５プロジェクト並行してた時の私のタイムマネジメント方法

最近、タイムマネジメントに関する書籍をいくつか読んでみました。その中で紹介されている方法が、私が既に取り入れている手法に非常に近いことに気づきました。そこで、この記事では、私が実践しているタイムマネジメント方法について紹介したいと思います。

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きっかけ

私がこの方法を採用したのは、ある時、同時に進行している5つのプロジェクトがあり、それぞれ2週間ごとにミーティングが設定されていたためです。これは、10日間の周期で、2日ごとにミーティングの準備をしなければならない状況を意味していました。1日は作業に、もう1日はミーティングとその資料作りに費やす必要があり、実質的には1日しか作業時間が取れないという厳しいスケジュールでした。この現状に直面して、もっと効率的な方法を見つけなければならないと痛感しました。

チェックリストの活用

その一つが、読んだ本にも紹介されていたチェックリストの使用です。通常のTo-Doリストとは異なり、チェックリストは「これを終えたら完了」という項目を最初に定め、それを増やさない点が特徴です。

私自身もチェックリスト方式を採用しており、1日で完了させるべきタスクをあらかじめ決定し、それを終えたら、どんな結果であれ一区切りとして報告書をまとめるようにしています。この方法は、時間を有効に区切ることで、実際に作業の効率が上がることを実感しています。

午前と午後で作業モードの切り替え

もう一つのポイントは、仕事について考える時間を確保することです。効率を高めるためには、その仕事をどのように進めるかを計画したり、仕事の方法の改善を行うことが不可欠です。

そこで、私は作業時間を午前と午後で分けています。一般的に、人は午前中の方が作業効率が高いと言われています。そのため、午前中には終えるべきタスクを集中して行い、午後は創造性を発揮する作業や、作業の効率化を図るためのツール作りなど、よりメタな作業に取り組んでいます。

結局は仕事量の見直すべき

ただし、どの本にも書かれているように、基本的には仕事を過剰に抱え込むべきではありません。私自身、5つのプロジェクトを同時に抱えて破綻しそうになっていました。

危機的状況に追い込まれたからこそ、効率的な方法を模索することになったわけですが、理想としては、そもそも適切な量の仕事を抱えることが重要です。

まとめ

タイムマネジメントの方法は、人それぞれに適した形がありますが、効率的な作業の進め方を模索することは、どのような状況においても役立つでしょう。私の場合、チェックリストの使用や作業時間の分割などが大きな助けとなりました。皆さんも、自分に合った方法を見つけて、より生産的な毎日を送ることができると良いですね。