「かみ頼み」はもうやめた！

今日はテレワークじゃないので歩いて出勤です。
少し前までこんな景色だった、私の歩く道も・・

花が咲き、しっかり春模様です。
桜のトンネルを抜けて出勤できるなんて、贅沢な環境です。

そして、毎回恒例の神社へ参拝。これもやり始めてからもう１年が経ちます。

今、愛媛県では緊急事態宣言解除の翌日からクラスター発生という状況。手を合わせ目を瞑ると毎回どうしてもそんなことばかりが頭に浮かんできますので、まさに「神頼み」状態です。

１年前よりテレワークをするようになってから、多くの社内の業務改善を進めてきました。そんな中でも大きな成果に繋がったひとつが「入居時チェック」のペーパーレス化です。

お客様が入居する際に、ご自身で壁や床など気になる傷などはないかご確認いただく「入居時チェック」という取り組み。これまではどうだったかというと・・・

こんな紙

これに返信用の封筒をつけてお客様に渡し、チェックをしていただき、それを返送、受け取った書類は、コピーをとって控えを再度郵送？ハンコも沢山！！さらに関係部署にはそれをFAX・・！？

このプロセスの中に一体何枚の「紙」が存在していたことでしょうか。まさに「紙頼み」な業務です。皆さんは同じような経験をされていませんでしょうか？

それを、先日こちらでもご紹介した「RESQ PLUS」というシステムでペーパーレス化に挑戦してみました。

お客様は、入居時にスマホでお部屋のチェックをしていただきます。気になる場所は写真を撮っていただき、送信していただきます。

その内容は、管理画面にリアルタイムで反映されるというシステムです。この中には紙は一枚も存在せず、完全なペーパーレス化が実現しています。

さらに、修繕が必要なものはすぐに分かるような仕組みにすることで、対応スピードも格段にアップしています。

郵送、コピー、FAX、ファイリング、署名、捺印・・これらの時間を計算すると、ものすごい時間です。もう、紙使ってる場合じゃないですね。

そろそろ「かみ頼み」やめてみませんか？