけるようになりました💦
納期を守るためにやっていること
私の立場だと、自分や家族、さらには、ライターさんやチェッカーさん、入稿担当さんの体調不良を考慮してスケジュールを組む必要があるので、かなり余裕をもって納期を設定します。
1人でライティングする仕事の「3倍」です。
クライアントさんからの受注量に対してメンバーの数が多いのも、不測の事態を吸収するためで、スケジュール管理とメンバーの数でなんとか乗り切っています。
なぜ、あなたの仕事は終わらないのか
納期の考え方については「なぜ、あなたの仕事は終わらないのか」という本がとても参考になります。
私の実体験では、納期を厳守できる人は全体の10%なんですが、この本によると100人に1人なんだそうです！（ということは、私は仲間に恵まれているんですね！）
締切を厳守するためにこの本が提唱しているのは「最初の2割の時間で8割終わらせる」という手法。
仕事が終わらなくなる原因の９割は、締め切り間際の「ラストスパート」が原因です。
ですから、 10 日でやるべきタスクだったら、その２割の２日間で ８割終わらせる つもりで、プロジェクトの当初からロケットスタートをかけなければなりません。
私はここまで徹底できていないけれど、考え方はとても参考になります。
納期厳守の人が高く評価される理由
クライアントとやりとりをしていると「いかに時間と手間を省くか」に重点を置いていると感じます。相手が経営者の場合は、特にその傾向が顕著です。
納期を守れない人と仕事をすると「ちゃんと納品されるかな」とか「事前にリマインドしておこう」とか多くの注意を向ける必要があります。この「注意を向けなければいけない状態」は、多くのリソースが割かれるんです。
経営者はただでさえ時間がなく、毎日多くの決断を求められるので、こういう「注意」にリソースを割かれるのをとても嫌うんですよね。
だから、心配しなくてもきっちりと納品してくれる相手を評価するんだろうな、と。
「少し気にかける必要があるのか」と「全く気にかけなくても良いのか」には天と地ほどの差がある
「たまに納期に遅れる分には、信頼関係に影響がないだろう」と考える人も多いようです。
でも、実際には「稀に納期に遅れる」のと「全く納期に遅れない」には天と地ほどの差があると思います。
たとえば、炊飯器でご飯を炊く場合、その間の約1時間は「全く気にかけなくても良い」ので、他のことに集中できます。
でも、鍋で炊飯するときは「少し気にかける必要がある」ので、注意力が散漫になりますよね。私の場合、仮にこの時間に仕事をすると、仕事のクオリティが下がるか、ご飯を焦がすか・・・の2択になりそうです。
少しでも注意を向けなければいけない状態は、意外にも、とても多くのリソースを消費することになります。
そして、稀に納期に遅れるケースというのは、まさにこの状態です。クライアントは「もしかしたら納品されないかも？」と、気にかける必要が出てくるんですね。
だから「少し気にかける必要があるのか」と「全く気にかけなくても良いのか」には天と地ほどの差があると思うんです。
「納期厳守」は大変だけど、こだわる価値がある
というわけで、納期を厳守することはとても意味があることで、こだわる価値があると感じます。
納品物のクオリティを上げることも大切ですが、同じぐらい「納期厳守」の実績を積んでいくことを大切にしたいです。
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