誰でも直感的に使える仕組みをつくってラクに楽しく働きたい
こんにちは、ameです。商業ディベロッパーの法務部で商業施設の出店テナントの契約管理をしています。
業務に追われる毎日を変えるべく、ノーコードやRPAの勉強を始めました。
先週のあらすじ
とにもかくにも忙しく、爆速で帰るために集中力を高めて仕事を終わらせるアイディアを考えてみたよ。
あれからの私
全然帰れないし、むしろ先週より遅いし、ホントこれマジどげんかせんといかん！
ということで今回は職場の課題をデジタルテクノロジーで解決するアイディアを考えてみました。今度こそ、早くおうちに帰りたい！
そもそもどんな仕事しているの？
私の仕事を簡単に説明すると、『自社で運営管理するショッピングセンターに出店しているテナントの、審査、商号や住所などの情報管理、賃料請求用マスター作成等の管理業務』(以下 テナント管理業務という）となります。
簡単な契約書作成などもやっていますが、テナント管理業務の比重が重すぎるので、なかなかTHE法務部という仕事に手が回っていません。
こんな理由から今回は特にテナント管理業務にスポットを当ててみました。
あるべき姿⇒法務としての専門性の高い仕事ができるようになる。
現状⇒管理業務に追われ、法務の仕事に力を入れられていない。
あるべき姿と現状のギャップを埋めるアイディア考えます。
課題① テナント情報登録の為の書類を集めるのが大変
改善案：テナントと営業担当者がいつでも提出書類をWEBで確認できるようにする。
実装案：Fomsで必要書類の確認と提出前のアンケート入力を行い、不足があった場合はエラー連絡がいくようにする。
気づき：今まで不足書類確認のため、営業担当者が書類を回収をしていたが、不足がないならテナントから法務部への書類送付でもよいかもしれない。
課題② 提出書類の内容確認を誰にでもできるようにしたい
改善案：カメラで書類を撮影したら自動で確認作業をしてくれる仕組みを作る
実装案：AI OCRで文字情報を読み取り自動判定させるRPAの作成
気づき：内容確認が不要であれば法務部で書類受付をする必要が無いかもしれない。
課題③ 情報登録申請書類の作成と提出に手間がかかる
改善案：申請から登録までをPCの前で完結するフローを作成する
実装案：Power Automateを使用した申請フローを作成する
気づき：不要な紙の書類が減り、コピーを取ったり印刷したり、渡しに行ったりする手間が減りペーパーレスにつながる。テレワークでも対応可能な業務になる。
各アイディアの影響度
①はすぐに実装できて効果が高そうでした。
②はいいアイディアかもと思いましたが、実装難易度に対して楽々度がいまいちでした。業務自体は難しくないので、処理件数が今よりもっと増えてきたら影響度は上がりそうです。
③は実装のハードルもありますが、今一番実現して欲しいという思いが強いです。
今回のアイディアについてアドバイスを貰ってみました
同じ部署のＫさん
今まで考えてもみなかった、アイディアで驚いたけど、実現イメージが出来るからすごく良い。課題①はすぐにできそうだから、早く始めたいね。
他の業務にも応用できそう。
社外のＹさん
課題①③に関しては、読んでいて課題・改善案・実装案とイメージができました。実現できればメリットは大きそうですね。
課題②は、実現難しそうですね。「AI OCR」がどういったツールかわからないことや詳細な業務を理解していないこともありすが、イメージしただけでも実装するにあたり課題が多いと感じました。
実装イメージが伝わって良かった！あとは行動あるのみですね。
まとめ
効率化を考えていったら、アレアレ？もしかしてやらなくてよい仕事たくさんあるのでは！？ということがわかりました。「それあなたの部署の仕事でしょ？」って慣習って怖いですね。組織を変えるのは大変ですが、自分の行動は今からでも変えられます。ガンバロー エイエイオー。
次週につづく
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