#024_フォーマットを意識した仕事術

社会人経験が10年を超えてくると、様々な立場やポジションを経験してきます。

メンバーとして仕事をしてきた時、マネージャーとして仕事をしている時、会社を経営していた時、それぞれの立場によって考え方が変わってきます。

ただ、当時を振り返ると、メンバーの時から全体のことを考えた仕事の仕方ができるのは重要だと感じることがあります。

今日はそんな仕事の仕方についてまとめていきたいと思っています。

01. みんなが使えるフォーマットを作る。

営業を担当していた方はそれぞれが「営業リスト」を持っていると思います。

今では、クラウドでの顧客管理サービスも増えていますし、企業ごとに共通のフォーマットを作っていることがあると思います。

自分が新人だったときはそういうシステムはなく、自分で作ったエクセルシートでクライアントの管理をしていました。

最初に自分が作ったリストには「企業名、住所、電話番号、担当者名」くらいしかありませんでした。当然ながらそれだけでは不十分です。

営業として結果を出すためにも見込み企業の管理は非常に重要です。
どうしたら効果的にアプローチできるか自分なりに毎日考えていました。

日々、リストをブラッシュアップしていく中で、「見込み度、最終アプローチ日、提案内容、担当者の悩み・・・」など項目が増えていきました。

書き出したらきりがないのですが、クライアントを獲得するために必要な情報を増やしていくと、リストでは収まらなくなっていきました。

最終的に見込みリストには最小限の項目を残して、企業の詳細は別のファイルを作り、そのファイルは、「企業訪問時にこの情報がわかれば、提案ができるというようなヒアリングシート」になっていました。

結果、新卒で入社して2年目で年間の新規クライアント獲得全国１位を取ることができました。

当時の自分の取り組みとして自分なりの見込み管理方法やヒアリングシートなどの話を紹介すると、「わかりやすい」と声もかけてもらいました。

「自分もこのヒアリングシートを使いたい」と言ってもらった時は、「僕が作ったフォーマットが誰かの役にたったんだ」と、特に嬉しい気持ちになりました。

02. 誰のためのフォーマットか徹底的に考える。

さっきの話は美談的に書いてしまいましたが、これには後日談があります。

おこがましい話ですが、当時のリストは自分の営業力がベースになっていたので、「このくらいは当然聞くよね？」みたいな項目は消していました。

そのため、新入社員には使いにくいフォーマットになってしまっていて、結局、自分のフォーマットはあまり普及しませんでした。

標準化する難しさを感じさを感じましたし、使われない寂しさも感じました。

それからはフォーマットを作るときには、「そのフォーマットが誰のためのものか」を徹底的に考えて、使う人にとって優しいフォーマットを考えるようになりました。

今思えば、新卒3年目からそのような考えを持って仕事をしていたことが、チームマネジメントや会社経営の時に役立っています。

ちなみにエクセルやワードでフォーマットを作る時には、印刷時の設定（１ページでうまく収まる）や表記ゆれが内容に日付やチェックボックスの設定をするなどの気遣いも大切になります。

03. フォーマット仕事術のメリット

今は本当に便利な世の中になりました。

営業管理、名刺管理など様々なジャンルで便利なサービスで提供されており、新人でも与えられたフォーマットになぞらえて仕事をすると、ある程度結果も出るのだと思います。

ただ、新規事業やプロジェクトの立上げなどは、そう簡単にはいきません。

立上げ時は予算もないので、いきなりシステム導入なんて難しいのが普通です。

想定外のことが起きる中で、その場に合わせたフォーマットを自分で考えて作っていかないといけません。

こういう場面の時に「与えられたフォーマットの中で仕事をしていた人」は自らフォーマットを作るという発想が生まれにくいです。

気づけば、自分が何かを生み出すという発想自体がなくなってしまっているケースもあります。

フォーマットを作ることを想定しながら仕事をすることで、新規事業のように「0→１」を立上げるような場面に立ったとしても乗り越えることができる力が身についていきます。

04. まとめ

いかがでしたでしょうか。

「フォーマットを作る＝他者目線で仕事をする」ということだと思っています。

他者目線で仕事をするのは、以前noteで書いた「仕事ができる人の共通点」の1つでもあります。

フォーマットになることを意識した仕事の仕方は、他者目線を身につけるためにもオススメのやり方です。

他の人が使うことを想定した資料やツールを作るのは大変だけど、大切ですね。


最後まで読んでいただき、ありがとうございます。