オンライン事務屋さんのWEBツールの話
こんにちは。ちいきです。
毎週更新のつもりが、隔週更新になってしまっていることに焦りを感じています。頑張ります。
今週は、オンライン事務屋さんとして利用しているWEBツールのお話をしたいと思います。
システム、サービス
①会計freeeとfreeeサイン
使い勝手を確認するため、１カ月の無料プランを活用して会計freeeと弥生会計に登録しました。
どちらもブラウザタイプだったのですが、システムメニューや操作画面の使いやすさから、freee会計を選びました。
また、freeeの中で、開業届の提出や請求書の発行、電子契約の締結ができるところも選んだ理由です。
無料プランは直近1カ月分のデータしか訂正ができませんが、毎月こまめに経理をするのであれば、無料プランで十分利用可能です。
確定申告のときはスタータープラン（980円/月）にアップグレードしたほうが作業がスムーズに進みそうです。
レシートのデータ保存機能などをフル活用したい場合は、スタンダードプラン（1,980円/月）に登録したらいいと思います。
freeeサイン（電子契約締結メニュー）は月1件までは無料で利用できます。
それ以上の件数を利用する場合は、有料プランに登録しなければいけません。
有料プランは年払いしか選べず途中解約ができないので、利用頻度がそこまで高くない場合は、自動更新を止める設定を忘れないでください。
②Chatwork
ビジネス用のチャットツールで、お客様とのやり取りに使用しています。
「官公庁も利用していてセキュリティも安心できる」と宣伝されていました。
チャットごとにタスク管理ができるので、お客様ごとのタスク管理が楽です。自分だけのメモスペースもあり、お客様に見られると困るタスクの管理や、送付前の下書きができるのも助かっています。
使い方に関する無料セミナーも定期的に開催されているので、安心して使い始めることができました。
ユーザーごとの個別のやり取りは数に制限がありませんが、無料プランはグループに累計７つまでしか入れません。
上限が近づくまでは無料プランで利用し、上限が近づいてから有料プランに変更しました。
一人で利用するのであれば、ビジネスプラン（500円/月）で十分だと思います。
③Zoom
オンライン会議システムです。アカウントを持っていなくても利用できるので、利用したことがある方もいらっしゃると思います。
仕事では自分で会議を主催することもあります。アカウントがないと主催できませんし、無料アカウントだと40分しか会議を実施することができません。
それ以上の時間がかかる場合や急な延長に対応できるように、有料アカウントにしておくと安心です。
時間制限のことだけを気にするのであれば、一番安いプロプラン（20,100円/年）を登録すれば十分使えます。
④Square
クレジット決済サービスです。
クラウドソーシングサイトはサイト経由で報酬が支払われますが、直接取引の場合はそうもいきません。
銀行振り込みをご希望の方もいますが、カード決済を希望される方に備えて導入しました。
振込口座の確認などで登録に数日かかるので、あらかじめ登録しておくといいと思います。料金は決済手数料のみなので、登録するだけなら無料です。
カード決済を利用せず、請求書の発行やPOSレジとして利用することも可能です。
定期サービスの決済ができることと、カードを読み取る端末なしでメールで決済のやり取りができることから、オンラインのやり取りしかない場合も利用しやすいです。
振込手数料も無料で、決済手数料が最大3.95%と他のサービスより安かったことから導入しました。
このリンクから登録すると友達紹介で決済手数料が安くなります。
⑤Toggl Track
ストップウォッチ方式の時間管理アプリです。
時間単価のお仕事が多いので、稼働時間を計測することが欠かせません。
このアプリは、スマホとパソコンの両方で使えて、データを同期できるので便利です。
また、
・お客様
・業務
・作業
を登録できるので、細かく計測できます。
作業ごとに料金の請求可否も登録できるので、請求できる作業とできない作業を分けて登録できるのも、請求書作成のときに便利です。
集計レポートも、顧客ごとや業務ごと、月別や日別で表示してくれます。
PDFで出力も可能なので、請求書に添付したり、自分の稼働時間を振り返ることもできます。
説明がすべて英語なのが使いづらいところではありますが、上記の機能くらいなら特に困りません。
有料プランもありますが、無料プランで十分です。
投資したけど解約したもの、使用頻度が低いもの
使わなかったというと語弊がありますが、使用頻度が少なく有料プランを解約したのものや、登録したまま使われていないものをご紹介します。
①Microsoft365
web版を１カ月間無料プランを利用しましたが、ほぼ利用することなく解約しました。
利用の仕方がいまひとつわからなかったことと、Googleドキュメントやスプレッドシートで十分お仕事ができたため、解約しました。
必要があれば、再度登録しようと思っています。
②Slack
ビジネス用のチャットツールです。
グループごとに画面を切り替えられ、グループ内でさらにこまかいチャットを作ることができるので、グループでのやり取りが多い場合に便利です。
偶然にもchatworkを希望されるお客様ばかりだったため、ほぼ利用することがありませんでした。
企業だと、chatworkのほうが利用されることが多いのでしょうか……？
まとめ
自分一人で利用するツールは、無料期間をフル活用して実際に試してみることをお勧めします。
同じジャンルのツールでも、ツールによって使い勝手が異なります。
また、ツールによっては有料プラン年払いのみで、途中解約しても返金されないこともあります。
最初から有料プランに登録してしまうと、使い勝手が悪かった場合に無駄なコストがかかってしまいます。
年払いプランにした方が割安になりますが、登録時期が重なると支出が同時期に集中してしまうので、そのあたりも調整しながら登録してみてください。
なにか参考になれば幸いです。
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