基本のビジネスコミュニケーション

お世話になっております。
社会人歴何年になったのでしょうか。改めてコミュニケーションの重要さを感じる機会があったので、ビジネスコミュニケーションの基本と大切にしていきたいことをまとめました。

ビジネスコミュニケーションとは何か

「ビジネスコミュニケーション」とは？

互いの共通認識を作り、信頼関係を築くこと。
気をつけてたいのは「ビジネスコミュニケーション力」と「伝達力」は異なる点です。
伝達力は「情報を正確に伝えること」に力点が置かれますが、ビジネスコミュニケーション力は「相手との関係づくり」に重点が置かれます。

ビジネスコミュニケーションにおいて重要なのは

「自分が伝えたい内容が伝わったか？」ではなく「相手が聞きたい内容が伝わったか？」であり、その本質は「伝える能力」ではなく「相手に対する想像力」です。
相手にどうしてほしいのかという「自分の意図」を明確に示しつつ、
表現や言葉を慎重に選んで相手との信頼関係を構築していく必要があります。

ビジネスコミュニケーションの具体例

• 社内の報連相（報告・連絡・相談）、意見交換、部下への指導、顧客対応はもちろん、社外パートナーとのやりとり。

• ビジネスコミュニケーションの手段は、対面・口頭による会話以外に、電話、メール、ビジネスチャット、ウェブ会議などによるコミュニケーションがあります。

ビジネスコミュニケーションの目的

そもそもビジネスコミュニケーションは、何のために行うものなのでしょうか。
続いては、「情報共有」「認識のずれを修正する」「風通しの良い職場を作る」「従業員エンゲージメントを強化する」という、ビジネスコミュニケーションの 4 つの目的について紹介します。

情報共有

情報共有とは、各人が収集した、あるいは持っている情報を共有して確認し合ったり、活用したりするものです。
いわゆる報連相の中でも、報告と連絡は情報共有のために行います。スケジュールや進捗状況の確認などは、情報共有の典型です。

認識のずれを修正する

メンバー同士の認識のずれを修正するのも、ビジネスコミュニケーションの目的です。
情報共有に似ていますが、単に情報を共有するだけではなく、考え方や価値観、コンセプトを共有するすり合わせをします。

風通しの良い職場を作る

風通しの良い職場とは、上下関係がフラットで、従業員の誰もが発言しやすく、自由な雰囲気の職場のことです。
この場合のビジネスコミュニケーションは、挨拶やちょっとした雑談も含みます。日常的で多様なコミュニケーションによって良好な人間関係が築かれ、職場環境が健全に保たれることが期待できます。

従業員エンゲージメントを強化する

ビジネスコミュニケーションが盛んに行われている会社では、一体感や結束感が生まれやすくなります。
結果として、会社に対する信頼感や帰属意識、収益増大に貢献したいという自発的な意欲が生まれます。
このような従業員エンゲージメントの向上は、会社の業績アップや、より多くの人材の確保に結びつくものとして注目されています。

ビジネスコミュニケーション 3つの基本スキル

ビジネスコミュニケーションに求められる基本スキルには、以下の3つが挙げられます。

• 伝達スキル

• ヒアリングスキル

• 質問スキル

伝達スキル

まず一つ目は、自分が伝えたい内容を明確にし、話の筋道を作ってロジカルに伝える「伝達スキル」です。
ビジネスで重要なのは、自分の意見や考えを相手に伝える力です。伝達スキルが未熟だと意思疎通がうまくいきません。
このスキルを磨くためには以下のようなことを意識すると良いでしょう。

• 専門用語を使わず、簡単な言葉で伝えるようにする

• 断言することで相手の不安を解消する

• 最初に結論から話す

• 期日や期限を明言する（〇日後、〇時間後、〇分後）

ヒアリングスキル

相手の話を理解し、意図をつかむ能力のことです。
ビジネスコミュニケーションを取る上では、単に相手の会話を「聞く」だけでは不十分で、相手の意図を正しく把握することができなければ、意思疎通が難しくなりビジネスが立ち行かなくなります。

ここでのポイントは「いかに相手の話をしっかり聞いているかを理解してもらうこと」です。
相手の話は最後までしっかりと聞いた上で、自分の意見や話をしたり、適度に相槌やアイコンタクトを取るといった対応を意識しましょう！

質問スキル

会話の中での不明点や疑問点について深掘りする「質問スキル」も欠かせません。
ビジネスでは、相手の意図や状況を正確に把握し、適切な判断や提案を行っていくことが重要です。

例えば、上司から顧客データ管理作業の指示をもらった際、「目的」「内容」「期日」「提出形式」などを明確に確認しておかなければ「こんなはずじゃなかった」という事態になりかねません。
質問には「クローズドクエスチョン」と「オープンクエスチョン」の2種類があり、使い分けを意識すると良いでしょう。

• クローズドクエスチョン：初対面に対する質問や、端的な回答が欲しい時は、YesかNoかで答えてもらいたいときに活用。

• オープンクエスチョン：相手の深い考えや自由な意見を引き出したい時に活用。

おわりに

自分本位・一方的にならず、相手との対話を意識してコミュニケーションをとっていきたいと改めて感じました。
自分の対応ひとつでビジネスが円滑になると思えば、前向きに取り組めそうです。