［業務効率化］即戦力！エクセル業務に今すぐChatGPTを使ってみよう
ChatGPTは導入したけど、どこから手を付けてみたらいいんだろうというお悩みって多いんですよね。この記事では、ビジネスシーンで即戦力となるChatGPTのエクセル活用法を紹介します。普段、エクセルで業務を行うときに検索エンジンで調べながらやっているという方に、まず検索エンジンの代わりにChatGPTを使用してもらい、ChatGPTに慣れていくということを提案しています。あなたの日常業務を効率化し、業務の相談に乗ってくれるAIを仲間にして、業務プロセスを変革する第一歩を踏み出しましょう。
関数について尋ねる
もっとも手ごろに使える方法はChatGPTに関数について尋ねることです。
今回はデータ生成のための乱数を発生させたいと思います。エクセルで乱数を発生させたいので、「エクセルで0から100の乱数を作るやり方を教えて」と聞いてみると以下のように回答が返ってきました。
関数の式だけでなく、例や複数の関数などを返答してくれます。
関数の意味を聞いてみる
エクセルで関数を使っているとき、これってどういいう意味だろうとって考えること、ありますよね？検索でそれを調べようとすると「エクセル 関数 RAND 意味」のようにキーワードを区切って、検索をする必要があります。さらにそうやって検索しても答えがすぐに見つからないことも多々ありますが、ChatGPTは丁寧に回答してくれました。
単純に関数ではできないことも答えてくれる
次に、もう少し複雑なことを聞いてみました。
「10個のセルの平均が60になるように０から100までの乱数を発生させたいです。エクセルでどういう関数を使えばいいですか？」
「平均値を事前に設定することはできません」ということを教えてくれました。そして、できないならできないなりに、どうしたらよいのかということも提案をしてくれます。
回答に対して追加質問ができる
ChatGPTでは、受け取った回答に対して疑問があれば、追加で質問をすることができます。ChatGPTからの回答の「乱数のいくつかを手動で調整することができます」という部分がよく理解できなかったので、そこを具体的に聞いてみます。
それでもわからなければ、さらにさらに質問できます。
相手はAIなので、しつこいかなーとか気にする必要はありません。よくわからないところはストレートにどんどん聞いていきましょう。ChatGPTが分からないところを丁寧に説明してくれます。
ただし、ChatGPTの回答は必ずしも正しいとは限らないので、そういうことも念頭に置きながらいろいろな角度から質問してみるのも有効です。
たまに間違うときがあって、間違ったところを指摘するとちゃんと謝ってくれます。AIですが、できた人間だなーと感じることもあります。
エクセル以上のことができる
次に問題を変えて、名前のデータを用意しました。
１つにまとまった名前を、苗字と下の名前に分割することは容易に行えます。苗字と下の名前を別々のセルに記入されている場合は、それをくっつけて１つにまとめるには関数を使えば簡単です。
ChatGPTに尋ねるときも、くっつけるという単語で理解をしてくれました。
エクセルではそれを結合と呼んでいることもわかりましたし、さらに2016年以降は、TEXTJOINという関数があるんですね。これは私も知りませんでしたが、こういうこともChatGPTでは瞬時に教えてくれます。
結合は簡単でしたが、逆に結合された名前を分割するのは難しいんですよね。古いデータでは苗字と名前を一緒にしていたけれども、データベースを作り変えるときに分割したいなどの要望が起きる場合もあります。苗字の漢字の文字数が決まっていたり、苗字と名前の間にスペースがあったりすれば、それが分割位置の目安になるので、それを起点に関数を使って分割をすることができますが、そうでなければ人が１つ１つ見ながら作業をしなければなりません。
こういった場合にもChatGPTは威力を発揮してくれます。
「以下の名前リストを、名前と苗字に分けて表形式で出力して」と、今回は出力の方法を指定しました。指定しないときは、リストの形で苗字と下の名前の間にスペースを置いて出してくれました。
おもしろいことに出力形式を指定した一度目の結果は苗字と名前の区切りを間違ったものが多かったのですが、2度目の出力で見事すべてただしく区切ることができました。こういうところを見るとまだまだ完ぺきではないんだなと思いますが、それでもこれだけ汎用的なことがこのスピードでできてしまうというのは素晴らしいですね。
なお、今回使用した名前は架空のものであり、実際の個人とは関連がなく、これらの名前もランダムにChatGPTに生成してもらっています。
ChatGPTと検索エンジンの違い
今回の記事では検索エンジンの代わりにChatGPTを使って業務を進めていく場合にどうなるのかを具体例を交えてみていきました。検索エンジンとChatGPTは以下のような違いがあります。
カスタマイズされた回答
ChatGPTは、あなたの具体的なニーズや問題に基づいてカスタマイズされた回答を提供することができます。
検索エンジンでは、一般的な情報を提供しており、提供側がカスタマイズされた回答を用意することは容易ではありません。
対話式で回答
ChatGPTは、質問に回答するだけでなく、追加の質問や説明を求めることができます。これにより問題の解決に向けて、段階的に進めていくことが可能です。
検索エンジンでは、提供される情報は静的であり、追加の質問は再度検索を行う必要があったり、追加説明を求めることはできません。
時間の節約と利便性
ChatGPTは、必要な情報だけをすぐに提供し、様々な質問に対応します。これにより複数のウェブページを検索することを検索し、そこから情報を探し出す手間を省くことができます。
検索エンジンは、正確なキーワードを用いて、複数のページを検索し、必要な情報をページ内から探し出す必要があります。
学習と教育のサポート
ChatGPTは、初心者向けの説明から専門的な情報まで、ユーザーの理解度に合わせた回答を提供します。また、関連する概念や用語の説明も行います。
検索エンジンは、検索結果はユーザーの知識レベルに応じて調整されません。
上記のようにChatGPTには多くの利点があり、特に特定の課題に直面している場合は非常に有効です。今回ご紹介した事例はChatGPT活用の一例です。ChatGPTを業務上のパートナーとして積極的に使いこなし、日常業務をより効率的にこなすための第一歩を踏み出していきましょう。
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