コロナ時代のWEB会議システムを用いたセールスコミュニケーションの６つのポイント

新型コロナウイルスの蔓延に端を発して、営業手法や勤務形態が変化し、WEB会議システムでのセールスコミュニケーションが増えていると思います。

WEB会議システムを用いたセールスコミュニケーションは、リアルコミュニケーションとは違い、上手く相手に伝えたいことを伝えられない、また相手のニーズや要望を上手く汲み取れない、捉えられないなど、ギクシャクしたコミュニケーションになるケースが少なくありません。

そこで、WEB会議システムを用いて、円滑なコミュニケーション、セールスコミュニケーションを行うための６つのポイントと２つのエピソードにまとめました。

１）途切れることが前提のコミュニケーション

WEB会議システムを用いたコミュニケーションにおいては、通信の状況により、音声や画像が途切れることもしばしばあります。
音声や画像が途切れたとしても、こちらが伝えたいこと、また知りたいことなど、十分なコミュニケーションを取るためには、事前準備が非常に重要なポイントになると言えます。
WEB会議システムを用いて、効果的なコミュニケーションを行うためには、十分な事前準備を行うようにしましょう。

通信の状況などにより、途切れることを前提にしたコミュニケーションをする必要があります。

２）情報武装コミュニケーション

WEB会議システムを用いたコミュニケーションにおいては、主に胸以上の上半身が画面に投影されており、相手の手元が（また逆にこちらの手元も）見えないシチュエーションになっている場合が少なくないと思います。
また会議室全体を投影している場合においても同様で、手元は見えていたとしても、具体的にどのような準備（資料など）を行ってコミュニケーションに挑んでいるかが明確でない場合が多いと言えます。
つまり、WEB会議システムを用いたコミュニケーションにおいては、いかに情報武装を行ってコミュニケーションに挑むかが、商談やプレゼンテーションの是非を決めると言っても過言でないと言えます。

コミュニケーションにおいて必要な情報を事前に準備して、コミュニケーションを行うことが、折衝や交渉、またプレゼンテーションの優劣を決めます。

３）「確認」「確認」「確認」

WEB会議システムを用いたコミュニケーションは、リアルコミュニケーションとは異なり、通信の状況により、音声や画像が途切れてしまうことがあります。
そのため、話の内容の理解や把握といった対話の質的な疎通だけでなく、物理的に聞き取れていない場合も少なくないため、相手に対してこまめに確認する必要があると言えるでしょう。
また、これらの話の内容が相手に伝わっているかの確認は、話し手に求められる一方で、聞き手になった場合は、話し手の話の内容の反復や言い換えを行うことで、相互の意思疎通が深まります。

WEB会議システムを用いたコミュニケーションにおいては、電波の状況により、物理的に聞こえていない場合もあるため、こまめに確認を取る必要があります。

４）プレゼンテーションテクニック

WEB会議システムを用いたコミュニケーションにおいては、リアルコミュニケーションに比べて、相手の状況（理解の度合いや何に注目しているかなど）を把握し辛いため、話の内容やプレゼンテーションの内容を、効果的に相手に伝え辛いと言えます。
また、モニター画面越しには、相手の胸元よりも上しか見えないため、相手の手元にどのような情報があるかも分からず、そもそも話の内容やプレゼンテーションの内容に集中して聞いているかどうかも分かりません。
WEB会議システムを用いたコミュニケーションにおいては、リアルコミュニケーションよりも、“どこの話をしているのか？”“何の話をしているか？”を明確にしてコミュニケーションする必要があると言えます。

WEB会議システムを用いたコミュニケーションにおいては、リアルコミュニケーションよりも、
“どこの話をしているのか？”“何の話をしているのか？”を明確にして話す必要があります

５）3wayコミュニケーション

WEB会議システムを用いたコミュニケーションにおいては、3wayコミュニケーションを意識したコミュニケーションが非常に重要です。
3wayコミュニケーションとは、双方向間の2wayコミュニケーションに加え、両者における共通のテーマ（目標物・目的物）となるモノを置いたコミュニケーションのことを指します。
リアルコミュニケーションの場合は、空間を同じくしてコミュニケーションを取るため、「会社パンフレット（共通のテーマ）をもとにコミュニケーションを取る」「会議室にあるモノをテーマにコミュニケーションを取る」「今日の天気を話題にコミュニケーションを取る」など、両者における共通のテーマが設定しやすいです。
しかし、WEB会議システムを用いたコミュニケーションにおいては、両者における共通のテーマを、意図的に設定する必要があると言っても過言ではありません（特に初めて話をする相手の場合）。
WEB会議システムを用いたコミュニケーションを行う場合には、3wayコミュニケーションを意識しましょう。

WEB会議システムを用いたコミュニケーションにおいては、共通のテーマを明確に設定し、3wayコミュニケーションを意識したコミュニケーションが必要です

６）限定的ノンバーバルコミュニケーション

WEB会議システムを用いたコミュニケーションにおいては、音声や画像によるコミュニケーションとなるため、リアルコミュニケーションよりも増してノンバーバルコミュニケーションが求められると言えます。
しかし一方で、画面に映っているのは、胸部より上の部分である場合がほとんどであるため、身振りや手振りのノンバーバルコミュニケーションは伝わらない（見えない）場合も少なくありません。
WEB会議システムを用いたコミュニケーションにおいては、顔の表情やうなずきなどの限定的なノンバーバルコミュニケーションを有効に活用したコミュニケーションが必要と言えます。
また身振り手振りを行うにしても、相手の画面に映るような（オーバーアクションの）コミュニケーションが必要です。
一方では逆に、身体や表情の動きが少ないため、話している内容に集中して聞く傾向もあります（メラビアンの法則の逆の傾向が生まれる）。

WEB会議システムを用いたコミュニケーションにおいては、顔の表情やうなずき、
またオーバーアクションなノンバーバルコミュニケーションが有効です

エピソード１）WEB会議システムを用いた営業同行

リアルな営業活動において、一堂に会するプレゼンテーションの場やクロージングのタイミングなどで、上長や社長などが同席する場合があると思います。
この上長や社長などの営業同行ですが、上長や社長に具体的な役割を設定して同行してもらっていますか？
リアルな営業活動においては、ただ何となくの権威付けで、上長や社長などが同行する場合も少なくありませんが、この場合、電波状況による途切れやカメラに映らないなどが発生すると、上長や社長などが営業活動していることそのものが全く意味を成さない場合があります。
なんとなく大人数による同席も同じです。
WEB会議システムを用いたセールスコミュニケーションにおいて、上長や社長などに同席して頂く場合には、①役割や期待効果を明確にする、②期待効果に沿って設備を準備するなどが必要になると言えます。

エピソード２）求職者の方が強い？リクルーティング面談

WEB会議システムを用いたコミュニケーションを行う場合、モニター越しに見えないように、資料や書籍またスマートフォンなどを置き、必要な情報を都度採取しながらコミュニケーションを取ることができます。
そのため、どのような面談においても、事前に準備を行って面談に挑むことが、非常に有効かつ効果的な対策と言えるでしょう。
これまでのリアルコミュニケーションにおいて、場合により有効かつ効果的でもあった“圧迫面談”や“相手が緊迫する雰囲気作り”などは、意味を出し辛くなっていくかもしれません。