社葬の当日の流れとは？当日のスケジュールと事前準備について。
葬儀は故人のご冥福を祈るための儀式ですが、社葬の場合は、それだけにとどまりません。会社の発展に貢献した方のご逝去を悼み、新しい会社の姿を社内外に示していく場でもあります。
突然の訃報にも慌てずスムーズに社葬を執り行うための事前準備と当日の流れについて解説します。
■社葬とは？
社葬とは、会社が運営主体となって故人を偲び、追悼する儀式ですが、そのあり方は会社によってさまざまです。儀式・式典を重視したものから、会食を中心とした和やかな雰囲気の会、最近では映像や音楽を使用したエンターテイメント性の高いものまで、実にいろいろなバリエーションがあります。
しかし、社葬には大きく３つの役割があります。
１．故人への追悼
会社の創業から設立、発展に貢献した故人を偲び、その功績を讃え、感謝とともに弔意を示す役割です。遺族をはじめ、生前の故人を良く知る社内外の人々のグリーフケアにもつながります。
２．社外への広報
顧客、株主、取引先などに、会社の新体制や将来像を示す”広報”としての役割です。企業トップなど経営の中心にいた人物のご逝去は、会社にとっても大きな転換期。社葬を滞りなくおこなうことで、関係各所に安心感を与え、良好な関係を継続することができます。
３．社内の結束
社葬という重要な儀式を成功させるために、社員が一致協力することで、新体制下での結束や一体感をさらに高めることができます。
■社葬を行う場合
社葬は、どのような場合に行うものでしょうか？
社葬を行う対象者について、予め「社葬取扱規程」を作成し、基本方針を決めておくと良いでしょう。会社で重要な役割を担ってきた人を失うことは組織にとってリスクを伴うこともあります。会社としてどのような方針で社葬を執り行うのかを事前に決めておくことは、組織としてのリスクマネジメントの一環です。
◇経営・企業の発展に貢献した人
会社の創業者、会長、社長など経営トップや取締役など経営の中枢で社業に功労のあった方が在職中または退職後に亡くなった場合に、社葬を執り行うケースが多いでしょう。社葬の葬儀委員長は、社葬の主催者であり、現役の社長あるいは会長が務めることが一般的です。
なお、実務を取り仕切る責任者である葬儀実行委員長は、総務部長や人事部長が任命されることが多いようです。
◇業務中の事故などの殉職者
役員でなくとも、業務中の事故でなくなった社員や、社業に功労のあった社員が現役で亡くなった場合に、取締役会の決議により認められれば、社葬を執り行うこともあります。
いずれにしても、社葬を行うためには、役員会の決議だけでなく、故人の遺族の了承を得る必要があります。ご家族の悲しみに寄り添いながら、会社として社葬を執り行いたい旨をご説明し、意向を確認します。
良い社葬は、ご家族と会社のコミュニケーションが円滑で、準備から当日までご家族から最大限のご協力をいただけるケースがほとんどです。
■社葬の事前準備が必要？
ご逝去の報を受け、正式に社葬の執行が決定したら、当日に向けての準備が始まります。限られた時間の中で通常業務と並行して準備を進めていくのは大変労力のかかることですが、社員一人ひとりが、重要な儀式であるという認識をもって準備を進めていく中で、社内の結束を高めることができます。
◇葬儀実行委員会の発足・招集
葬儀委員長を務める代表取締役は、「社葬取扱規程」がある場合は、その規程に従って臨時役員会を招集し、社葬の基本方針を決定していきます。
社葬の規模や形式をまず決定し、その規模に応じた式場を選定します。
葬儀実行委員長を任命し、概算予算を決定。香典、供花の取り扱いを決めて、施行を任せられる業者を決定します。
◇社内通達・社外通知
新聞やネットニュースなどに訃報記事が出ると、外部からの問合せが各部署に入りますので、社内通達はその前におこなう必要があります。
基本方針の内容を社内に通達し、社外からの問合せに統一した回答ができるよう、社葬の日時や場所はもちろん、宗教形式や香典や供花の取り扱いについても情報を共有しておきます。
社外への通知は、案内状送付リストを作成して、発送の手配をしていきます。案内状は、招待制にする場合は出欠の返信ハガキを同封するため、遅くとも１カ月前には発送が完了するようにしましょう。供花を受付ける場合は、供花の受付先の案内も記載します。
最近は、メールでご案内を流し、ウェブフォームに出欠などの情報を記入していただくという方法を取るケースも増えてきています。
◇具体的準備
社内外への案内が終了したら、具体的な準備に入ります。
弔辞やお別れの言葉の依頼は、先方の都合もありますので、なるべく早めにお願いをします。取引先、業界関係者、政治家、故人との繋がりの深かった友人などに依頼することが多いようです。
当日お渡しする会葬礼状は、会葬者を予測して多めに手配します。返礼品は実際の会葬者の数量分だけ請求としてくれる業者もありますので、施行会社に相談しましょう。
会場から取り寄せた式場見取り図を参考にしながら式場レイアウトを決定していきます。祭壇の位置や椅子の配置、思い出コーナーや入口から出口までの動線などを一つひとつ検討します。
このほか、胸章や受付用筆記用具など、細かな備品の準備も必要となりますので、施行会社と相談しながら用意していきましょう。
◇式次第・タイムスケジュール・役割分担の決定
社葬当日の流れや役割について、具体的にイメージしながら決定していきます。
セレモニーの式次第はもちろんですが、葬儀実行委員の集合時間、葬儀委員長、喪主、遺族の到着時間、係員の配置時間など詳細なタイムスケジュールを作成します。また、式次第は、司会者の読み上げる原稿と、BGMや映像などの指示も用意します。
当日の役割分担について、葬儀実行委員会の編成を元に、受付・記帳係や式場案内係、接待係などを決めます。どこまで社内で人員を配置するのか、施行会社のスタッフに依頼する範囲を明確にしておきましょう。
また、席次や献花の順番は、供花の配列と同様、十分な配慮が必要です。葬儀委員長を筆頭に個人と関係が深い順となるよう決めていきます。
◇前日リハーサル
社葬を成功に導くためには、前日にリハーサルと各種チェックを入念におこなっておくことが大切です。タイムスケジュールを確認し、式の進行に支障をきたすことがないように、動線と時間配分をチェックしましょう。
また、備品など不足しているものがないか、受付、クローク、待合所、席次、供花などの配置の確認など十分に検討し、問題点があれば調整しながら葬儀実行委員全員で最終打合せを行います。
■社葬の当日の流れ
いよいよ社葬当日。まずは集合時間に遅れないよう、時間に余裕をもって行動しましょう。改めて社葬をおこなうことの趣旨をよく理解し、絶対に成功させようという思いで社員が一致協力をし、おもてなしの心で、それぞれの役割を全うします。
◇社葬の開始前
会場設営がある程度落ち着いてからでも、まず、朝礼を行いましょう。改めて各自の持ち場での動きをイメージできるように担当別に打合せをおこないます。
遺族が到着されたら、葬儀実行委員は作業の手を止めて、お出迎えをしましょう。遺骨が入場される場合は、葬儀委員長の先導により遺骨を祭壇に安置します。
葬儀委員長、喪主、遺族は施行会社や司会者と一緒に式の流れや動線を確認します。直前のリハーサルをおこなうことで不安を軽減し、万全の体制に導きます。また、開式までに、いただいた供花の名札や配列順の確認、弔電の確認をおこない、奉読するものを選定し、順番を決定します。
◇受付開始（１時間前～）
受付係は持ち場につき、会葬者の受付を開始します。
記帳カードに記入していただくか名刺を拝受します。会葬者が多い場合や、現役を退いている方など名刺をお持ちでない方が多く想定される場合は、受付のほかに記帳場を設けるとよいでしょう。
最近の社葬では、香典などを辞退するケースが多くなっています。
開式15分前になりましたら、葬儀委員長、喪主、遺族、来賓は席順に従って着席していただきます。
◇開式～閉式
社葬の流れは、一般的に以下のように進めます。しかし最近は、お別れ会や偲ぶ会といった呼び方で、より自由な形式で行うことが増えてきています。
ここでは、社葬の一般的な流れを紹介します。
１．開式の辞
２．黙祷
３．経歴紹介
故人の生い立ちから、職歴、会社での功績など、これまでの経歴を紹介します。人柄がうかがえるようなエピソードも交え、故人の人生を振り返ります。最近は、故人の軌跡を映像で見せることが多くなりました。
４．弔辞・お別れの言葉
司会者の紹介により、弔辞の奉読が始まります。一般的には故人や会社と関わりの深い方が弔辞を奉読します。
５．弔電奉読
当日届いた弔電から選定されたものを司会者が代読します。全文奉読が３通、芳名のみ紹介を10通程度とすることが多いです。
６．葬儀委員長謝辞
葬儀委員長は、遺族、会葬者に対し、御礼の挨拶をします。
７．喪主挨拶
喪主は、葬儀委員長、会社、会葬者に対し、御礼の挨拶をします。
８．葬儀委員長献花
葬儀委員長が最初に献花をします。献花後、所定の位置にて立礼をします。
９．喪主献花
献花後、葬儀委員長と同様に所定の位置にて立礼をします。
10．遺族・親族献花
献花後、自席に戻ります。
11．来賓・会葬者献花
献花後、退席するのが一般的です。
12．閉式の辞
◇社葬終了後
無事に社葬を終えることができ、安堵しているかもしれません。しかし、社葬終了後には、２つの重要な仕事が残っています。
・関係者への挨拶
社葬終了後、早めに社葬でお世話になった関係各方面の方々へ御礼の挨拶をしましょう。
特に、弔辞者や来賓、弔電・供花などをいただいた方へ、なるべく早く御礼を伝えます。最後まで礼を尽くすことによって、今後の信頼関係がより強固なものになるはずです。社葬でお世話になった方々、特に弔辞を奉読していただいた方には、遠方でない限り会社の代表者が直接伺ってご挨拶をすると良いかもしれません。また、供花、弔電をいただいた先には、お礼状を速やかに送りましょう。
・社葬の記録整理
社葬を会社の「歴史」として記録に残しましょう。社葬の経験は会社の財産となり、将来具体的に活用できる資料という意味だけでなく、次の発展への礎となるものです。
準備段階から当日の様子、事後の処理までを文書にまとめ、写真や映像などと合わせて資料として保管・管理しましょう。
弔辞・弔電・会葬者名簿の整理、香典をいただいた場合は香典の整理が必要になります。会計報告書、社葬報告書を作成し、葬儀実行委員長に報告した上で、社葬の記録として保管・管理します。
■事前準備や当日の進行、アフターフォローに不安がある方は、Storyにお任せください。
ここまで読んでいただき、社葬には、事前準備から当日の進行、そしてアフターフォローまで、実にたくさんのタスクがあることがお分かりいただけたでしょうか？
会社の中枢人物のご逝去は、その事実だけでも社内外に大きな影響を与えますし、社葬の企画運営は、限られた時間の中で、日常業務と並行しながら行わなければならないため、経験豊富な施行会社といかに良いチームワークを組むことができるか、という点がポイントになります。
会社にとって重要なリスクマネジメントである社葬を成功に導くために、ぜひStoryをご活用下さい。
◇規模感に合わせた会場探しがスムーズ
Storyでは、ホテル・レストラン・会議室・レンタルスペース・宗教施設・講堂・体育館など、社葬の規模感や主催者のご希望に合わせて様々な会場での施行経験がございます。社葬を実施するにあたり、最初に検討することは会場探しですが、ネット検索だけで情報を集めるのは、思いのほか困難です。
Storyでは、ご希望のエリアや雰囲気、規模感などをヒアリングした上で、複数の会場候補と概算のご予算をご提案いたします。
◇事前準備～当日進行、精算、アフターフォローまるっとお任せ
社葬のアイディア出しから会場との打合せ、祭壇の提案や供花の管理、案内状の作成と発送、その他さまざまな手配一式を、葬儀実行委員の皆さまに寄り添いながら二人三脚で準備を進めて参ります。
当日の進行は、社内で対応できない部分は経験豊富なStoryのスタッフが社葬を主催する会社の一員としてお手伝いさせていただきます。
施行後のご精算、アフターフォローにつきましてもトータルでお任せいただいております。
■まとめ
全社員が一丸となって社葬の施行に取り組み、会葬者の方から「よい社葬でしたね」とお声かけいただいたとき、会社は新たなステージへの歩みを始めるのかもしれません。
コロナ禍で、人との接触をできるだけ避けるようになりましたが、社業をしっかりと継続発展させていくためにも、会社にとって重要な功績を遺した方を社葬というカタチで送ることは非常に重要です。
Storyでは感染症対策や、バーチャル×リアルのお別れ会など、コロナ禍に対応した取り組みも行っています。まずはぜひご相談下さい。
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