【第一章】基幹システムとACCESSの連携－その②販売実績の分析
基幹システム・Access・Excel・kintone・Power BI ぜんぶつないでDX化！までの道のり
とあるちっちゃい会社の総務部に入社してから
会社の業務改善に取り組み
お得なツールを便利につなげてDX化
七転八倒 四苦八苦の珍道中の記録です
会社のIT環境総ざらえ
総務の仕事をしながら
「こいつが書いた 始末書 いい感じに書き直してくれないか」
「お客さんからの会社状況調査書 作って提出しといて」
「今期の営業の成績は前期と比べてどうなんだ？」
電球の交換や給湯器の故障に奔走してたころより
指令がだんだんとレベルアップしてきました
今期の営業の成績って
こんなのどうやって調べればいいの
販売実績っていったいどうやってとるの
会社の情報管理 じっくりながめてみました
基幹システムとACCESS の連携
会社には販売管理の基幹システムが導入されていました
な～んや あるやないの
そのシステムを利用すればいいんやない (^_-)-☆
EXCEL から ACCESS へ
総務の先輩にきくと
基幹システムの販売累積データを CSV でとって
エクセルで集計しているそうです
毎月 毎月 膨大なCSVデータを
EXCEL にして 抽出・集計・ソートをくりかえす
なんとも膨大な時間をかけてつくっていたのです
毎月 定型的に膨大なデータを集計する
ACCESS は 超得意です
基幹システムにはいろんなマスタ類
社員マスタ 商品マスタ 顧客マスタ などがあります
そして 日々作られる
商品を売上げた販売実績の累積データもあります
これが 上司が求める 分析資料の基となります
材料さえあれば あとは簡単です
累積データをCSVでエクスポートし
ACCESSのテーブルにインポートします
そして 抽出や集計はクエリをつかいます
ACCESS のクエリとは
・特定の条件 (条件) をフィルター処理して特定のデータをすばやく検索し
・データを計算または集計し
・定期的に最新のデータを確認するなどのデータ管理タスクを自動化します
クエリを使って
売上金額の月ごとの集計はもちろんのこと
いろんな視点で細かく集計ができます
・営業担当別の売上
・顧客ごとの売上
・商品ごとの売上
などなど
上司が望むような 経営分析のための集計ができます
毎月毎月 先輩は
基幹システムから CSV をとって
EXCEL で 集計したい項目でソートし集計し
それを 担当別・顧客別・商品別と繰り返し
加工し装飾した EXCEL を印刷し上司に提出しています
ACCESSは膨大なデータから
定型的に利用するクエリを作成し
コマンドボタンにクエリを実行する命令を指定し
瞬時に目的の集計をおこなうことができるようになりました
これまでの 基幹システムのデータと ACCESS との連携によって
社員の資格情報の集計や
経営分析資料の作成など
業務を効率的に改善することができました
ずいぶん楽になってきたなぁ
いろんな要望 持ってきて～
と 機嫌よく調子にのっていたころ
基幹システムのリニューアル
ところが 20年余り使っていた 基幹システムを
リニューアルすることになったのです
Windows のバージョンが 古いシステムでのサポートが終了します
次の基幹システムを導入するための担当者となりました
次の記事は 基幹システムのリニューアルのとき
いろんな見直し 検討がおこなわれたのでした