リモート会議に必要な工夫

コロナウィルスの影響で、昨年から、自宅や近くのオフィスからリモートワークをする人が増えていると思います。私も緊急事態宣言が発令されて以降、ほとんど、自宅でリモートワークをやる環境になりました。事務所には、数カ月に一回程度しか出社していません。

普段の業務が、一人でコツコツ進められる業務内容ならば、リモートワークでもあまり影響はないでしょう。実際、同僚の中には「通勤時間が削減され、快適な環境になった」という声も聞きます。

一方、リモート会議はどうでしょう？

リモート会議では、数人が同時にしゃべり出すと、聞き取れなくなるので、２、３人が話し、他の人はマイクをミュートにします。
画面にカメラ映像（顔）を出すと、映像や音声が途切れることが多く、画面は会議資料のみ写し、音声で会議を進める事もあります。

すると、自分の意見は、何となく伝わるのですが、細かい要望やニュアンスが伝わらなかったり、相手の雰囲気や思いをくみ取れない場面があります。特に、複数メンバーでアイディアを出し合いながら進める業務になると、リモート会議は向いていないかもしれません。マイクをミュートにしているメンバーからは、なかなか意見が出てきません。ひょっとしたら、一部のメンバーは、会議に集中していないかもしれません。

そこで、リモート会議を効率的に進めるため、自分が実践しているいくつかの方法を紹介します。

会議前の準備

・会議で議論する「たたき台」資料を用意しておく（可能なら事前に配布）
・会議の進行や方向性を大まかに予想しておく

もちろん「たたき台」には、導きたい方向性を意識した資料にしておきます。でも、実際の議論で違う方向になっても、問題ありません。

会議中の対応

・進行役は、大げさなくらいの話し方をする（ある意味、演技する）
・沈黙している参加者を指名し、会議に参加させる
・意見が出てくるまでの待ち（オンサイト会議より長めの時間をとる）
・終了予定時刻を意識し、進行する

会議後の作業

・なるべく早く議事録を共有する（会議終了後、数時間以内）
・次回会議の前に、担当者の進捗確認する時間を設ける

議事録は、メモレベルで構いません。簡単なメモでも、短い間隔でインプットされると、参加者の記憶に残ります。これが次回の会議に活きてくるでしょう。

最後まで読んでくださり、ありがとうございます。既に、実践されている方は、更なる工夫ポイントを教えていただけたら、幸いです。