業務効率化　～紙資料の整理編～

以前の記事で「ＰＣスキルの習得編」とまるで他にも○○編ある感じで書いたのに、その後更新できていなかったので、今回は続編として「紙資料の整理編」を公開する。

ちなみに前の記事はコレ↓

さて、様々な仕事がデータ化されてるとはいえ、まだまだ紙ベースの資料も多いのが現実。

特にいま働いている建設業界は他の業界と比較してＩＴ化が遅れているともいわれている。

実際に、注文書・請書・請求書・見積書・契約書・覚書…と多くの書類があり、紙でやり取りをしている。

そして保管の期限も定められており、中には10年間保存しておく必要があるものも存在する。改修工事などの保証期間を考えれば当然ではあるのだけど！

こんな状況で、自身がどのように管理しているかを紹介する。

・クリアファイルに保管する
→まず書類をなくさない、折らないという最低限の保管ができるような状態にする。

・ファイルごとにインデックスを付け、中身を把握する
→マニュアル、支払依頼、見積書、一時保管用、依頼対応中などに分け、中身がすぐにわかるようインデックスを付けている。

　依頼対応中のファイルは定期的に中身を確認するが、マニュアルは必要な時だけ見るなど、使用用途によって分けている。

・提出書類は履歴を残す
→見積書などメールで送る場合は送信履歴をさかのぼれば良いが、郵送ではそうはいかない。郵送の場合は必ず送付状をつけるため、送付状のエクセルデータに履歴シートを作成し、日付・相手先・種類・部数などの情報を残すようにしている。

そうしておくと、返信をいただく書類などで催促連絡をする際も、いつ頃おくったものと伝えることで話がスムーズになると思う。

・メモなど付箋を貼り付ける
→例えば返送書類で記入すべき項目などに不明点があれば、付箋をはっておき、確認中であることが一目でわかるようにしておく。

　そうすれば、未記入で返信してしまうこともなるし、どこが分からなかったっけ？といって一から読み直す必要もない。

以上、４点が当たり前ではあるけれど、紙資料の整理をする上で気を付けているポイント！

個人的に整理整頓は苦手で、嫌いな家事ランキングをつければ掃除が堂々の第一になる。

とはいえ、仕事なので努力して整頓するようにしている。今後もきちんと整理しつつ、一方でＩＴ化するという方向での効率化も検討したい。