SaaS導入の5ステップ｜効果や注意点、課題解決例などを紹介
「SaaS導入でビジネスはどう変わるのか？」
「SaaSを導入したいが、どのような手順を踏めばいいかわからない」
多くの企業がこの疑問を抱えています。SaaS（Software as a Service）とは、インターネットを介してソフトウェアを利用できるサービスです。
ビジネスにもSaaSは利用されており、ビジネスチャットやデータ共有など、さまざまな種類があります。ただ、どのSaaSが自社に最適か、どのように運用すれば効果的かなど、わからないことが多く、一歩踏み出せていない企業も多いはず。
本記事では、SaaS導入のプロセスやメリット、注意点について詳しく解説します。実際のビジネスシーンでSaaSを導入し、コスト削減や業務効率化を実現した解決事例も紹介します。
本記事を読めば、SaaS導入のステップがわかり、実際に行動に移して業務効率化やセキュリティの向上につなげられるはずです。
SaaSに興味がある、導入を検討しているという場合は、ぜひ最後までご覧ください。
SaaSの基本的な導入方法5ステップ
SaaSを導入するには、基本的に以下5つのステップを踏みましょう。
目的・課題を明確化する
各サービスを比較・検討する
ベンダーと導入計画を練る
試験的に導入する
運用を開始する
運用・管理体制は各企業で異なりますが、一般的には上記のステップでSaaSを導入可能です。具体的にどのようにすればいいのか、一つずつ見ていきましょう。
ステップ①：目的・課題を明確化する
SaaS導入の最初のステップとして、目的と課題の明確化が必要です。これにより、何のために、どのようなSaaSを導入すればいいのか判断しやすくなります。
一言でSaaSと言っても、データ共有やコミュニケーションツールなど、さまざまな機能があります。解決したい課題や達成したい目的を明確にしなければ、どのようなSaaSを導入すればいいのか分かりません。
明確な目的があると、具体的なニーズに合ったSaaSを選択でき、無駄な投資を避けられるのです。また、手段であったはずのSaaS導入が目的になってしまうという失敗も回避できます。
中小企業庁の「中小企業白書2023」によると、ビジョン・目標を定めている企業の方が、デジタル化の推進に向けた取り組みに効果があったと回答しています。
目的・課題の具体例としては、業務効率化やコスト削減などです。営業プロセスの業務効率化を目的とする場合はCRMシステムが適していますし、コミュニケーションの改善を目的とする場合は、SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールの導入が考えられます。
目的・課題によっては、SaaSの導入が最適解ではない場合もあります。そのため、導入前に必ず目的と課題を設定しましょう。
ステップ②：各サービスを比較・検討する
SaaS導入の第二ステップとして、異なるサービスの比較・検討が重要です。これにより、最適なサービスを選定し、業務に合わせた効率的な導入が可能になります。
市場にはさまざまなSaaSサービスが存在し、それぞれ特徴や機能が異なります。ステップ①で設定した目的を達成したり課題を解決したりするためには、適切なSaaSの選定が欠かせないのです。
たとえば、チャットツールの場合だとChatworkやSlack、ビデオ会議ツールだとZoomやGoogle Meetが比較対象になります。
選定のコツとして、SaaSごとに連携できるシステムが違うため、現在の運用体制に合ったサービスを選ぶようにしましょう。連携できないと管理できなくなってしまうため、SaaSの管理ツールを導入するのもおすすめです。
また、単純に機能が多いという理由で選ぶのはおすすめしません。たとえば、データ共有だけが目的なのに、Web会議やチャット、会計ソフトなど多数の機能があるSaaSを選んでしまうと、結局すべての機能を使わず、無駄な費用がかかってしまいます。
そのため、ステップ①の目的や課題の設定が重要なのです。異なるサービスの機能や価格、サポート体制を慎重に評価し、自社に合ったSaaSを選定しましょう。
ステップ③：ベンダーと導入計画を練る
導入するSaaSを選定できたら、選定したベンダー（SaaSの提供元）と協力して具体的な導入計画を練ります。これにより、スムーズな実装と効果的な運用が可能になります。
計画の内容としては、契約プランやコスト、導入スケジュールなどです。同じサービスのなかでも月額固定や従量課金制など、費用形態が異なる場合もあります。
このあたりは、自社製品のプロであるベンダーとよく話し合いましょう。ほかにも、セキュリティやサポートなど、気になることは聞いておくとスムーズに進みます。
ステップ④：試験的に導入する
導入計画が決まったら、試験的にサービスを導入しましょう。はじめから全社で本格的に導入すると、管理しきれず、収拾がつかなくなる可能性があります。
そのため、まずは試験的に導入することで、予期せぬ問題の早期発見や実際の業務環境での有効性と適合性を確認できるのです。
たとえば、試験的に導入することで、ユーザーインターフェースや連携機能の問題点を見つけ出せるかもしれません。
ただ、SaaSに限らず、新しいサービスの導入には社員の理解が必要です。業務負担もかかるため、なぜ導入するのか、導入によってどのような効果が得られるのかなどをしっかり説明しましょう。
試験導入は、おおむね2週間～1カ月ほどが目安です。試験導入で得られたデータをもとに、修正・改善を進めましょう。
ステップ⑤：運用を開始する
試験導入が無事終了したら、いよいよ本格的に運用開始です。
本格的な運用開始後も、問題や改善点は出てくるでしょう。定期的なフィードバックを通じて、サービスの適合性を高め、使い勝手を向上させていきましょう。
当初の予定とは違う使い方をされている、社員間で運用度に差があるなどの場合は、改善が必要です。
このような事態を防ぐためにも、本格的な運用開始の前に社内全体へ説明の場を設けるのがおすすめです。社員一人ひとりがSaaSを使いこなし、組織全体で課題解決・目的達成に向かえます。
適切なサポートを提供し、組織内でのスムーズな導入と効果的な利用を促進しましょう。
SaaS導入で期待できる7つのこと
SaaSを導入することで、主に以下7つのことが期待できます。
・コスト削減・売上拡大
・業務効率化
・ペーパーレス化
・テレワークの推進
・セキュリティの向上
・内部統制の強化
・柔軟性・拡張性
それぞれ業務にどのような影響を及ぼすのか、一つずつ見ていきましょう。
① コスト削減・売上拡大
SaaS導入により、多くのコスト削減が期待できます。たとえば、SaaS導入後に社内の申請フローが簡略化されれば、時間的コストが削減され、その分ほかの業務に時間を費やせます。
ミスが減ったり必要人員が減ったりすれば金銭的コストが削減され、その分をほかの事業に投資可能です。
また、SaaSの導入によりデータ分析がはかどり、顧客への営業効率が上がれば、売上拡大も期待できます。SaaSの導入コストを上回る売り上げを生みだせれば、投資は成功と言えるでしょう。
SaaSは初期投資が少ないため、手早く、かつ長期的なコスト削減・売上拡大を目指している場合はおすすめです。
② 業務効率化
SaaS導入により、作業の自動化とプロセスの最適化を通じて業務効率化を実現し、企業の生産性を高められます。
たとえば、SaaS導入により手作業によるデータ入力や更新作業を減らし、ワークフローを自動化できれば、業務を効率化できます。
中小企業庁の「中小企業白書2022」においても、今後のSaaSなどのクラウドサービスの利用方針として「業務の効率化につながる」という回答が最も多い結果となりました。
どの業界においても、業務効率化は課題として上がりやすいテーマです。SaaSはそんな課題を解決してくれる一助となるでしょう。
③ ペーパーレス化
SaaSはクラウドサービスのため、導入によりペーパーレス化を促進できます。ペーパーレス化が促進されると、業務効率の改善や社内の雰囲気の変革など、さまざまな好影響を及ぼします。
たとえば、これまで上司の許可を得るためには書面でのサインが必要だったとしましょう。書面でのサインをもらうには、申請者と上司が同じ時間、同じ場所にいる必要があるうえ、紙の発注や保管など、無駄な作業が発生しています。
SaaS導入によってペーパーレス化が推進されれば、どこにいても申請・承諾が可能になり、紙の発注にかかる金銭的・時間的コストもなくなります。
また、デジタル化されたデータは検索をかけられるため、紙のドキュメントよりも効率的に管理・アクセス可能です。
ペーパーレス化は、効率的なデータ管理と環境への配慮を同時に達成できます。ペーパーレス化はコスト削減だけでなく、企業イメージの向上にもつながるため、重要なテーマであると言えるでしょう。
④ テレワークの推進
SaaSはインターネット経由で、どこからでもアクセスできます。そのため、テレワークを効果的に推進し、柔軟な働き方を実現できるのです。
たとえば、SaaSの勤怠管理システムを導入すると、自宅にいながら打刻ができます。すると、オフィスに出勤しなくても労働時間を把握できるようになるため、テレワークを実施しやすくなるのです。
新型コロナウイルスの影響でテレワークが広がり、SaaSを導入する企業も増えました。今後もオフィスに出勤しないという働き方は増えていくと予想されるため、テレワークを推進したい企業にとってSaaSは役に立つでしょう。
⑤ セキュリティの向上
SaaS導入は、企業のセキュリティの向上にも貢献します。これまで主に紙で扱っていた情報がクラウド上に保存されるだけでも、セキュリティは向上します。
「ISO/IEC 27001」のような情報セキュリティに関する国際規格を満たしているSaaSサービスであれば、より安心です。
また、自社開発の場合は、セキュリティやトラブル対応もすべて自社で行わなければなりません。しかし、SaaSサービスであれば、セキュリティ対策はベンダーに任せられます。
専門的に対策を行ってくれるため、あまり詳しくない企業の場合はお任せしてしまった方が、セキュリティは向上してコストも削減できます。
⑥ 内部統制の強化
SaaSの導入は、企業の内部統制の強化にも寄与します。内部統制とは、組織を効率的かつ健全に運営するための仕組みのことです。
SaaS導入により、データの一元管理とアクセス制御が容易になり、内部統制が強化されます。また、統一されたプラットフォーム上で業務を行うことで、プロセスの透明性が向上し、不正行為のリスクを下げられます。
具体的には、データ共有ツールでアカウントごとの権限を細かく設定したり、チャットツールを導入して連絡の手間を極力省いたりすることなどです。
内部統制の強化は、企業運営におけるリスク管理を改善し、不正やミスの発生を抑制します。これは、コンプライアンスの遵守や企業ガバナンスの強化などに寄与する重要な要素です。
⑦ 柔軟性・拡張性
SaaSの導入により、企業は柔軟性と拡張性を大きく向上させることができます。SaaSはクラウドベースで提供されるため、業務の規模やニーズの変化に応じて容易にスケールアップ・ダウンが可能です。
そのため、ユーザー企業は必要なときに必要な機能を追加し、変化する市場環境に迅速に対応できます。
具体的には、繁忙期のみ使用量を増やすことによって、通常期はコストを抑えるような使い方が可能です。
SaaS導入で柔軟性・拡張性を手に入れることによって、企業は競争力を維持し、持続可能な成長を達成できるのです。
SaaS導入の際に知っておくべき点
SaaSは便利ですが、ときにデメリットになり得る側面を持っているのも事実です。SaaSを導入する前には、以下の点を知っておきましょう。
・社内でのセキュリティ対策も必要
・カスタマイズ性に乏しい
・サービスが終了すれば使えなくなる
SaaSを導入した後に後悔しないよう、詳しく見ていきましょう。
① 社内でのセキュリティ対策も必要
SaaS導入にあたっては、サービス提供者のセキュリティ対策だけでなく、社内でのセキュリティ対策も重要です。
なぜなら、たとえSaaSのセキュリティ対策がしっかりしていても、デバイスやシステムが攻撃を受ければ、間接的にSaaS上のデータにアクセス可能であるからです。
スマートフォンやPCなどのデバイスの紛失、ヒューマンエラーによるデータ流失など、人為的なミスで安全性が脅かされる場合があります。
そのため、デバイス自体にパスワードをかける、ログイン時に二段階認証を求めるなどのセキュリティ対策をしておきましょう。ヒューマンエラーを防ぐためのマニュアルを準備しておくと、なおいいでしょう。
自社のセキュリティポリシーの見直しや従業員のセキュリティ意識向上は、SaaS導入の成功において重要な要素となります。
② カスタマイズ性に乏しい
SaaSは一般的にカスタマイズ性に乏しく、多くのユーザーに適合する汎用的な機能に限定される傾向があります。
理由は、SaaSはクラウドベースのサービスで、多くの顧客に共通の機能を提供することでコストを削減しているからです。
カスタマイズを多く行うと、サービスプロバイダーのメンテナンスやアップデートの効率が低下し、他の顧客へのサービス提供に影響が出る可能性があるため制限されています。
追加のカスタマイズができても、追加で費用がかかるケースも珍しくありません。同じクラウドサービスのくくりで言うと、PaaSはアプリケーションの構築から、IaaSはソフトウェアの構築からできます。
カスタマイズ性を重視している場合は、SaaSが最適解でない可能性があることは知っておきましょう。
③ サービスが終了すれば使えなくなる
SaaSは、あくまで一企業が提供しているサービスです。サービスが終了すれば、そのプラットフォーム上で行われていたすべての業務データへのアクセスが不可能になります。
サービスが終了して他のSaaSへ移行するとしても、データの移行や代替サービスの探索に時間とコストがかかります。適合性がなく、移行できない場合もあります。
そのため、SaaSサービスを選定する際には、サービスの持続性やプロバイダーの信頼性を考慮し、万が一サービスが終了する場合のデータ移行計画や、代替サービスについて事前に検討しておくといいでしょう。
SaaSを比較・検討する際に見るべき5つのポイント
SaaSと一言で言ってもさまざまな種類があるため、比較・検討は慎重に行う必要があります。自社に合ったSaaSを導入するには、以下5つのポイントを押さえておきましょう。
・料金体系
・セキュリティ
・対応デバイス
・機能
・既存システムとの連携
なぜ重要なのか、一つずつ見ていきましょう。
①料金体系
SaaSの料金体系は、サービスの選択と導入の決定において非常に重要な要素です。料金体系は、費用対効果と自社のニーズに合致するかどうかを評価する上で中心的な役割を果たします。
SaaS料金モデルは一般的にユーザー数や機能、使用量に基づいて設定されています。課金方式は月額制、年額制、従量制の3つが一般的です。
コスト管理のしやすさを重視するなら月額制か年額制、閑散期の使用料を抑えたい場合は従量制がおすすめです。繁忙期だけ使用量を増やせる場合もあるため、ベンダーに確認してみてください。
明確で柔軟な料金体系を持つSaaSを選択することで、企業は必要な機能を予算内で効果的に利用できるようになるのです。
②セキュリティ
SaaSの選択において、データ保護とプライバシーの確保にかかわってくるセキュリティは、無視できない重要な要素です。
サイバー攻撃やデータ漏えいは、企業の信用失墜や法的な問題につながる可能性があります。特にSaaSはクラウドサービスのため、インターネットを介していつでもどこからでも攻撃を受ける可能性があるのです。
そのため、データ暗号化や多要素認証など、セキュリティに関してどこまで対策されているのかは確認しておきましょう。
セキュリティ基準が高く、厳格なデータ保護ポリシーを持つSaaSの選定は、企業データの安全性の保持につながります。
③対応デバイス
SaaSサービスはPCだけでなく、スマートフォンやタブレットからもアクセスできると非常に便利です。リモートワーク・テレワークの普及に伴い、外出先や自宅からも業務を行うニーズが高まっているため、対応デバイスも見ておくべきでしょう。
さらに、スマートフォンであればiOSやAndroid、PCであればWindowsやMacなど、同じ機器でもOS（オペレーティングシステム）が分かれている場合があります。
特に個人所有のスマートフォンの場合、社員がすべて同じOSを使っているケースはほぼないでしょう。対応デバイスを確認する際は、OSまで見ておくのがおすすめです。
対応デバイスの確認は、リモートワークの効率化や従業員の柔軟性と満足度の向上、業務の継続性につながります。
④機能
SaaS選定において、サービスの機能は重要な決定要因です。目的・課題と合致するかどうかは、導入の成功に直結します。効率的な業務運用を実現するためには、求める機能を正確に把握し、それに合ったSaaSを選ぶ必要があるのです。
たとえば、顧客管理を目的とする場合、CRM（Customer Relationship Management）機能を持つSaaSが求められます。また、財務・会計業務の場合は、複雑な財務処理が可能な会計ソフトウェアが必要です。
自社のSaaS導入の目的や解決したい課題と照らし合わせ、最適な機能を持つSaaSを選びましょう。
⑤既存システムとの連携
既存システムとの連携も、確認しておきたいポイントです。すでに何らかのシステムを導入している場合は、効率的に作業するためにも連携できた方がいいでしょう。
ただ、SaaSはすべてのシステムと連携できるわけではありません。SaaSの種類によって連携できるものとできないものがあるため、互換性を確認する必要があります。
連携せずに独立したシステムを複数使っていると、かえって作業がしづらく煩雑になってしまう可能性があります。
すでに既存システムがある場合は、ぜひ連携についても確認しておいてください。
SaaS導入による課題解決例
実際にSaaSを導入すると、どのような課題を解決できるのでしょうか。ここでは以下6つのジャンルでの課題解決例を紹介します。
・法務
・医療
・マーケティング
・行政・自治体
・製造業
・知財
具体的にSaaS導入のイメージが湧いていない場合は、ぜひ参考にしてください。
①法務
課題
リモートワークを実施しているが、仕事柄セキュリティの問題が気になるため、いまだに機密情報はオフィスに出勤して取り扱っている。そのため、リモートワークが普及しきっていない。
解決方法
データ共有SaaSを導入することにより、クラウド上でのやり取りが可能になった。多要素認証やファイルごとのアクセス権限の変更もできるため、セキュリティの面でも問題なく業務ができている。
②医療
課題
遠隔医療に切り替えていきたいが、個人情報の漏えい対策は必須である。また、外部の医療関係者と安全にカルテをやり取りする方法も考慮しなければならない。
解決方法
ビジネスチャットとデータ共有SaaSを導入することにより、スムーズなコミュニケーションとともに、患者の電子カルテなどの機密性の高いデータも安全にやり取りできるようになった。
患者の自宅からでも電子カルテにアクセスできるようになったため、訪問診療の業務効率が上がった。
③マーケティング
課題
リモートワークにおいて、著作権のあるデータを外部とどのようにやり取りするのかが課題。また、デザインなどの容量の大きいデータをどのように共有するかが問題になっている。
解決方法
データ共有SaaSを導入することで、容量の大きいデータを共有できるようになった。また、ファイル自体に閲覧権限を設定して、セキュリティ面もカバー。SaaSへログインする際も二段階認証を求められるように設定したため、セキュリティ面での抜け目はなくなった。
④行政・自治体
課題
現状はセキュリティ面を考えて、事務所内でしかデータにアクセスできない。リモートワークを広げていきたいが、個人情報などの機密性の高いデータをどう扱うかが課題。
また、市民とのやり取りをスムーズに行うことも考えたい。
解決方法
セキュリティ対策が十分に施されているデータ共有SaaSを導入し、事務所外からも安全にアクセスできるようになった。また、AIチャットボットを導入したことで、税金関係の電話対応が減り、解決率も上がった。
⑤製造業
課題
現場仕事が多い製造業ではリモートワークを普及しづらく、遠隔操作できるロボットの導入にはコストがかかりすぎる。
解決方法
ビジネスチャットとデータ共有SaaSの導入により、下請け業者とのやり取り、データ共有がスムーズにできるようになった。これにより開発や設計はリモートワークで実施できるようになり、業務効率のアップも期待できる。
⑥知財
課題
特許や商標などの知的財産を、リモートワークでも効率よく、安全に管理したい。また、外部の弁護士などにも安全にデータを共有したい。
解決方法
データ共有SaaSを導入することで、PCに保存されるデータが自動的にクラウドへアップロードされるようになった。これにより、PCの破損・紛失にも対応できるようになったため、セキュリティレベルが上がった。
また、ファイルへの閲覧権限の設定により、安全に外部とデータをやり取りできるようになった。
データ共有SaaSなら「DataShare」がおすすめ
データ共有SaaSをお探しの場合は「DataShare」がおすすめです。ファイルごとに閲覧権限を設定できるため、安全にデータ共有が可能です。具体的には、この人は編集まで、この人は閲覧まで、といった使い方ができます。
また、2段階認証を搭載しており、セキュリティ対策も問題ありません。機密性の高いデータでも、問題なくやり取りできます。
安全に、かつ便利にデータをやり取りしたい場合にぴったりのツールです。データ共有SaaSをお探しの場合はぜひチェックしてみてください。
まとめ：SaaSを導入して安全・迅速に業務効率化を目指しましょう
SaaS（Software as a Service）は、ビジネスに革命をもたらすテクノロジーです。その導入には、5つのステップがあります。まず、目的と課題を明確にし、次にサービスを比較・検討。その後、ベンダーと計画を練り、試験的に導入し、最後に運用を開始します。
SaaSにはカスタマイズの限界やサービス終了時の問題など、注意点があるのも事実です。ただし、導入のメリットは、コスト削減や業務効率化など多岐にわたります。
SaaSはビジネスの大きな助けとなるでしょう。データ共有SaaSをお探しの場合は「DataShare」をチェックしてみてください。業務がより安全に、より便利になるはずです。
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