#098_共感を生む指示の出し方

自分がリーダーとしてプロジェクトを進めていくときには、多くの人を巻き込んで、協力してもらいながら進めていかなければいけません。

プロジェクトを進めていくうえで大事なことの１つが「指示出し」です。

人数が多くなればなるほど、自分がどういう指示を出すか、が重要になり、指示の出し方１つでそのプロジェクトの進捗が変わってくると思います。

今日は自分なりの「指示の出し方」について書いていきたいと思います。

01. 責任者がはっきりしている指示

最初に大事なのが、指示をお願いする人（責任者）を明確にすることです。

バイネーム（be name）とも言ったりしますが、個人の名前をしっかりと示すことが大事です。

ある依頼を5人のチームにお願いしたときには、誰がそのタスクの責任を持つのか明確にしておきます。

そうすることで、チーム内での役割が明確になりますし、自分も状況把握をするときは責任者にすればよいということで情報を集約できます。

責任者が不明の仕事は、野球のフライを捕るときに、お互いが譲り合って結局ボールが落ちてしまうように、主体性を発揮しにくくなると思います。

具体的に誰がそのタスクを引っ張るのか明確にすることが指示だしの最初の一歩だと思います。

02. 何をするかが明確な指示

仕事を依頼するときには「何をしてほしいのか」ができるだけ「具体的」に示されていることが必要です。

例えば、テレワーク中の業務内容がわかるように「週報」を提出してほしい、という依頼をしても週報の持つイメージなんて100人いれば100人のフォーマットが違ってきます。

チームメンバーがそれぞれの週報を出してきて、そのイメージが自分の想定する形でなかったとしてもそれはある意味当たり前の話で、「こんな内容を週報とはいわない」と否定しても相手には刺さりません。

週報に対する明確な答えはないわけで、それなら最初に週報で報告してほしい項目を列挙しておくべきだと思います。

また必要ならエクセルなどでフォーマットを作って送ります。
（さらに場合によっては記入例をつけます）

この仕事はフォーマットの作成能力を図るものでも、相手の文章力を図るものでもなく、自分が知りたい情報（業務量や進捗状況や課題など）を把握することが目的です。

それなら、そういう項目を明確にして相手に伝えた方が、自分が知りたい情報を明確に知ることができますし、作成側も必要以上に時間を取られる必要がなくなります。

依頼するタスクの内容によってどこまで具体的にするかは変わりますが、ミスコミュニケーションが発生しないような配慮は必要だと思います。

03. やることの意味を伝える指示

指示をするときに最も大事なポイントはなぜそのタスクをお願いするかという「意味」をしっかり伝えることです。

ここで相手がこちらの目的や意図を理解して、腹落ちしてくれると、自分が予想する以上のアウトプットが出てきたりします。

先ほどの週報の例であれば、「そういう目的なら、この項目も加えた方がいいかも」など目的に応じて、よりしっかりと伝えてくれることもあります。

逆にここが明確になっていないと、ただ指示された仕事をやるだけになってしまい、仕事に想いが乗らなくなってしまいます。

人は想いの熱さによって行動量が変わってくると思っているので、指示をするときに1番気を付けているポイントになります。

04. まとめ

いかがでしたでしょうか。

個人的には出てきたアウトプットの質は「指示した人の依頼の仕方によって決まる」と思っています。

指示が抽象的であれば出てくるアウトプットも抽象的ですし、具体的で意味のある依頼ができていれば、しっかりしたアウトプットが出てくる。

出てきたアウトプットが自分の思う内容でなかったときに、仕事をした人の能力のせいにしたり、指示に対しての理解度のせいにしたりしても何も良い方向には進みません。

「共感を生む指示だし」ができるようにもっとやり方を工夫していきたいと思っています。


最後まで読んでいただき、ありがとうございます。