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お仕事の話_働く上で大事だと気がついた2つのこと

minami*

皆様初めまして。
渋谷のベンチャー企業にて、労務を担当しているminamiと申します!

労務コミュニティTERAKOYAの主催してくださった高谷様の
(みんな参加して・・・!)心の叫びに答えるべく 、
”なんかやり方わからないけど、とりあえずやってみるわ!”
の精神だけで労務Advent calendar 14日目を担当させていただきます!笑 
(noteも初挑戦、なにこれどうやって改行すんの状態からスタート。)

労務知識や技術が身につくお話しはできないので、「そんなマインドでやってるのか〜、へ〜」くらいの温度感でゆるっと読んでいただけると幸いです\(^o^)/

さて、早速ですが私のテーマは表題のとおり
「自分が今年、大事だと気がついたこと」です。
結論、私が今年になってこれって本当に大事だな・・・
感じたことは以下の2つです。

①業務の目的を明確にすること
②自分のメンタルの管理すること

目的の明確化も自己管理も、そんなの当たり前では...?
って感じる方は、日々生産性高く合理的に業務をこなせている方なのだろうな・・・と自分を褒めていただきたいです、尊敬致します。

業務を構築していく上で、目的が不明確だと無駄が多い上に話しが進まない、しかも自分が穏やかでないと中々業務に集中できない・・・と身に染みた一年だったので、具体的に行なった方法を交えながら書いていきます。

■具体的に行ったこと

「メモ書き」

当社では、「メモ書き」の文化があります。業務に取り組む前やブレストを行う際は、必ずみんなで紙とペンを用意して頭の中にあるアイディアや疑問などを文字に起こして可視化します。
※詳細は「0秒思考」をご参考くださいませ、おすすめの本です。

①業務の目的を明確にすること 

・従業員A「これってなんでやらなきゃいけないんですか?」
 え?なんでだっけ\(^o^)/?
・この作業すごい工数かかってるな・・・この途中の作業なんだ?
・これ今年やらないとだめなやつ・・・?なんで急いでるんだっけ?
・私が今やっていることしんどい作業って、誰のためになるの?

って思うこと、ありません・・・?
(普段なんの気無しにやってたけど実は意味なかったみたいな・・)

会社の方向性や実行するか否かの最終決定については、経営陣やグループのリーダーの指示に基づくものなので、
基本的に実行する報告で進めるわけですが、それを実際に実現するために「具体」に落として漏れなく実行するために構築していくのが
オペレーション業務の役目だと思います。
大きなことから小さなことまで、日々以下の流れで業務を構築しています。

1.業務指示や課題発見
2.目的の明確化
3.作業構築
4.漏れなく行う為、繰り返し行なってブラッシュアップしていく
5.日々のオペレーション業務として定着

この「2.目的の明確化」が納得感があればあるほど、目的に向かって迷うことなく、
「どうすればこれを実行できる?何か足りないことはない?逆にこれいらなくない?」に頭が切り替えられます。
目的の明確化の方法は、「メモ書きをして、何故?を繰り返し問うこと」です。

※めっちゃ簡単に書いてます。

例:従業員A「これってなんでやらなきゃいけないんですか?」
→だってやってくれなきゃオペレーション回らないやんけ!
→ん?でもなんでこの人なんだっけ?やらないとどうなるんだっけ?
→え、なんか◎◎に影響が出るな・・・
→あれ?なんで影響でるの?無いと他にどんな影響がでるの?
→これがないとこうなるのはやばいな、この為にやってもらってるんだ。私にはこれはできないな。

回答:結論◎◎をすることによって◎◎をかいしょうできるからです。
(ちなみにやり方はあなたしか知らない状態なので、やり方を教えてほしい。)

みたいな感じで、課題に対して目的をはっきりさせると、説得感もありますし、実行することに意義をもつことができました。
ちなみにこの出来事があってから、
「この人しかできないのやばくない?」みたいな課題も見つけられたので、
「誰にでもできる状態にする」を目的にマニュアル化を進めたりもできました。

②自分のメンタルの管理

とはいえ、目的が明確だから納得できる、ってことばかりではないですよね。業務は業務、と感情を切り離して行う業務もありますし、逆に楽しくて仕事しまくってたら自分がしんどくなっていることに気が付けずに、結果的にキャパシティオーバーでメンタル不調気味になった、新しい挑戦をしたことを有意義に感じられなかった、なんてこともありました。

その経験をしてから、私が始めたこととしては、
「自分の感情の整理のメモ書き」です。

今日はどんな気分?イライラしてる?それはなんで?あ、こんなことに不安があるからイライラしているのかぁ、そりゃやりたくないよね。いつならできそう?じゃあ今日はやりたくないって上司に相談しよう。今日はできることだけやって定時で帰ってゆっくり休もう。

今日はすごく仕事をしたい気分?それはなんで?こういう仕事していると自分は楽しい気分になるんだなぁ。またこういう作業見つけたら課題として上げて改善しよう!                

みたいな感じです。
可視化することで、自分を客観視できるので、自分が今どんな感情なのか、楽しいのか、ちょっと嫌な気分なのか、などなど知ることができます。
原因がわかると、誰に助けを求めればいいのかもある程度わかりますし、何よりスッキリした気分にもなります。
私はあまり自己分析が得意ではないタイプなので、感情のメモ書きはまだうまくできている自覚はないですが、ちょっとは自分に素直になってきたかな、と思います。

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まとめ

業務に納得感をもって、漏れなく適切に行う為に、「メモ書き」をして、目的をはっきりさせる。
そして自分の機嫌をうまく取りながら「自分にとって働きやすいペース、方法」で業務を遂行する。
生産性があって、気持ちも楽になる方法なのでは、と思います。

偉そうに書いていますが、私はメモ書き、めちゃくちゃ苦手です。
でもメモ書きの目的と自分の苦手意識を自覚しているから、メモ書きするの嫌だなぁ〜って思ってもどこか腑に落ちている自分にも気がつくことができました。

おまけ


ちなみにこの記事もメモ書きしてから文面を作成しています。
(労務なのに字が汚い、でもメモ書きだからこれでいい)

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最初は今年チャレンジしたことを具体的に細かく書いていくか?と思って、
■今年チャレンジしたこと
・勤怠システムのリプレイス
・コロナ禍での健康診断実施(全然予約取れん)
・退職勧奨や希望退職者の対応

ってメモ書きし始めたのですが、最終的にグルーピングしていったら、共通点が

「メモ書きめっちゃやったなぁ、情報整理大事」
「しんどかったけどなんとか乗り越えたなぁ、メンタル管理大事」

「内容固いし重い!ノウハウを伝えたいわけではない」
「ゆるい雰囲気で読んでほしい」                    

ってことに気がついて、自分の今年大事にしていたこと、に切替ました。
こういう自分の裏の想いに気がつけるのもメモ書きのいい所ですね。

長々読んでくださりありがとうございました!
noteに挑戦する機会を作ってくださった高谷さん、いつもありがとうございます!