全体会議に本気で取り組んだら毎回感動するようになった話
こんにちは。株式会社CAMPFIRE 経営管理ユニット、経営企画チームの奥澤です。
CAMPFIREの今を伝えるカレンダー2024春に参加させていただくことになり、初めてnoteを書きました。読んでいただけると嬉しいです！
自己紹介
大阪府出身、大学では芸術学科で演劇を専攻し、ユニバーサル・スタジオ・ジャパンでのアルバイトを経て24歳の時に上京、経理や総務を中心にいくつかの会社を経験後、3年前の2021年4月にCAMPFIREに入社しました。
趣味はついつい色々手を出してしまい1つのものを極められないのですが、キャンプやゴルフ、テニス、最近は韓国語の勉強にはまっています。
経営企画の業務について
経営企画チームは、組織としてはファイナンスや経理と同じ経営管理ユニットに属し、以下の業務を行なっています。
社内の仕組みを整えること（規程の整備、内部統制）
意思決定が適切になされること（稟議システムの構築・運営、会議体の運営・記録）
その決定が正しく社内に伝えられ、更には社内が盛り上がること（全体会議など）
ファイナンスと経理のお仕事については坂本さんの記事で。
CAMPFIREに入社して、これまで全く触れたことがなかった株主総会や取締役会の運営に携わり、勉強になることばかりです。
株主や社外役員の皆様が正しい意思決定ができるよう、正確な情報を適切なタイミングでお伝えすることには特に気をつけています。
規程の整備や稟議システムの構築など、どれも私にとっては最優先の大事なことですが、今回のnoteはおそらく最近社内のみなさんに認知していただいているであろう「全体会議の司会のひと」として書くことにしました。
全体会議のこと
経営企画で全体会議を運営することになったのは2022年の秋からで、引き受けたものの、社内とはいえ100人以上の参加者の会議の司会をやるのはものすごく緊張するし、そういうの苦手で嫌だなぁ、というのが正直な感想でした。
でも、当時の部長とたくさん話して、落ち着いて考えてみると月に一回のこの定例で何をしたいか・伝えられるかということはとても大切でやりがいのあることだなと思いました。
経営企画で全体会議を運営するということは、単に仕切る役割ではなく、取締役会をはじめとした意思決定の場に関わっているからこそ「今このことを伝えておきたい」であるとか、そういったバランス感覚を発揮するべきだと思いました。
逆に自分がもっと知りたいことを知るきっかけにすることもできるし、それが参加するメンバーが知りたいことでもあればすごく意義があるのでは、と夢が膨らみました。
まあ、そうそうすぐにうまく行くわけでもなく、詰め込みすぎて終わらなくて落ち込んだり、毎回満足度が高い会にできている自信があるわけでもないですが…。
全体会議の運営を始めてから1年半の間にも、事業や組織含め様々な変化があり、どんなトーンの全体会議がいいのかも変わっていっている気がします。
そして、それぞれの人にとって求めるものが違うのも当然で、ある人にとっては代表の家入さんの話をまるまる1時間聞くことが一番満足度が高いかもしれないし、月次業績のことをもっともっと細かく聞きたい人もいるかもしれなくて、そういう意味でも毎回雰囲気を少しずつ変えたり、飽きないように構成に変化をつけていく必要もあると思います。
（密かに「全体会議」を「全体CAMP！」に変えられないかなと考えています。笑）
上の資料は新任マネージャーの方向けの研修資料からの抜粋で、
つまりどんなことを伝えるにしても情報を伝えるだけではなく、その情報を受け取ったメンバーがどんなふうに思うかが大切だと考えています。
登壇される方にも、「他部署のメンバーに向けて伝えてもらいたいです。その部署やプロジェクトを応援してくれる、興味を持ってくれる人を社内に増やしましょう」といつも言っています。
一番大事なことは、登壇者と聞き手の両方の熱量が会議の後に高まっていることで、そのために登壇者の方々にはお忙しい中申し訳ないと思いつつ、「もっとこうしたほうが伝わります！」「このことをもっと言ってほしいです」などとお願いしてしまうこともあります。
司会のこと
あくまでもアジェンダの準備が運営のすべてであり、当日は登壇いただく方々にお任せの世界です。
しかも、事前リハーサルをした場合もしていない場合も、自己紹介をされる入社したばかりの人も含めてみなさん話すのがとても上手で、何も心配ないことがほとんどです。
ただ時間の管理や予期せぬことが起きないように祈りながら、あとは以下のようなことに気をつけています。
発表をすごくよく聞くこと
内容は頭に入れておきつつ、感想は準備しないでその時思ったことを言うこと
あんなに嫌だった司会の役割ですが、上記のような姿勢で臨むことで深く理解ができるようになり、熱心に話してくださる1つ1つの言葉に毎回感動して泣きそうになるくらいになりました。
（参加者のみなさん、カメラonにして表情で反応してみたり、急に感想を求められたりしても話せるくらい全力で聞いてみてください。全体会議チャンネルでの投稿ももちろんOKです）
うれしかったのが、「久々の全体会議の司会で緊張します」と書き込んだらたくさんのSlackスタンプで応援してもらえたり、まとめ上手！と褒めてもらえたりしたことです。なんて優しい人たちなんだろう…！
まとめ
ここまで書いてきて自分の中で気づいたことがあったのでもう少し書かせてください。中学〜大学までのほとんどを演劇に捧げた私は、大学の卒業式の時にこんなことを言いました。
「私は、芝居を作る過程で人の気持ちを考えたり、目的に向かって協力したり、そのために話し合ったり、そういうことが好きでした。今日を最後に芝居から足を洗って、現実の世界で同じような経験をしたいです。」
今も決して目立ちたくはないタイプですが、演劇をしていたのも目立ちたいからではなかった。
自分を通して役柄を伝えるためには自分自身がクリアな状態でいることが必要だと思っていて、それは全体会議の運営をしていて思うことと同じだなと気づきました。
今回は全体会議のことを書かせていただきましたが、そのほかの業務でも、人の気持ちを考えて、どうやればいいかみんなで考えて話し合い、目的に向かっていくことは全く同じで、演劇が好きだった気持ちと同じように、今はCAMPFIREでの仕事を楽しんでいます。
未来のCAMPFIREメンバーへ一言
経営陣含め変化に前向きで、面白い経験ができる会社です。
その変化に対応するためにも、どうやって実現すればいいか頭を悩ませて話し合わないといけないことが多いですが、だからこそコーポレート部門にいても、蚊帳の外ではなく一人一人が重要な存在だと感じられるところもCAMPFIREらしいところかなと思います。
まだまだ考えることはたくさんあるし、生まれてくると思うので一緒に考えて成し遂げて行きたいかた、ぜひ一緒に働きましょう。
一緒に変化を作っていける方をお待ちしています！
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