効率よく経理をする３つのコツ

こんにちは。ちいきです。
「相手目線を意識した発信」をするにはどうしたらいいか検討中です。
今日の投稿が、そういうものになっていればいいなと思います。

今週は「効率よく経理をする３つのコツ」についてお話しします。

①ためない

一番大きいコツは「ためないこと」です。
最低でも月に１回は、仕訳を入力してほしいと思います。

理由は、忘れるからです。

収入があったそのときや経費を使ったそのときは、取引の内容を当然覚えています。
だから「後日、通帳や書類を見ればわかる」と思いがちです。
でも時間がたてばたつほど、思い出せなくて困ったことはないでしょうか。

せめて書類が残っていれば、まだ入力することもできます。
では書類がない場合はどうでしょう。

紛失することもあるし、元々書類がないもの（例えば、お香典や自動販売機）もあります。

年に一度の確定申告は、やることを思い出すのも大変です。
その上で１つ１つの売上・経費も思い出さなければならないとなると、気の遠くなる作業になってしまうかもしれません。

１年前のことを思い出すのは難しくても、１月前のことならまだ思い出すのも簡単です。

また、利益は事業の成績です。
毎月利益が分かることで、自分の事業の方向性を早く決めることができます。
取引先から売上を踏み倒されていることや、取引業者から不当な請求を受けていることに早く気付くこともできます。
「そんなことは中々起こらない」と思うかもしれませんが、意外とあります。

とにかく、ためてもいいことはありません。

とはいえ、面倒くさくてついつい後回しにしてしまう気持ちもよくわかります。
経理を楽にする具体的な方法が、残りの２つです。

②ITに頼る

経理を面倒に感じる人に理由を聞くと、「簿記が分からないから」と仰ることがあります。

会計ソフトを使えば、簿記が分からなくてもできます。

会計ソフトの利用コストを気にして、手書きやエクセルで何とかしようとする方もいるかもしれません。
よくわからないことを自力で何とかしようとすると、余分な時間がかかってますますイヤに感じます。

会計ソフトの一番安いプランで大丈夫です。
数百円～数千円で「嫌なことから解放されて楽しい時間」を買えます。

しかも会計ソフトには、ネットバンクやカード明細と連携させることができるものが多くあります。
その機能を使えば基本的な部分は自動で入力してくれるので、あとはちょこっと直すだけで終わりです。

また仕訳のテンプレート機能を使って、よく使う仕訳を登録することもできます。前に入力した仕訳をコピーする機能もあります。

会計ソフトの機能を活用することで、経理はさらに省力化できますよ。

③とばさない

毎月仕訳を入力していても、取引の内容や仕訳がすぐにはわからないことがあると思います。

そういう時に一旦とばして後回しにする方がいますが、それはお勧めしません。
何をとばしたのかを忘れてしまうと、ますます混乱することにつながるからです。

仕訳の抜け漏れを探すには、しらみつぶしにするしか方法がありません。入力に慣れていても、探し当てるのにかなりの時間がかかります。

そこで、とりあえず「仮払金・仮受金」という科目を使って仮入力します。
仮入力しておけば、少なくとも抜け漏れは防ぐことができます。

すべての取引を入力した後で、「仮払金・仮受金」を見返してわからないものを解決していきましょう。
解決するのは、そこにあるものだけです。
抜け漏れを探すよりもゴールが近くに見えるので、気持ちも楽ですよ。

最初に入力したときはわからなくても、見返すとすんなり解決することもよくあります。

まとめ

「経理代行をお仕事にしているから簡単に言えるのだ」と思う方もいるかもしれません。

実は開業したばかりのとき、自分の経理を放置してしまいました。
開業したての暇な時でさえ、数か月分を思い出すのに時間がかかりました。
一年分をまとめて処理する自信は、私にはありません。

これを読んだ方が、ほんの少しでも経理を楽にできるようになればいいなと思います。

それでも経理が難しいと感じる方は、お仕事のご依頼をお待ちしております。