【2023年版】データ共有ツールのおすすめ10選｜比較ポイントについても解説
どの分野のビジネスでも円滑に業務を進めるのに必要なのが、データの共有です。
データ共有はこれまでパスワード付きZIPをメールに添付し、別メールでパスワードを送付するPPAP方式が主流でした。
多くの民間企業や行政で活用されてきたPPAP方式ですが、近年セキュリティ面と利便性が問題視され、2020年11月には日本政府でも廃止の発表がされています。
PPAP方式が廃止されたことで、さまざまな企業が取り入れ始めたのがデータ共有ツールです。
データ共有ツールは「いつでも・どこでも・安全に」社内外のユーザーとデータをやりとりできるため、働き方改革や業務効率化の面でも注目されています。
今回はおすすめのデータ共有ツールの種類とおすすめサービス10選を紹介します。比較ポイントも併せて解説しますので、導入時のご参考になれば幸いです。
データ共有ツールの種類
現在のビジネス環境では、迅速な情報共有が不可欠です。
データ共有ツールは効率的な情報共有だけでなく、チームメンバーとのコミュニケーションを円滑にするためのツールとしても重要な役割を発揮します。
ここでは代表的なデータ共有ツールの種類を5種類ご紹介します。
グループウェア
グループウェアは、複数のユーザーが情報やデータを共有し、共同作業を行うためのツールです。
グループウェアは、カレンダー管理、メール、ドキュメント共有、タスク管理などの機能を提供します。
複数の人が同じプロジェクトやタスクに取り組む際に、スムーズなコミュニケーションと情報共有を可能にします。
さまざまなチームの効率を向上させるため、組織内のコラボレーションを促進する重要なツールとして利用されています。
社内wiki
社内wikiは、組織内の情報や知識をドキュメント化し、共有するためのツールです。
社内の手順やプロセス、重要な情報などを一箇所で一元管理できます。
社内wikiは検索機能を備えているため、必要な情報を簡単に探すことができ、部署ごとのナレッジをまとめておくことも可能です。
また、複数の人が同時に編集できるため、情報の更新や改訂も容易です。
社内の知識共有や文化の継承に貢献し、新入社員の教育やプロジェクトの円滑な進行に役立ちます。
ビジネスチャット
ビジネスチャットは、リアルタイムでのコミュニケーションと情報共有を促進するツールです。
チャットルームや個別のチャット機能を提供し、チーム内のメンバーとの迅速なコミュニケーションを可能にします。
ビジネスチャットは、ファイルの送受信や画面共有などの機能も備えており、プロジェクトの進行状況の共有や問題の迅速な解決に役立ちます。
近年、テレワークなどが普及したことにより、遠隔チームや異なる地域にいるメンバーとのコミュニケーションを円滑にするためにも、ビジネスチャットは重要なツールといえるでしょう。
タスク管理
タスク管理ツールは、プロジェクトや個人のタスクを管理し、進行状況を追跡するためのツールです。
タスクの作成、割り当て、優先順位の設定、期日の設定などができます。
タスク管理ツールは、プロジェクト全体の進捗状況を可視化し、メンバー間の役割と責任を明確化するのに役立ちます。
また、リマインダーや通知機能を備えていることが多く、期限に迫るタスクや重要な更新を見逃すことなく管理が可能です。
さらに、タスクの優先順位やステータスの変更、コメントの追加などもリアルタイムで行えるため、チーム全体のコラボレーションと生産性を向上させるのに役立つでしょう。
オンラインストレージ
オンラインストレージは、データやファイルをクラウド上で保存・管理するツールです。
オンラインストレージを利用することで、ファイルの安全なバックアップやリモートアクセスが可能になります。
複数のユーザーが同じファイルにアクセスし、オンラインストレージ内でリアルタイム編集も可能です。
また、ファイルのバージョン管理や共有リンクの生成など、柔軟なファイル共有の機能もオンラインストレージの特徴といえます。
オンラインストレージは、データのセキュリティと可用性を確保しながら、チーム内でのファイル共有とコラボレーションを強化するのに役立つ重要なツールです。
おすすめデータ共有ツール10選
データ共有ツールにはひとつの種類でもさまざまなサービスが展開されています。
自社の課題を解消するような機能や特徴をもったツールが選べるよう、ここからはおすすめのデータ共有ツールを厳選して10選ご紹介します。
オンラインストレージ：AOS IDX
オンラインストレージ：Dropbox
オンラインストレージ：セキュアSAMBA
グループウェア：LINE WORKS
社内wiki：NotePM
社内wiki：kintone(キントーン)
ビジネスチャット：ChatWork
ビジネスチャット：Slack
タスク管理：Backlog
タスク管理：Trello(トレロ)
それではひとつずつ確認していきましょう。
1. オンラインストレージ：AOS IDX
AOS IDXはAOSデータ社が展開している産業別ストレージ一体型DXソリューションです。テレワーク向けに開発されたDataShareをはじめ、法務業界や医療業界、製造業や金融業界など、各業界に特化した機能も備えています。
クラウドストレージに保存されたすべてのデータは10世代までバックアップされ、アクセス権限や監査機能で安全に管理が可能です。また、知財検索やメタデータの登録・詳細検索など、業界ごとに必要な情報の検索も簡単にできます。
2.オンラインストレージ：Dropbox
Dropboxは67億人以上のユーザーが利用しているオンラインストレージサービスです。1アカウントあたり2TBのストレージが無料で利用でき、共有相手がDropboxを利用していなくても簡単に共有できます。
また、Dropbox Professionalプランでは、共有時に電子透かしやパスワード、閲覧有効期限などの設定が可能です。ファイル編集や削除の履歴も180日間以内であれば取り消しが可能なため、誤って上書きしてしまった場合もデータ復元できます。紛失したデバイスからデータが遠隔削除できるのも特徴のひとつです。
3.オンラインストレージ：セキュアSAMBA
セキュアSAMBAは法人向けオンラインストレージサービスで、充実したセキュリティ対策とサポートが特徴です。スタンダードプラン以上であれば、ユーザー数の制限がないため、社員数の多い企業でもコストを気にせず利用できるでしょう。
また、マルチデバイスに対応していて、文書管理機能「RAQCABI」やAI-OCR機能も搭載しています。PCにインストールしなくても、ブラウザ上でアクセスできるため、外部とのデータ共有も簡単です。
4.グループウェア：LINE WORKS
LINE WORKSは、法人向けのコミュニケーションツールで、チャットやビデオ通話、ファイル共有などができます。LINE WORKSの特徴としては、LINEアプリと同様に使いやすく、スマートフォンからでも利用可能です。
日常的に利用している方の多いLINEとほぼ同じUIのため、共有相手が操作に迷うことがありません。また、セキュリティ面でも安心して利用できるように、情報漏洩対策や端末紛失時のデータ消去機能などが搭載されています。
5.社内wiki：NotePM
NotePMは、社内向けのナレッジ共有ツールで、マニュアル作成やドキュメント管理ができます。特徴として、Web上で簡単に文書が書ける高機能エディタとテンプレート機能も搭載されているので、書類を別途書いてアップロードする手間が省けます。
また、フォルダはツリー構造で情報を整理しやすく、Word･Excel･PDFなどのファイルの中身の全文検索が可能です。言語切替機能も搭載されているため、スタッフ同士のコミュニケーションの促進にも役立つでしょう。
6.社内wiki：kintone(キントーン)
kintoneは社内に散在するデータや膨大なメールなど、さまざまなデータをまとめられる社内wikiサービスです。必要なアプリやコミュニケーションスペースを簡単に追加でき、独自のデータベースとして構築できます。
社内SNSとしての機能も備わっていて、スピーディーなデータ共有、リアルタイムのコミュニケーションも可能です。各種システムとの連携も可能で、プログラミングの知識がなくても簡単に機能拡張できるため、自社専用にカスタマイズしやすいでしょう。
7.ビジネスチャット：ChatWork
ChatWorkは、国内利用NO.1のビジネスチャットツールです。基本無料で使用可能で、タスク管理もチャット上で完了できるため、仕事を共有する際も便利です。
ビデオ・音声電話機能も搭載されていて、別の通話サービスを利用する必要がないのも特徴のひとつにあります。シンプルな操作性でリアクションや絵文字機能も充実しているため、ITツールに慣れていない方でも安心です。
8.ビジネスチャット：Slack
Slackはチャンネルを作成して、トピックごとに情報を共有できるビジネスチャットツールです。ファイル共有やビデオ・音声通話機能も搭載していて、リマインダー機能はスケジュール管理に役立ちます。
チャンネル内の検索機能で過去の会話やドキュメントが見つけやすく、アプリやボットを導入すれば、タスク管理や自動化機能の追加も可能です。
9.タスク管理：Backlog
Backlogは、プロジェクト管理ツールで、課題管理、ガントチャート、Wikiによるドキュメント管理、共有ストレージ機能など豊富な機能が特徴です。シンプルでわかりやすいUIと操作性で、チームメンバーとのスムーズなコミュニケーションができる機能が備わっています。
プロジェクトの進捗状況やタスクの消化状況など、全体を見える化するレポート機能も搭載。チーム全体の生産性向上に向いています。
10.タスク管理：Trello(トレロ)
Trelloは、直感的で柔軟なタスク管理ツールです。プロジェクトを視覚的に管理できるため、チーム全体で進捗状況を把握しやすくなります。タスク管理はボード、リスト、カード形式で行われ、コメントやファイルをタスクごとに添付可能です。
タスク管理だけでなく、オンボーディングやブレーンストーミングにも有効なツールで、テーマごとに豊富なテンプレートが用意されています。
データ共有ツールを比較する3つのポイント
さまざまなデータ共有ツールが存在しますが、自社にあったツールを導入するためには3つのポイントがあります。
機能性
操作性
セキュリティ
自社の課題にあったデータ共有ツールを選ぶために、ひとつずつ確認していきましょう。
機能性
データ共有ツールを比較する際は、まず自社が求めている機能が搭載されているかチェックしましょう。
チェックしておきたい機能性は以下の3つです。
ストレージ容量
共有できるファイル形式
ゲスト機能が使えるか
ビジネスでは多くのデータをやりとりするため、データ共有ツールのストレージ容量は必ずチェックしておきたいポイントです。
データ共有ツールの中には、無料プランで提供されるストレージ容量が限られているケースが多く、取り扱うデータ量によっては大容量プランの契約が必要になります。
また、WordやExcelだけでなく、画像や動画、プログラムファイルなど多様なファイル形式に対応しているか確認しておくのも重要です。
アップしたファイルをリアルタイムで編集したり、コメントしたりできる機能もあると、チームでの作業が進みやすくなるでしょう。
さらに社外にデータ共有するためにゲスト機能が搭載されていると、よりスピーディーにデータ共有できます。
一時的なアクセス権限を付与して、コメントやフィードバックを直接共有すれば、効率的に業務が進められるでしょう。
操作性
多機能なデータ共有ツールは、直感的な操作やわかりやすさも重要なポイントです。
操作が複雑なツールの場合、使いこなすのに時間がかかったり、使われなくなったり、業務効率化のために導入した意味がなくなってしまいます。
操作性を確認する際は、普段ITツールに慣れていない社員でも迷わずに操作できるか、困ったときにヘルプが見つけやすいかなど、UI（ユーザーインターフェース）を見ておきましょう。
また、スマホやタブレットなど、PC以外からの操作性も重要なポイントです。
外出先や移動中でもデータ共有ができれば、テレワークやワーケーションなど社内の働き方改革にも役立つでしょう。
使用するユーザーやチームに合わせて、ツール内の設定や表示内容をカスタマイズできるとより効率的にデータ共有が可能です。
データ共有ツールを導入する際は、普段の作業スタイルに近づけられるかも確認しておくといいでしょう。
セキュリティ
データ共有ツールの比較に欠かせないのがセキュリティ面の考慮です。
社内の機密情報を取り扱うことが多い企業では、特に強固なセキュリティ機能が備わっているツールを慎重に選ぶ必要があります。
一般的なデータ共有ツールには、次のようなセキュリティ機能が備わっています。
データ暗号化
二段階認証
アクセス権限
アクセスログの保存・閲覧
IPアドレス制限
外部からの不正アクセスや情報漏えいを防ぐには、データ暗号化できるデータ共有ツールを選ぶのがおすすめです。
特に「TLS(Transport Layer Security)」などの暗号化プロトコルが利用されているツールを選ぶと、より安全に利用できます。
また、二段階認証も、外部からの不正アクセスを防ぐ上で重要な機能です。
万一、メールアドレスやパスワードが漏れたとしても、別の認証方法でアクセスを防げるため、必ず設定しておきましょう。
さらに、アクセス権限やログの保存、IPアドレスの制限は、不必要な情報漏えいを防ぎ、不正アクセスや誤操作があった場合に迅速に対応できるセキュリティ機能です。
覚えのないIPからのアクセスがあれば、すぐに遮断して被害を最小限に抑えられます。
安心してデータ共有を行うためには、利用する社員全員が情報漏えいのリスクを考慮し、普段から適切な管理を行う必要があります。
ただし、セキュリティが高すぎると使いにくくなるケースもあるため、業務効率化と安全性が両立できるか導入前に検討しておきましょう。
おすすめのデータ共有ツールは業界に特化したAOS IDX
今回ご紹介しているデータ共有ツールのなかで、特におすすめなのはAOSデータ社が提供している「AOS IDX」です。
AOS IDXは業界に適したクラウドソリューションを提供していて、オンラインストレージとしてだけでなく、業務効率化も期待できます。
ここからはAOS IDXの種類ごとに、特徴や機能をご紹介していきます。
DataShare
脱PPAPツールとしておすすめなのがAOS社の「DataShare」です。
DataShareは、PPAPに変わるデータ共有方法として注目されているオンラインストレージサービスで、データ共有を安全にできる環境が構築できます。
データを安全に管理する機能として、アクセス権限の設定や2段階認証、監査機能、暗号化通信・保存が利用可能です。
取引先を社外メンバーとして管理したり、ファイルの世代管理も無制限でできたりと、セキュリティを保ちながらデータを手軽に管理できます。
また、脱サイロ化ツールとしても活用できるDataShareは「個人ドライブ・チームドライブ・コールドドライブ」と必要なデータを1箇所にまとめられるのも特徴です。
テレワークや外出先からもデータを閲覧、共有が可能で、データの自動フルバック機能も搭載。
ストレージ容量は契約プランによって異なり、中小企業向けであれば毎月59,000円（税別）で通常ドライブ5TBが利用できます。
LegalDX
LegalDXは、法律や知財の検索や契約書管理機能など、法務部門に必要な機能に特化したストレージ一体型サービスです。
日本ではじめて特許や法令判例、契約書を検索する機能を搭載したクラウドサービスで、戦略的な法務業務をスピーディーに行なえます。競合他社が類似特許を持っているかも素早く検索が可能であり、法務におけるドキュメント作成の効率化が実現するでしょう。
また、プロジェクトごとに共有メンバーを管理できるため、外部弁護士や弁理士など、内外の専門家とのデータ共有も安全かつ迅速に行えます。
契約テンプレートや高精度なOCR機能や透かし機能、ダウンロード可否権限など、セキュリティ面を強化しながら法務部門の課題が解消できます。
コラボレーションプランであれば、ほかのシステムとAPI連携も可能です。
MedDX
医療専門家向けにリリースされたMed DXは、政府のガイドラインに準拠したストレージ一体型サービスです。医療業界の煩雑なファイル、紙資料を一元管理し、どこからでもチームで同時にアクセスできます。
透かし機能で画面盗撮を防いだり、ダウンロード制限機能で外部への情報漏えいを防いだり、センシティブな情報を取り扱う医療現場のセキュリティ面も心配ありません。
また、保険診療報酬検索機能や医療判例検索も搭載されているため、データ共有だけでなく業務効率アップや管理体制の強化も実現できます。
医療機関やスタッフ同士での情報共有の迅速化、保守業務の改善やコスト削減など、医療従事者の課題が解決できる機能が充実しています。
価格はユーザー数や利用機能によって異なり、10ユーザーまでは月額89,000円（税込）で通常ストレージ100GB、コールドストレージ1TBが利用可能です。保険診療報酬検索や他システムとのAPI連携はコラボレーションプランの契約が必要なため、こちらからお問い合わせください。
Fin DX
金融データを安全に保護し、生産性とセキュリティを両立させたのがFin DXです。会計や財務分野の紙の資料やデータをまとめ、いつでもどこでも安全にアクセスできます。
金融データの保管、共有の他にも、会計ソフトのファイル検索機能や経理・財務向けの参考サイト検索機能を搭載し、シームレスに必要な情報を調べられます。
エンドツーエンドの暗号化が組み込まれていて、アクセス権限や監査機能でセキュリティマネジメントの向上も期待できるでしょう。また、Fin DXにアップされたすべてのドキュメントは、バージョンと変更を追跡して保護されるため、ヒューマンエラーによるデータ損失を防止できるのも特徴のひとつです。
IndustryDX
製品設計から工程・設備設計、生産データなど、製造に関わるあらゆるデータの一元管理に役立つのがIndustryDXです。各部門のメタデータを管理し、詳細検索や知財検索機能でいつでも素早く設計業務に必要な情報が探し出せます。
知財検索機能は、従来の知財検索システムよりも簡単なキーワードで世界中の知財、関連情報を調べられるため、プロジェクト発足や開発のスピードアップが期待できます。
また、メタデータの管理・検索機能は、各部門ごとの特性に応じたデータが登録可能です。あらかじめ部署や業務ごとのカテゴリーを登録しておけば、現場の社員が登録したメタデータを簡単に整理できるため、データ修正にかかる時間も削減できるでしょう。
プロジェクト共有URLを送付すれば、社内外のメンバーに迅速にデータ共有が可能です。保管しているすべてのデータは10世代までバージョン管理が可能なため、上書きや削除など誤った操作が行われた場合も心配ありません。
契約プランによってストレージ容量は異なりますが、複数のプランを組み合わせることも可能です。
MediaDX
MediaDXはメディアファイルの共有やバックアップ、メタデータの管理・検索機能を備えたストレージ一体型サービスです。クリエイター、スタッフ、外部関係者とのデータ共有を簡単かつ安全に行うことはもちろん、ファイルビューアー機能で素早くデータチェックもできます。
PhotoshopやIllustratorなどがインストールされていないPCでもデータが閲覧可能で、動画データもダウンロードせずクラウド上で確認が可能です。WindowsとMacどちらにも対応し、タブレットからもアクセスできるため、ワークスタイルに合わせて自由にデータにアクセスできます。
また、作品を生み出すために必要な膨大な素材を手軽に管理・検索できるメタデータ管理・詳細検索機能も搭載されています。登録できる項目はデータ種類によって異なり、動画データであれば解像度やビット伝送率、フレーム速度やファイルサイズなど詳細に登録可能です。
メディアデータの確認や膨大な素材や加工データの管理が一元管理できるため、クリエイターや各種メディア関連企業の課題であった効率的なデータ共有が実現します。
通常のストレージの他に、コールドドライブが利用できる契約プランもあるので、用途に合わせて選んでみてください。
<まとめ>
データ共有ツールはデータの共有だけでなく、コミュニケーションの活発化にも役立つ便利なツールです。さまざまな種類、サービスがありますが、自社の課題や目的に合わせてスモールスタートしてみるといいでしょう。
ご紹介しているAOS IDXは、業界ごとに必要な機能を備えたストレージ一体型サービスです。セキュアな環境で膨大なデータの保管や管理、検索が実現するため、業務のサイロ化も防げます。
今回ご紹介した分野以外に行政・自治体向けや農業向けサービスを提供していて、今後はエネルギー業界や教育分野、水産業向けサービスも展開予定です。
業務データの保管や管理に課題を感じている企業担当者様は、ぜひ業界に特化したAOS IDXの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
画像出典元：写真AC、AOS IDX
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