ChatGPTでケーススタディvol.1

想定している読者

・PMP学習中の方
・ChatGPTの使い方をあれこれ調べている方

何をしたか

ケースメソッド・ケーススタディってありますよね。具体的な状況や場面設定が与えられて、あなたならどうしますか？というやつです。自分はけっこう効果的な学習方法だと思っています。

そこで、ChatGPTを使ってやってみました！題材はプロジェクトマネジメントです。

最初のプロンプト

近々PMPを取得しようとしているので、PMPの学習も兼ねるようにこんなプロンプトにしてみました。

ChatGPTが出してきたケース

う～ん、なかなか難しい笑

### ケーススタディ: XYZプロジェクトの再構築

#### ケース概要
あなたはABCコンサルティングのシニアプロジェクトマネージャーです。クライアントであるXYZ社は、新製品の市場投入を目指して大規模なプロジェクトを立ち上げました。しかし、プロジェクトは予定より3か月遅れており、予算も20%オーバーしています。プロジェクトの進行を妨げる要因として、以下の問題点が特定されています。

1. コミュニケーション不足
2. リスク管理の不徹底
3. スコープの変更管理不足
4. チームメンバーのモチベーション低下

あなたはこのプロジェクトを再構築し、成功に導くために任命されました。以下の質問に答えてください。

#### 質問

1. **プロジェクト再構築のための最初のステップとして、どのような情報を収集し、どのようなアクションを取りますか？**
- このステップで使用するべきプロジェクトマネジメントのプロセスグループと知識エリアを特定してください。

2. **コミュニケーション不足を改善するための具体的な戦略を3つ挙げ、それぞれの戦略の実施方法を説明してください。**
- この戦略の実施に関連するPMPの知識エリアを特定してください。

3. **リスク管理の不徹底に対処するために、どのようなリスクマネジメントプロセスを導入しますか？**
- 各プロセスの具体的な手法やツールを説明してください。

4. **スコープの変更管理を強化するために、どのような手法を採用しますか？**
- スコープ変更の管理に関連する具体的なドキュメントやツールを挙げてください。

5. **チームメンバーのモチベーションを向上させるためのアプローチを3つ提案し、それぞれのアプローチがどのようにモチベーションに影響を与えるか説明してください。**
- これらのアプローチに関連するプロジェクトマネジメントの理論やフレームワークを特定してください。

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#### フィードバック方法
1. **アクションや提案に対する具体的なコメント**: 提出された回答に対して、適切性や改善点を示します。
2. **PMP試験内容との関連付け**: PMPの試験内容やECO（Exam Content Outline）に準拠したフィードバックを提供し、試験対策として役立つ情報を提供します。
3. **実務における応用方法**: 実際のプロジェクトマネジメントにおける応用方法やベストプラクティスを説明します。

このケーススタディを解答し、送信してください。あなたの回答に基づいて、上記の方法でフィードバックを提供します。

質問1,2への自分の回答

PMBOKの知識エリアを思い出したり調べたりするのが億劫で、途中から無視しました笑

質問1,2の回答へのChatGPTからのフィードバック

なんか教科書的すぎて物足りない。

### フィードバック

#### 質問1の回答

**プロジェクト再構築のための最初のステップとして、どのような情報を収集し、どのようなアクションを取りますか？**
- **プロジェクトのスコープを確認する**：KPIや達成すべき状態、WBSなどを含むスコープを明確に把握することは重要です。このステップでは、プロジェクトスコープマネジメントの知識エリアに該当します。
- **プロセスグループ**：立ち上げ、計画
- **知識エリア**：プロジェクトスコープマネジメント

#### 質問2の回答

**コミュニケーション不足を改善するための具体的な戦略**
- **① 週次MTGの再定義と定着**
- **実施方法**：必要な会議体を定義し直してメンバーに周知、定着させる。
- **知識エリア**：プロジェクトコミュニケーションマネジメント
- **② 上司やリーダーへのアクティブリスニング教育**
- **実施方法**：上司にアクティブリスニングをするよう教育する。3人1組でのロールプレイングを行い、責められる場合、寄り添って聞いてもらう場合で部下や第三者の立場からどのように感じるかを共有し合ってもらう。
- **知識エリア**：プロジェクトリソースマネジメント
- **③ 報告フォーマットの決定**
- **実施方法**：上司リーダーと相談してフォーマットを決める。
- **知識エリア**：プロジェクトコミュニケーションマネジメント

### PMP試験内容との関連付け

- **プロジェクトスコープマネジメント**：スコープ確認はプロジェクトの範囲を定義し、管理するための基本です。立ち上げフェーズでのスコープステートメントの確認やWBSの作成は、PMP試験の重要な部分です。
- **プロジェクトコミュニケーションマネジメント**：コミュニケーション計画の策定と実施は、プロジェクト成功の鍵です。コミュニケーションマトリックスやステークホルダーエンゲージメントの管理も試験に含まれます。
- **プロジェクトリソースマネジメント**：チームメンバーのモチベーションや関係性の管理はリソースマネジメントの一環です。アクティブリスニングやチームビルディングの手法も試験範囲に含まれます。

### 実務における応用方法

1. **スコープ管理**：プロジェクトの初期段階でスコープを明確に定義し、スコープクリープを防ぐための定期的なレビューを実施します。
2. **コミュニケーションの改善**：定期的な会議の実施、コミュニケーションフォーマットの整備、上司のコミュニケーションスキル向上は、プロジェクトチーム全体の効率と士気を高めます。
3. **リーダーシップの強化**：リーダーシップトレーニングを実施し、チームメンバーが安心して報告や提案ができる環境を整えます。

このようなステップを踏むことで、プロジェクトの遅延や予算オーバーを防ぎ、成功へと導くことができます。次の質問への回答を送ってください。

質問3への自分の回答

細かく回答するのが面倒になってきました。

質問3の回答へのChatGPTからのフィードバック

評価してもらえた、のかな。

### フィードバック

#### 質問3の回答

**リスク管理の不徹底に対処するために、どのようなリスクマネジメントプロセスを導入しますか？**

あなたの提案したリスク管理プロセスは、プロジェクト内でのリスクの識別、分析、対応策の実施といったリスク管理の基本的なステップに従っています。具体的な手法として「リスク管理表の作成」と「ブレインストーミング」を用いて全メンバーからリスクを収集するアプローチは非常に有効です。以下、さらに詳細なフィードバックと改善点を示します。

#### プロセスと手法の具体化

1. **リスク管理表の作成**
- **実施方法**: リスク管理表を作成し、プロジェクトの全フェーズにわたり使用します。この表には、リスクの説明、影響度、確率、優先度、対応策などを記入します。
- **ツール**: Excelや専用のプロジェクト管理ソフトウェアを使用してリスク管理表を作成し、更新します。

2. **ブレインストーミングによるリスクの識別**
- **実施方法**: プロジェクトチーム全員が参加するブレインストーミングセッションを定期的に開催し、潜在的なリスクをリストアップします。この方法により、チームメンバーの経験と知識から多様なリスクが識別される可能性が高まります。

3. **週次の進捗会議でのリスク確認**
- **実施方法**: 進捗会議でリスク管理表をレビューし、新たに顕在化したリスクを議論します。これにより、リスクの監視と管理が継続的に行われます。

4. **リスクの顕在化後の対応策の実施**
- **実施方法**: 顕在化したリスクは課題管理表やToDoリストに移し、具体的な対応策を割り当てて実行します。

### PMP試験内容との関連付け

- **リスクの識別、分析、対応策の実施**：これらはPMP試験の重要なコンポーネントです。リスクマネジメントはプロジェクトの不確実性を管理し、成功確率を高めるために不可欠です。

### 実務における応用方法

- **リスク管理の透明性**: リスク管理表を活用することで、プロジェクト関連のリスクの透明性が高まり、ステークホルダーとのコミュニケーションが改善します。
- **リスクに基づいた意思決定**: 定期的なリスクレビューを通じて、プロジェクトの意思決定にリスク情報を活用することができます。

このアプローチを実践することで、プロジェクトのリスクに効果的に対応し、プロジェクトの目標達成に向けた安定した進行を支援することが可能です。次の質問や他の質問についてもご提案をお待ちしております。

質問4,5への自分の回答

回答も教科書的になってしまって物足りない。

質問4,5の回答へのChatGPTからのフィードバック

### フィードバック

#### 質問4の回答

**スコープの変更管理を強化するために、どのような手法を採用しますか？**

あなたの提案した変更管理委員会の設置は、プロジェクトスコープの変更を効果的に管理するための優れた戦略です。この委員会により、スコープの変更が必要な際に迅速かつ組織的に対応することが可能になります。以下、具体的なフィードバックと改善点を示します。

- **変更管理委員会の役割**: 上位メンバーを委員とすることで、決定の権威と迅速性が保証されます。変更の議論と決定を週次の進捗会議に組み込むことで、プロジェクトの進捗に即した変更が行われます。
- **ドキュメントへの反映**: スコープの変更が承認された場合、その内容をプロジェクト計画書および必要に応じてプロジェクト憲章に反映し、プロジェクト関係者全員に周知することが重要です。

### 質問5の回答

**チームメンバーのモチベーションを向上させるためのアプローチ**

- **ビジョン、KPI、達成方針の定義とタスクの関連付け**
- この方法はチームメンバーに彼らの仕事の意義を理解させ、モチベーションを向上させます。
- **アクティブリスニングの教育**
- コミュニケーションの改善を通じて、チームメンバー間の信頼と相互理解を深めます。
- **行動規範の設定**
- 明確な行動規範はチームの一体感を形成し、個々の行動をプロジェクトの目標に沿ったものにします。

### PMP試験内容との関連付け

- **変更管理**: スコープの変更管理はPMP試験で頻繁に取り上げられるトピックです。変更管理プロセスの適切な適用は、プロジェクトのコントロールと成功に不可欠です。
- **モチベーションとリーダーシップ**: PMP試験では、プロジェクトリーダーシップとチームメンバーのモチベーション向上の方法が重要な要素として扱われます。

### 実務における応用方法

- **スコープ変更の効果的管理**: 変更管理委員会を通じてスコープ変更を効率的に管理し、プロジェクトの目標達成に向けた透明性と説明責任を保ちます。
- **チームモチベーションの維持**: 明確な目標とビジョンを設定し、チームメンバーがその重要性と役割を理解することで、継続的なモチベーションと関与を促進します。

これらのアプローチを継続的に実施することで、プロジェクトの成功確率を高め、チームのパフォーマンスを最大化することが可能です。次のステップに進むために他の質問や疑問をお寄せください。

やってみた感想

もっと具体的なケースであれこれ考えながら取り組みたいですね。もっと具体的な場面設定を出してくれるようにプロンプトを考えよう。

あと複数人でディスカッションしながら取り組むとより面白そう！実は1回社内でやったことがあります。同じ問題意識を持つ人で集まると盛り上がりそうです。