#029_仕事に取り組む前には「正しい準備」をしよう！

今日は当たり前のことを書いていきたいと思います。
「よく準備で8割決まる」と言われたりしますが、本当にその通りです。

ただ、準備が大切と言いつつ、「正しい準備」ができている人は意外と少ないように感じています。

「準備」という言葉はとても便利で、「今週は～～のプレゼンに向けて準備をします。」というと、なんか仕事しているっぽい雰囲気が漂います。

ただ、具体的に「何のために」「どんなことを」「いつまでに」準備するのかが明確になっていなければ、正しい準備はできません。

そこで今回は仕事における準備の仕方について書いていきたいと思います。

01. 自分の役割を明確にする

仕事の規模が大きくなるほど、様々な人が関わってきます。

僕はプロジェクトのリーダーとして動かすこともあれば、メンバーとして関わることもありますが、それぞれで当然、立ち振る舞いが変わります。

リーダーとしてプロジェクトを動かす場合は、この記事では書ききれないので、今回はメンバーとして関わる場合を想定したいと思います。

メンバーとして関わる場合には、自分のプロジェクト内における役割を明確にしておくほうがいいです。

これからの時代はより「アウトプット」が求められるようになります。

在宅勤務をしていた方は、特に実感したかもしれませんが、自分がそのプロジェクトに対してどれだけアウトプットをしたかということが、その仕事に対しての自分の貢献度を表す指標になります。

アウトプットを出そうと思ったら、自分の役割が何か、明確にしておかないといけません。

メンバーはリーダーに「求められる役割」を聞く方がいいですし、リーダーは各メンバーに「求めている役割」を明確に伝えた方がいいです。

「求められている自分の役割」を知らない限り、正しい準備はできません。

02. 仕事の前提条件を確認する。

仕事の準備は「仕事の依頼を受けた瞬間」から始まります。

1番良くないのは、「～～の業務をお願いします」と言われたときに「わかりました」と受けてしまうことです。

いつもやっているルーティンワークなら問題ないですが、プロジェクトや企画に関わるときは最低限、次のことを確認しておく方がいいと思います。

・期　限　：いつまでに完成させる必要があるのか
・目　的　：何のためにするのか
・制約条件：予算、人員など制約条件はあるのか
・背　景　：どういう経緯でこの仕事が発生したのか

僕は、特に「背景」について理解するようにしています。

なぜなら、仕事が依頼された背景によって、仕事の前提が変わってくることがあるからです。

例えば、部長から「部門内の費用削減に関して提案をしてほしい」と言われたときに、「何のためにですか？」と聞いても、「効率化のためだよ！」「利益を確保するためだよ！」と言われてしまったりします。

そういうときに「そもそもなんで経費削減をする方向になったんですか？」と聞くと、「コロナの影響で売上が下がっていて、社長から各部門の費用構造を整理するように指示があって・・・」と状況がわかります。

背景を聞くことで、本当の依頼者は「社長」で、本当の目的は「コロナの売上減少をカバーしたい」ということがわかります。

それなら、言われたとおりの仕事＋売上を上げる施策を提案してもいいかもしれません。

背景を理解することで資料の作り方や提案の仕方自体が変わることがあるので、ここは抑えておく方がいいです。

「依頼背景」を知らない限り、正しい準備はできません。

03. タスクと納期を細分化する。

「自分の求められている役割」と「仕事の前提条件」がわかったら、最後はその仕事を完了させるために「タスクの細分化」を行い、それぞれのタスクごとに「納期」を決めていきます。

これはガントチャート（詳細はGoogle先生で）のような形で作業計画を作っていくイメージです。

ここで大切なのは、最終的に提出する「アウトプット」のイメージができているかということです。

アウトプットのイメージがない中でガントチャートを作ること自体が目的になってしまっては本末転倒です。

あくまでガントチャートはツールです。

大切なのは、最終的な「アウトプット」に向けてタスクとタスクごとの納期が明確になっていることです。

「アウトプットのイメージ」がない限り、正しい準備はできません。

04. まとめ

いかがでしたでしょうか。

ここまでが事前準備としてできていれば、あとは作業をするだけです。
作業はひたすら集中して頑張りましょう！笑

「準備」っていい仕事をするためには、本当に大切です。

今日は日曜日ですが、月曜日からの仕事の準備ができているかで、出てくる「アウトプット」は全く変わってきます。

これからも準備の時間を大切に仕事をしたいと思っています。


最後まで読んでいただき、ありがとうございます。