データでやり取りした書類の保存の仕方

こんにちは。ちいきです。
いよいよ12月ですね。急に寒くなったので慌ててコートを引っ張り出しました。

今週は、「データでやり取りした書類の保存方法」について説明していきます。

「データでやり取り書類の保存」とは？

①ルールの改正

事業をしていると、請求書や領収書を発行したり、貰ったりすることが日常的に行われます。
今までは郵送や直接のやり取りが主流で、書類も紙媒体のものがほとんどでした。
（紙媒体の書類の保存方法はこちらの記事をご参照ください）

でも、最近はチャットツールやメールにPDFを添付したり、ECサイトなどweb上で書類を閲覧する方法でやり取りすることも、かなり増えているのではないでしょうか？

2021年まではこのような「データでやり取りした書類」も印刷して、紙媒体で保管しなければなりませんでした。

ところが法律の改正があり、2022年からは「データでやり取りした書類」はデータで保存しなければならなくなりました。

…ご存知でしたか？
結構知らない方が多く、準備ができない事業者が頻出。2021年の年末ごろに猛反発が起こる事態になりました。
あまりの反発に、行政も予定通り法律を運用するのは難しいと判断したようです。
現在は「2023年の12月31日までの取引は、今まで通り印刷して保存してもOKにしましょう」という運用がされています。

とはいえ、2024年からはデータでの保存が義務になります。
今から準備を進めていきましょう。

②対象になるもの

紙でやり取りしていて保存していた書類は、データになっても保存しなければなりません。

例えば、契約書や見積書、請求書、領収書などです。

紙のときと同じように、自分が受け取ったものだけではなく、送ったものも対象です。

③データの形式

記載内容に加工しなければ、やり取りしたそのままの形式ではなくても大丈夫です。

例として、メール本文に領収書の記載がある場合で説明しますね。
メールのまま保存すると、保存容量がいっぱいになるし、後から探すのも大変です。
そのメールをPDFにしたり、スクリーンショットを保存しても大丈夫です。

データを保存するルール３つ

データができたら、いよいよ保存作業に入ります。
作業手順は３つです。

①改ざん防止のルールを作る

法律に対応したデータ保存システムを使う場合は、改ざん防止措置が取られているため、とくにルールを作る必要はありません。

システムを利用せず、そのままご自分のパソコンに保存される方は、改ざん防止のルールを作らなければなりません。

「面倒だな」と思った方。大丈夫です。
国税庁がひな形を公開してくれています。
Wordデータなので、そのままダウンロードして加工できます。

参考資料（各種規程等のサンプル）｜国税庁

『国税関係帳簿に係る電子計算機処理に関する事務手続を明らかにした書類（概要）』をダウンロードしてください。

②ディスプレイやプリンターなどを準備する

保存しても閲覧できないと意味がないので、ディスプレーやプリンターなどを自宅に準備することになっています。

事業をされている方であれば、普段使っているもので大丈夫です。

③検索できるようにする

webサイトからダウンロードすると、データの内容が分からないタイトルになることもあると思います。

データのタイトルには「⽇付・⾦額・取引先」を入れて検索可能な状態にしなければなりません。

例えば「20221202　500　ローソン」や「500_ローソン_2022年12月2日」などです。

保存先は、パソコン本体に限らず、グーグルドライブやUSBメモリでも構いません。

保存したデータも乱雑に保存されていると、後から探すのが大変です。
紙で保存するのと同じように、ルールを決めて保存していきましょう。
整理の仕方はこちらを参照してください。

まとめ

ものすごくざっくりした説明でしたが、準備していけそうでしょうか？
まだ1年以上ありますので、今から少しずつ準備していきましょう。

※この記事は2022年12月2日現在の国税庁ホームページを参考に作成しました。
最新の情報は国税庁ホームページをご確認ください。

電子取引関係｜国税庁

また、わかりやすく説明することを最優先にしているため、不正確な情報もあると思います。予めご了承ください。