町内会のデジタル化に取り組む④

こんにちは！あーちゃんです。
町内会のデジタル化に取り組んでいます。会員への連絡方法を複数のLINEグループチャットから公式LINEによる一斉配信に変更しようと試行錯誤していることについてお話します。

役員への説明

承諾書のデジタル化の合意を取るタイミングで連絡方法の変更も提案しました。

役員への説明資料

会員への連絡を担当する役員の負担軽減と会員の個人情報の保護のためにやりたいという話をしました。また変更によるメリット・デメリットも伝えました。

他の役員から出た意見は承諾書の時とほぼ同じ感じでした。一人自営業で公式LINEを活用している人がおり「いいと思う」と言ってくれたのが後押しにもなりました。

＜役員からの意見＞
・連絡忘れがなくなりそうでよいと思う
・グループチャットに入ってくれない人がいなくなり、楽になりそう
・他の役員でもできるか不安

またその場でテストグループに参加してもらい、どんなイメージになるかも共有しました。

とりあえず、やってみましょうかということになりました。

会員への説明

承諾書と同じく、3月に行われるイベントの際に対面で説明を行いながら、公式LINEに参加してもらうことにしました。
まず事前に既存のグループLINEを使って以下案内を流しました。

事前案内文：来年度の連絡方法について
・来年度は公式LINEでの連絡を予定しています。
・3/〇のイベント時に来年度の入会受付を行います。
・スマホをご持参いただき、LINEへの参加をお願いいたします。
・役員の負担軽減、会員の皆様の個人情報保護のための変更です。
　何卒ご理解ご協力のほどよろしくお願いいたします。

イベント当日は入会受付の机に紙を置き、QRコードを読み取ってもらう形にしました。また「登録したら、お子様の情報を必ず返信してください」と声かけしていきました。公式LINEはユーザーから返信があると管理側でもそのユーザーが見えるようになります。保護者であることを確認できたユーザーのみに配信を行う仕組みにしたかったので、返信を徹底してもらいました。

本日はここまで。
次回は実際の配信操作をお話したいと思います。
それではまた！