テンプレ整備よりも検索URL活用を

冒険家の皆さん、今日もラクダに揺られて灼熱の砂漠を横断していますか？

さて、 Twitter で僕ををフォローしてくださっている方は既にご存知だとは思いますが、ここのところ毎週「Zoomでハナキン」というイベントを行っています。まだまだ始めたばかりなので実施する事に改善点が見つかります。実はこのイベントに関しては以前にこのブログでマニュアルとテンプレを公開したことがあるのですが、現在のように、どんどん進化していく形のイベントだとテンプレがあっという間に古くなってしまうんですね。しかし、先週やったことを振り返ってコピーできる部分はコピーし、少しずつ改善していくというような効率的な形を取ろうとすると、テンプレではなく検索結果を使うと便利であるということが分かってきました。

ただ、この方法を使うには三つほど考えておきたいことがあるので、今日はそのことについて書いておきたいと思います。

一つは、クラウド型のサービスを使うということです。というのも、検索結果をリンクの形で保存しておくことができるからです。具体的に言うとマイクロソフトのオフィスなどではかなり制限があるので、グーグル系のドキュメントやスプレッドシートやメールなどを使うといいと思います。一つ一つのファイルにリンクがついています。マイクロソフトのオフィスをどうしても使いたい場合は Word Online などのクラウド版を使うといいのではないかと思います。

二つ目はグーグル系のオフィスツールを使うとして、ファイルのタイプを指定するということです。例えばマニュアルに「申し込みフォームを作る」という部分があったとして「ハナキン 申し込み」だけで検索すると、申し込み者の一覧がスプレッドシートの形になっているファイルやドキュメントなども検索結果に現れてしまいます。しかし欲しいのはフォームだけですから、この場合は検索キーに「ハナキン 申し込み type:form」と追加すればいいのです。

これはフォームだけではなく、スライドや表計算やもちろんドキュメントでもファイルタイプを以下のように指定して検索することができます。

type:doc
type:spreadsheet
type:presentation

例えば以下のリンクを開いてみると、アンケートという言葉を含んだ Google フォームだけが検索結果として表示されるのではないかと思います。
https://drive.google.com/drive/search?q=%E3%82%A2%E3%83%B3%E3%82%B1%E3%83%BC%E3%83%88%20type:form

これはもちろんGmail などの他のサービスにも応用することができる技で、例えば以下のリンクを開くと Gmail の送信箱の中の「お申し込みありがとうございました」という言葉を含む送信メールの一覧を見ることができます。
https://mail.google.com/mail/u/0/?tab=Xm#search/in%3Asent+%E3%81%8A%E7%94%B3%E3%81%97%E8%BE%BC%E3%81%BF%E3%81%82%E3%82%8A%E3%81%8C%E3%81%A8%E3%81%86%E3%81%94%E3%81%96%E3%81%84%E3%81%BE%E3%81%97%E3%81%9F
この場合は検索ワードの中に「in:sent」が入っているので送信箱だけを検索する結果になっているわけです。

三つ目は、これに関係しているのですが、やはり検索キーワードにしているものは必ず編集の時に残しておいて、新しいファイルにもそのキーワードを使うということです。例えば上の例では「お申し込みありがとうございました」の代わりに「ご登録ありがとうございました」などと書いてしまうと検索結果には出てこなくなってしまいますから、改善するときはその部分を意識しておいた方がいいわけですね。もちろんこうしたキーワードの部分を変更した方が良い場合は、検索結果のリンク自体を更新してマニュアルに入れておく必要があります。

テンプレートを共有することと比べると、こうした検索結果のリンクを使う方法には一つの問題があります。それはそのリンクを開く人のアカウントに結果が依存してしまうということです。上にご紹介したリンクも開く人によって全く結果が変わってしまうことがあると思います。Google ドキュメントなどの場合はフォルダをみんなで共有していれば問題ないのですが、フォルダーの共有されてない人にこの検索結果を含むマニュアルを共有しても、改善されたバージョンを見ることができないわけです。

それではなぜ僕がこのような事をここに書いているのかと言うと、やはり時代はどんどんクラウド型に進んでいるからです。クラウド型のスタイルで仕事をしている場合、マニュアルに今回ご紹介したような検索結果を仕込んでおくと、常に最新の更新されたバージョンのファイルを開くことができるわけです。クラウド型のアプリの対義語としてネイティブアプリという言葉がありますが、ネイティブアプリが主流だった時代にはこのように検索結果をマニュアルに仕込むということはなかなか出来なかったのですが、今では古いテンプレを変更する必要もなく、どんどん最新のファイルを参照しながら仕事が進められるようになっているわけですね。

そして冒険は続く。

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