クレームへの謝罪のメールを書く【ChatGPT プロンプト集Vol.2】

こんにちは。AIのある暮らしです。

今回は「謝罪のメールを書く」際に役立つChatGPTの指示文をご紹介します。

謝罪のメールは適切な表現を使うことができれば、相手に誠意を伝え、信頼関係を維持することができますし、逆に信頼を高めることにもつながります。

しかし、謝罪メールを書くのは誰にとっても気が重いものですよね。どのように書けばいいのか、どのような言葉を選べばいいのか悩むことが多いでしょう。

そこで、ChatGPTを活用して、簡単かつ効果的に謝罪メールを書くためのプロンプトをご紹介します。

製品の不具合のクレームに対する謝罪メール

今回は製品の不具合のクレームに対する謝罪メールを紹介します。

仮に「自動車部品メーカーA社」が取引先の「自動車メーカーT社」から部品の不具合があったというクレームに対する謝罪メールを作ってみましょう。

プロンプトに入力する情報は下記の通りです。

入力情報：

［送付先］自動車メーカーT社　田中太郎
［送付元］自動車部品メーカーA社　佐藤賢治
［クレーム］
・昨日納品された自動車部品の一部に不具合があった
・即刻交換して欲しい

情報をできる限り入力します

実際のプロンプトには「円満解決」や「取引の継続」という目的と共に「顧客の立場を想像し、共感を示すこと」「今後の改善策を明示して信頼を回復すること」などの出力条件をを追加することで、求める回答を出しやすくしています。

回答例：

回答例はこちらです。

自動車メーカーT社
田中太郎様

お世話になっております。自動車部品メーカーA社の佐藤賢治です。この度は、昨日納品させていただきました自動車部品に不具合があったとのことで、大変ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。

貴社の生産に支障をきたすこととなり、深くお詫び申し上げます。納品された部品の不具合により、多大なるご不便とご迷惑をおかけしましたことを、心よりお詫び申し上げます。

問題の詳細を早急に把握するため、直ちに交換部品をご用意いたします。具体的な不具合の内容や影響範囲について、さらに詳細な情報をお教えいただければ幸いです。また、弊社の技術チームが迅速に対応し、再発防止策を徹底する所存です。

今回の件を真摯に受け止め、今後同様の問題が発生しないよう、品質管理体制の強化を図るとともに、出荷前の検査工程を見直します。また、定期的なフィードバックを通じて改善を続けてまいります。

貴社のご期待に沿えるよう、全力を尽くす所存です。改めまして、この度の不手際を心よりお詫び申し上げますとともに、貴重なご指摘に感謝いたします。どうぞ今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。

自動車部品メーカーA社
佐藤賢治

ご連絡はお手数ですが、下記の連絡先までお願いいたします。
電話：XXX-XXXX-XXXX
メール：sato@a-company.jp

「顧客の立場を想像し、共感を示すこと」という出力条件に応じて「貴社の生産に支障をきたすこととなり」という相手の立場に立った表現が追加されていますね。

一度目の指示でChatGTPからの回答がアバウトだった場合は、条件を追加することで欲しい回答が出やすくなりますよ。

今回使用したChatGPTプロンプト

 #指示 

クレームに対する謝罪メールを作って下さい。
 #目的 

問題を円満に解決し、取引を継続させる
 #入力 

［送付先］自動車メーカーT社　田中太郎
［送付元］自動車部品メーカーA社　佐藤賢治
［クレーム］

・昨日納品された自動車部品の一部に不具合があった
・即刻交換して欲しい
 #条件 

*問題の詳細を具体的に把握すること
*顧客の立場を想像し、共感を示すこと
*今後の改善策を明示して信頼を回復すること
*丁寧な謝罪を繰り返して誠意を示すこと
*フィードバックに感謝の言葉を添えること
*"拝啓"や"敬具"という言葉は絶対に使わないこと

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