5年でバックオフィス業務の30％がAIに代替される？課題を解決する活用法
「バックオフィス業務の30％がAIに代替される」
この言葉をあなたは信じられますか？また、「30％」という数字は多いですか？少ないですか？
AIは2024年も引き続き大きな注目を浴びていますが、バックオフィス業務にも欠かせないものになりそうです。
特にバックオフィス業務に関わっている方、自社のバックオフィス業務に課題を抱えている経営者の方は、この流れを見逃さないよう、チェックしておきましょう。
本記事では、バックオフィス業務×AI活用についてのニュースを紹介したうえで、バックオフィス業務が抱える課題とその解決策を紹介します。
自分の会社を見直すきっかけにもなりますので、ぜひ最後までご覧ください。
バックオフィス業務×AI活用についてのニュース
バックオフィス業務とは顧客と直接関わらない業務全般を指し、組織や企業が円滑に回るようにする業務の総称です。
バックオフィス業務がなければ組織や企業は回らないため、組織や企業に欠かせません。そんなバックオフィス業務も、AIの関わりは無視できません。
ここでは、バックオフィス業務×AI活用についてのニュースを2つ紹介します。
米IBM、約7,800人分の雇用を停止か
2023年5月、アメリカのIT企業「IBM」のアービンド・クリシュナCEOは、今後数年間、人工知能（ＡＩ）で代替可能と考えられる職務の新規採用を一時停止する予定だと明らかにしました。
クリシュナCEOは「向こう5年でその30％がＡＩや自動化に取って代わられることが容易に想像できる」と語っており、バックオフィス業務へのAI進出はもうすでに始まっていると言えるでしょう。
米IBMのバックオフィス業務に従事する従業員は約2万6,000人いるため、その30％である約7,800人分の雇用がなくなることになります。
とはいえ、ルーティン的な仕事はAIに代替される一方、一部の人事業務は向こう10年にわたってAIに代替されることはないと語っています。
AIは「仕事を奪う」のではなく、「仕事を効率化する」ツールだということを認識する必要がありそうです。
参考：ＡＩが５年で代替へ、バックオフィス職の30％－ＩＢＭのＣＥＯ予想
｜Bloomberg
約2割のバックオフィスで生成AIを業務に利用
2023年8月、さまざまなデジタルツールを提供している「アドビ株式会社」は、バックオフィス業務（経理・財務・会計・人事・労務・総務・法務関連業務）に携わる会社員500名を対象にした「バックオフィス業務のデジタル化に関する調査」の結果を発表しました。
そのなかで「日々の業務のなかで生成AI技術を取り入れていますか？」という問いに対し、約2割の人が取り入れていると回答しました。
職種別で見ると、「人事・労務・総務・法務」での活用率は24.8%、「経理・財務・会計」は17.6%という結果でした。
しかし、バックオフィスがAI導入に消極的なわけではありません。「これからのビジネスにおいて、生成AIなどの最新テクノロジーを仕事に活用していく必要があると思いますか？」という問いに対しては、約6割の人が必要性を感じていました。
AI導入による業務効率化には、現場も期待していることが伺えます。
参考：アドビ、「バックオフィス業務のデジタル化に関する調査」の結果を発表
バックオフィス業務が抱える課題
バックオフィス業務へのAI導入が注目されていますが、そもそもバックオフィス業務が抱える課題はどのようなものなのでしょうか。
課題を知ればAI導入により解決すべき課題も見えてくるため、把握しておきましょう。
バックオフィス業務が抱える主な課題は、以下の3つです。
・従業員の業務負担が大きい
・マニュアル作成が後回しになりやすい
・リモートワークとの相性が悪い
従業員の業務負担が大きい
バックオフィス業務の中には、従業員の業務負担が大きいものもあります。バックオフィスと一言で言ってもさまざまな業務があり、フロントオフィスのサポートから各種事務手続きまで業務の範囲は広いです。
しかし業務負担が大きい割には、十分な人員が割かれていないケースも多いです。フロントオフィス業務をこなしながら、バックオフィス業務を兼任している状況も少なくありません。
また、繁忙期と余裕がある時期にばらつきがあるのも、業務負担の課題となっています。
マニュアル作成が後回しになりやすい
バックオフィス業務は、マニュアル作成が後回しになりやすいのも課題です。バックオフィス業務の中には経理・会計や法務など、専門知識やスキルが必要な業務が存在します。
そのため、専門知識やスキルを持っている人に任せっきりになる状況ができやすく、なかなかマニュアル作成が行われません。
また、バックオフィス業務は臨機応変な対応を求められる場合も多く、マニュアルだけでは対応できない状況もあります。
マニュアルがあればある程度の業務効率やレベルを担保可能ですが、業務負担も多く、マニュアル作成に時間が割けない現状が課題です。
リモートワークとの相性が悪い
バックオフィス業務は、リモートワークとの相性が悪いのも課題の一つになっています。バックオフィス業務では書類を扱う機会が多く、経理・会計の請求書や人事・広報の履歴書などです。
書類を扱うということは、会社に出社しなければなりません。そのため、リモートワークが導入できず、業務効率を上げられないでいるのです。
しかし、電子署名やPDF書類など、インターネット上でも完結できる手段は出てきています。社内で浸透すればリモートワークでバックオフィス業務ができないわけではありませんが、まだまだ浸透していないのが現状です。
課題解決のためにバックオフィス業務へ導入すべきツール・サービスとその活用法
バックオフィス業務の課題を解決するためには、新たなツール・サービスの導入が必要です。特におすすめなのは、以下の4つです。
・生成AI
・基幹系システム
・情報系システム
・アカウント管理ツール
それぞれどのように活用すればいいのかも併せて見ていきましょう。
生成AI
生成AIは今最も注目されており、特にChatGPTは公開から2カ月でユーザー数が1億人を突破するなど、ビジネスの場でも期待を寄せられています。
生成AIを使えば、メール文やマニュアルなどの簡単な文章の作成や、チャットボットを用いた社内フローの効率化が可能です。
もちろん出力した内容は人間の目で確認が必要ですが、その前提であれば契約書や報告書なども生成AIに作成してもらえます。
バックオフィス業務と相性がいいと言っても過言ではない生成AI。自社で活用できる場面がないか前向きに検討してみましょう。
基幹系システム
基幹系システムとは、企業がビジネスを行っていくうえで核となる業務を効率化するためのシステムです。具体的には、販売・在庫管理システムや給与・会計システムなどが該当します。
基幹系システムでは、請求書を自動発行したり会計データを作成したりできます。これらの業務は人間が行うこともできますが、数字が関わってくるため機械の方が正確に作業可能です。
基幹系システムと一言で言ってもさまざまな種類があるため、自社に必要なシステムだけ導入することもできます。どの基幹系システムが必要なのか、検討してみましょう。
情報系システム
情報系システムとは、社内のコミュニケーションや事務処理を効率化するためのシステムです。具体的には、チャットツールや電子契約システム、オンラインストレージなどが該当します。
例えば、社内で稟議書を申請する場合、何のツールも導入しておらず紙でやり取りしていると、一枚扱うだけで多大なコストが発生します。しかし、ワークフローを導入すればオンライン上でやり取りできるため、場所や時間に関係なく作業可能です。
情報系システムは導入のハードルが低いため、まずツールを導入するときは情報系システムから導入する企業も多いです。特にオンラインストレージを導入すると、現場で働く従業員にも効果を実感してもらいやすいでしょう。
「DataShare」はオンラインストレージとして、データ共有をより簡単・安全にします。いつでもどこでもデータを共有できるうえ、権限設定や2段階認証でセキュリティもバッチリです。
社外とのやり取りも可能になりますので、ぜひ一度その機能や特徴をご覧ください。
アカウント管理ツール
アカウント管理ツールとは文字通り、アカウントを管理するためのツールです。組織や企業ではさまざまなサービスを使っているため、さまざまなIDやパスワードを保持している状況があります。
そうなると、どのサービスでどのID・パスワードを入れればいいのか分からなくなるケースも多いです。アカウント管理ツールを導入すれば、複数サービスのアカウントを管理でき、ログインに迷うことはなくなります。
ID・パスワードを再発行するときには、バックオフィスが関わる場合が多いです。アカウント管理ツールを導入すれば、バックオフィスの業務負担は減らせるでしょう。
まとめ：ツール・サービスを導入してバックオフィス業務を効率化しましょう
バックオフィス業務とは顧客と直接関わらない業務全般を指し、組織や企業が円滑に回るには欠かせない業務です。バックオフィス業務には、経理や法務などのさまざまな業務があります。
組織や企業にとって欠かせないバックオフィス業務ですが、業務負担が大きかったりテレワークとの相性が悪かったりなどの課題があります。ただ、ツールやサービスを導入すれば、ある程度の課題解決は可能です。
生成AIをはじめとしたさまざまなツール・サービスがあるため、本記事を参考に、積極的にバックオフィス業務の効率化を進めていきましょう。
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？